Die Daten des Einwohnermeldeamtes (zukünftige Erstklässler) werden gleich in das Schuljahr 20/21 eingelesen.
Für die demnächst anstehende Unterrichtsplanung (UP) ist das Schuljahr 20/21 sowieso unabdingbar.

Informationen zum Nachlesen im WIKI
Es wird eine Kopie des aktuellen Schuljahres ohne die ausgetretenen Schüler angelegt. Das Schuljahr 18/19 wird gelöscht. Ein neues Schuljahr kann grundsätzlich nur nach Abschluss der US oder im 2. Halbjahr eingerichtet werden.

• Daten des Einwohnermeldeamtes anfordern (*.DBL-Datei)
• Auf ASV-Version 2.10.368 aktualisieren (ASV-Update 2.10.397 am 27.01.20)
• Anlegen einer Sicherung

• ORG-Klassen (sofern vorhanden), sollten bereits zur US-Lieferung ohne Schüler sein.
• Alle austretenden Schüler müssen ein Austrittsdatum haben.
  Das kann pauschal der 31.07.2020 für SuS der 4. Jahrgangsstufe (oder anderen Jahrgangsstufen, die die Schule verlassen) bzw. für Entlassschüler der letzte Schultag, also der 17.07.2020 sein.
  • Anmerkung: Die Felder „wohin, Abschluss und Ziel der Jahrgangsstufe“ müssen am Jahresende noch ausgefüllt werden, sofern diese jetzt leer bleiben.
  • Schüler mit einem Austrittsdatum werden nicht ins neue Schuljahr übernommen.
    (Schüler, Reiter: Ein-/Austritt, Austritt am)
    
  • Hinweis: Setzen Sie eine Sammeländerung zur Arbeitserleichterung ein.
    (Datei, Verwaltung, Sammeländerung)
    Bei Bedarf definieren Sie eine neue Sammeländerung oder ändern das Datum vom Vorjahr ab.
    
  • Nachträgliche Änderung:
    Es ist kein Problem, wenn z.B. Schüler der 9. Klasse sich später für eine freiwillige Wiederholung entscheiden. Wird das Austrittsdatum entfernt, erscheinen die Schüler automatisch im Schuljahr 20/21.
    Umgekehrt kann man z.B. bei einem Schüler, dem nachträglich eine Schulzeitverlängerung verwehrt wird, durch Eintrag eines Austrittsdatums in 19/20 aus dem Schuljahr 20/21 entfernen.
• Kontrollieren Sie ferner im Klassenmodul, ob bei jeder Klasse eine Zielklasse definiert ist (Klasse, Stammdaten, Zielklasse für 20/21)
  
  • In der Jahrgangsstufe 4 können Sie die Klasse 4x definieren. Genauso verfahren Sie in der Jahrgangsstufe 9 (9x) oder 10 (10x).
    Den Namen der Zielklasse können Sie übrigens beliebig festlegen.
    Diese Klassen sind im Normalfall im Schuljahr 20/21 leer und können gelöscht werden.

• Zwingend jetzt eine Sicherung der Schule(n) anfertigen
• Nach der Sicherung ist es sinnvoll der Datei einen „sprechenden Namen“ zu geben
  (z.B.: DaSi-vor-Anlegung-des-Schuljahres-2021_20200126_1220_backup.sbz)

• Die Versetzung kann nicht rückgängig gemacht werden
• Stellen Sie sicher, dass keine weiteren Benutzer auf ASV zugreifen
• Kann von einem Benutzer mit „Schulleitungsrechten“ oder „Sekretariatskraft Plus“ durchgeführt werden.

• Neues Schuljahr einrichten (Datei, Verwaltung, Neues Schuljahr einrichten)
• Sinnvoll ist es, die Häkchen in allen Kontrollkästchen zu entfernen
• Vorgang des Einrichtens nicht unterbrechen
• Für jede Schule in ASV den Vorgang durchführen

Informationen im WIKI zum Thema Klassen

• Nicht benötigte Klassen/Klassengruppen löschen
  • Klappt nur, wenn keine Schüler enthalten sind und in der Matrix keine Stunden zugeordnet sind
    • Matrix:
      a) erst Sammelzeile abbauen (sofern vorhanden)
      b) Matrixzeile leeren
  • Klassengruppen werden über „Modulbezogene Funktionen“ gelöscht
• Klassen bei Bedarf umbenennen oder Schüler per Sammelversetzung anderen Klassen zuweisen
  Sammelversetzung: Schüler, Sammelversetzungen
• Vereinbarung für den Landkreis Miltenberg:
  Analog zu der Bezeichnung von M-Klassen (z.B.:8M) im kommenden Schuljahr gebundene Ganztagesklassen mit z.B. 3aG bezeichnen.
  Anmerkung: Die Jahrgangsstufe muss immer an erster Stelle stehen.
• Sortieren der Klassen
  • Modul Klassen
  • Icon „Sortierung“ wählen (3. Symbol von rechts)
  • Standardsortierung und danach bei Bedarf per „Drag and Drop“ verschieben (linke Spalte)
• Klasseneinträge überprüfen: Stammdaten, Klassengruppen

• Werden die Schülerzahlen nicht angezeigt: Modulbezogene Funktionen, Matrixdarstellung, Einstellungen, Schülerzahlen, ev. Spaltenbreite Zeilenkopf
• Stunden laut Stundentafel automatisch ergänzen, falls keine Stunden zugewiesen sind
  (Modulbezogene Funktionen, Matrixfunktionen, Stunden wie Stundentafel)
  Klappt nur, wenn die „Klassen“ korrekt gepflegt sind.
• Sollen die Kopplungen gelöscht werden → Modulbezogene Funktionen, Matrixfunktionen, Löschen in Unterrichtselementen, „gesetzte Lehrkräfte und alle Koppeln in der Matrix löschen
• Kontrolle, ob in der 8. Jahrgangsstufe die Stunden den neuen Fachbezeichnungen zugeordnet sind
  
• Sichtprüfung der zugeordneten Stunden
• Stunden, die von mehreren Lehrkräften im SJ 19/20 unterrichtet wurden → zusammenführen
• Überzählige Spalten löschen (Fächer, Reiter: Einstellungen, Optionen für Unterrichtsverteilung)
• Fächer bei Bedarf neu sortieren (Fächer, Modulbezogene Funktionen, Fächer sortieren, Fächer-Matrix)

• Sicherung anfertigen und „sprechend“ benennen
  Beispiel: DaSi_nach-Anlage-SJ-20-21-und-Datenpflege_20200126_1225_backup.sbz

• ASV erwartet auf jeden Fall diese Datei: schuldat.dbl.
  Hinweise in der Dokumentation

Falls Sie Probleme mit den Umlauten haben, finden Sie hier eine Anleitung: https://helpdesk.asv.bayern.de/kb/faq.php?id=85.
Natürlich können Sie die Umlaute auch händisch nachpflegen (Siehe unten!).

Informationen zum Nachlesen im WIKI
Die Daten der zukünftigen Erstklässler werden im Schuljahr 20/21 sinnvollerweise erst einmal alle in eine ORG-Klasse eingelesen. Danach können sie nach Belieben per Sammelversetzung in die gewünschten ersten Klassen versetzt werden.

• Bei Bedarf im SJ 20/21 eine Organisationsklasse (Klassenart: ORG) anlegen, von der aus die Schüler verteilt werden können
  Die ORG-Klasse kann später wieder gelöscht werden
  
  • „Keine Vorbelegungen“ wählen
  • Beliebigen Klassenamen eingeben
  • Klassenart: ORG (Organisationsklasse)

• Schuljahr 20/21 auswählen
• Grundschule auswählen
• Datei, Verwaltung, Schnittstellen
  • Import von Meldedaten (Stand 21.01.2019)
  • Start (unten rechts)
  • Datendatei aufrufen (*.dbl)
  • Schüler auswählen (im Normalfall alle; können nachträglich noch gelöscht werden)
  • Gewünschte Importklasse wählen (→ Weiter)
  • Werden die neu angelegten Klassen/eingelesen Schüler nicht sofort angezeigt, starten Sie ASV neu.
  • Genaue Kontrolle der Schülerdatensätze
    • Grunddaten:
      Der Eintrag der Muttersprache ist in jedem Fall leer und muss nachgepflegt werden. (A-Budget)
      Überprüfen der Religionszugehörigkeit auf Vollständigkeit.
      Zuzug in die Bundesrepublik Deutschland bei Bedarf pflegen.
    • Grunddaten/Anschriften:
      Eine unterschiedliche Codierung, der vom Einwohnermeldeamt ausgespielten Datei und ASV (erwartet UTF-8) kann dazu führen, dass Umlaute nicht korrekt übernommen werden.
    • Anschriften:
      Häkchen bei auskunftsberechtigt setzen.
      Falls die Erziehungsberechtigten nicht nach Mutter, Vater sortiert sind, können Sie die Reihenfolge leicht über Modulbezogene Funktionen „Erziehungsberechtigte tauschen“ ändern.
      Kommunikationsdaten eintragen
    • Unterricht:
      Teilnahme am RU eintragen.
    • Ein-/Austritt:
      Als Einschulungsdatum und Eintrittsdatum wird automatisch der 01.08.2020 eingetragen.
      Art der Einschulung nachpflegen.

• Notfallblatt mit Kontaktdaten drucken und den Eltern vorlegen. Die Kommnikationsdaten werden nicht vom Einwohnermeldeamt geliefert.
  Anmerkung:
  Unbedingt vorher die Häkchen bei „auskunftsberechtigt“ setzen, damit die Eltern ausgegeben werden.
  
• Alternativ können Sie auch das „Anmeldeblatt“ verwenden.
• Anmeldeblatt zur Schülerneuaufnahme (GS) für die Datenkontrolle und zum Unterschreiben durch die Eltern drucken
  

• Sicherung anfertigen und „sprechend“ benennen
  Beispiel: DaSi_SJ-20-21-mit-neuen-Schülern_20200126_1240_backup.sbz

Neuaufnahme von Schülern in andere Klassen: Schüler neu erfassen / Schüler neu anlegen

Gehen Sie vor wie bei einer Schülerneuaufnahme. Die Schüler können vom ZSS übernommen werden. Dies kann (muss nicht) jetzt schon geschehen. Erbitten Sie von der abgebenden Schule die relevanten Daten: Vornamen, Familienname, Geburtsdatum, Geburtsort, Geschlecht.
Eine Ausnahme sind Schüler, die nicht in Bayern die Schule besuchten. Diese Schüler müssen händisch erfasst werden.

Sollten Schüler, die nach dem Anlegen des neuen Schuljahres aufgenommen wurden, nicht im kommenden Schujahr sichtbar sein, hilft folgender Workarround weiter:

• Erstellen eines fiktiven Austrittsdatums im Schülermodul (unter Ein-/Austritt) auf den 01.08.2020
• speichern
• Löschen des fiktiven Austrittsdatums im Schülermodul (unter Ein-/Austritt)
• speichern