Amtliche Schulverwaltung
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Schüler neu erfassen

Schülerdaten von Schülern, die bereits an einer anderen bayerischen Schule erfasst wurden, liegen bereits in ASD vor und können von dort abgeholt werden.

Variante 1: Schülerdatensatz in ASD suchen

Wenn der Schüler von einer anderen Schule in Bayern kommt, ist er in der Regel bereits in ASD erfasst.

Gehen Sie hierzu wie folgt vor: Öffnen Sie Menü Datei / Schüler und wählen Sie im Navigator die Klasse, in die der Schüler aufgenommen werden soll. Dies kann auch eine Organisationklasse (z.B. „neu“) sein.


Klicken Sie auf das -Symbol in der Iconleiste (Neuen Datensatz hinzufügen). Geben Sie die Stammdaten des Schülers – mindestens Geschlecht, Familienname, Vorname(n) und Geburtsdatum – ein und klicken Sie auf die Schaltfläche Suche in ASD starten.

Gestalten Sie Ihre Suche möglichst unspezifisch (siehe Bild).

  • Arbeiten Sie mit den sog. Wildcards. Das * steht für beliebige Zeichenfolgen, die nach minimal drei Zeichen kommen können.
  • Beim Geburtsdatum wählen Sie die Option „Nur Geburtsjahr gültig“.
  • Lassen Sie den Geburtsort weg.
  • Ändern Sie probeweise das Geschlecht auf das jeweils andere, manchmal sind die Schüler mit dem falschen Geschlecht erfasst. Dies kann nach der Übernahme der Daten korrigiert und an ASD als Änderung gemeldet werden.
  • Manchmal wurden die Schülernamen auch nur in Großbuchstaben erfasst. Testen Sie bitte die Schreibung in groß (hier MAI*).

Falls Sie anschließend zur Eingabe der Verbindungsdaten zum ZSS aufgefordert werden, geben Sie in das Dialogfeld Ihre Schulnummer und das OWA-Passwort ein.

Fall 1: Daten bereits vorhanden

Wenn der Datensatz bereits in ASD vorhanden ist, könnnen die Daten einfach mit der entsprechenden Schaltfläche Markierten Datensatz erfassen in ASV übernommen werden.

Sollte vorher nicht bereits die entsprechende Klasse gewählt worden sein, so ist dies nach Erfassung des Schülers natürlich auch noch per Sammelversetzung oder Einzelversetzung möglich.

Nur „Rumpfdaten“ der Schülerin/ des Schülers im ZSS vorhanden - Im (RS Bereich) diese Funktion nur in Rücksprache mit Ihrem Multiplikator anwenden!

Sollte der aus ASD abgeholte Datensatz nur Rumpfdaten ohne Adresse und Erziehungsberechtigte enthalten, so hat die abgebende Schule diese Informationen noch nicht nach ASD gemeldet. In diesem Fall löschen Sie den Schüler bitte wieder.

Nehmen Sie anschließend mit der abgebenden Schule Kontakt auf und bitten, den Prozess Datei / Verwaltung / ASD-Schnittstelle / Übermittlung an ASD / Schülerdaten für diesen Schüler anzustoßen. Beim erneuten Abholen des Schülers erhalten Sie dann den vollständigen Datensatz.

Fall 2: Daten nicht vorhanden: Neuanlage

Wenn der Schüler nicht in ASD vorhanden ist, erhalten Sie somit meist folgenden Dialog:

Klicken Sie nun auf die Schaltfläche Neuer Schüler in ASD. Sollte die Schaltfläche inaktive (ausgegraut Darstellung) sein, ergänzen Sie bitte in den Suchfeldern alle notwendigen Daten, v.a. Geburtstort. Entfernen Sie auch die Wildcards (*), sollten diese vorher benutzt worden sein und ergänzen Sie den Namen.

Im folgenden Dialog können Sie die Klassengruppe auswählen, in die der neue Schüler aufgenommen werden soll:

Der aufgenommene Schüler wird nun in der Klasse 3A angezeigt und kann weiter bearbeitet werden.

Sollte vorher nicht bereits die entsprechende Klasse gewählt worden sein, so ist dies nach Erfassung des Schülers natürlich auch noch per Sammelversetzung oder Einzelversetzung möglich.

ASV schlägt als Muttersprache automatisch Deutsch vor und weist auf Ergänzungen in den Schullaufbahndaten hin. Bestätigen oder berichtigen Sie die Einträge.

Ergänzender Hinweis: Die Stundentafel im Reiter Unterricht wird automatisch aufgebaut, muss jedoch nachgepflegt werden.

Variante 2: Neuerfassung im Designmodus

Sollte die Neuerfassung von Schülern im Designmodus gewünscht sein, so folgen Sie bitte folgender Anweisung: Organisation der Schülerneuerfassung in ASV