Amtliche Schulverwaltung
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Vorbereitung der WinLD-Daten

Um die Pflegearbeiten in ASV nach der Altdatenübernahme möglichst gering zu halten, ist es empfehlenswert, folgende Eintragungshinweise bereits in der WinLD zu beachten.

Allgemeine Eintragungshinweise

  • Die Schulnummer der Stammschule muss bei jeder Lehrkraft eingetragen sein. Dies ist in der Regel die eigene Schule. Eine Ausnahme stellen die abgeordnete Grundschullehrkraft, mobile Reserven oder z. B. Fachlehrer dar. Hier muss die Schulnummer der jeweiligen Grund- bzw. Stammschule eingegeben werden.
  • Gibt eine Lehrkraft mehrere Stunden Deutsch-Förderunterricht (z.B. 3×1 WStd D-FöU.), so ist es für die spätere Nachbearbeitung in ASV hilfreich, diese im Bereich „Besonderer Unterricht“ der besseren Übersicht wegen nicht als ein 3-stündiges D-FöU, sondern tatsächlich als drei 1-stündige Unterrichte D-FöU einzutragen.
  • Lehrkräfte, die schon zum 01.10. des vorangegangenen Schuljahrs nicht mehr an der Schule waren (z.B. wegen Versetzung, Pensionierung) sollten gelöscht werden.

Lehrkräfte in der Ruhephase der Altersteilzeit oder im Sabbatjahr des Freistellungsmodells dürfen nicht gelöscht werden.

  • Führen Sie eine Datenprüfung durch!

Abgleich der Personenkennzahl PKZ

Im Nachgang zur Meldung der Unterrichtssituation im Oktober erhalten Sie über OWA eine Abgleichdatei, mit der Unterschiede im Datenstand zwischen ihrer Schule und dem Staatsministerium für Unterricht und Kultus abgeglichen werden sollen.

  • Bitte spielen Sie diese im Altverfahren WinLD ein und achten Sie dabei insbesondere auf unterschiedliche Personenkennzahlen (PKZ)!
  • Bitte überprüfen Sie bei einer Differenz die PKZ anhand des Lehreraktes! Falls dies nicht möglich ist oder dennoch Unklarheit herrscht, wenden Sie sich bitte an das für Sie zuständige Staatliche Schulamt!
  • Ist die PKZ einer Lehrkraft, beispielsweise einer neuen Religionslehrkraft, nicht bekannt, so ist über den Dienstweg die Zuteilung einer PKZ zu beantragen. Hierfür benötigen Sie folgende Daten der Lehrkraft: Familienname, Geburtsname, Vorname, Geburtsdatum und Geburtsort.

Es ist für die spätere Datenmeldung US äußerst wichtig, dass die PKZs korrekt und aktuell sind.

Hintergrund: Falls z.B. eine andere Lehrkraft als ursprünglich geplant eingestellt oder zugewiesen wurde, kommt es im Schulalltag nicht selten vor, dass vergessen wird, neben dem Namen auch das Geburtsdatum – und damit die PKZ – der Lehrkraft zu ändern. Wurde die Lehrkraft auch von einer anderen Schule gemeldet, wie es bei Mobilen Reserven häufig vorkommt, hat diese Lehrkraft in ASD zwei unterschiedliche PKZs und wird dort doppelt geführt. Da die Lehrerzuweisung später jedoch von ASD zur ASV geschehen soll, kann dies zu großen Problemen führen.

Anrechnungen, Ermäßigungen und andere Schule

Achten Sie darauf, die Felder „Anrechnungen“, „Ermäßigung“ und „andere Schule“ zu pflegen!

Vorbereiten der Matrix

Die Darstellung von Mischklassen, d.h. Klassen, in denen mehrere Klassengruppen (jahrgangskombinierte Klassen, Übergangsklassen, aber auch Ausbildungsrichtungen/Wahlpflichtfächergruppen/Zweige) enthalten sind, ändert sich in ASV gegenüber der WinLD. Im Gegensatz zur WinLD gibt es in ASV bei Mischklassen mindestens 3 Zeilen:

  1. Zeile für den gemeinsamen Unterricht in allen Klassengruppen (meist z.B. Deutsch, Englisch, etc.)
  2. Zeile für den Unterricht, der nur in der 1. Klassengruppe unterrichtet wird
  3. Zeile für den Unterricht, der nur in der 2. Klassengruppe unterrichtet wird
  4. Zeile …

Sind in WinLD die gemeinsamen Unterrichte der Klassengruppen bereits gekoppelt, so ist in ASV i.d.R. keine Nachbearbeitung mehr nötig. Sie können die Nachbearbeitung aber auch in ASV vornehmen.

Sind Sie mit der Pflege der WinLD-Daten fertig, können Sie die Daten für die ASV exportieren.