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Test Schnittstelle - Erzeugung/ Übermittlung von Dateien an SVS-by

Bevor Sie mit dem den Test beginnen, fertigen Sie bitte sowohl für WinLD als auch für ASV eine Datensicherung an, damit Sie jederzeit zu einem definierten Ausgangszustand zurückkehren können. Es empfiehlt sich im weiteren Verlauf zusätzliche Sicherungen anzufertigen, bevor Sie den jeweils nächsten Schritt in Angriff nehmen.

Phase 1 - Vortest

In der ersten Phase des Test werden ausgewählte Schulen ab 07.03.2016 mit der Unterrichtsplanung für das Schuljahr 2016/ 2017 beginnen.

  • Dazu wird in WinLD und ASV das neuen Schuljahr angelegt und in beiden Programmen ein identischer Planungsstand hergestellt.
  • Im Anschluss werden in beiden Verfahren die Übermittlungsdateien (UV/UL/PK) generiert und nacheinander in das SVS-by Portal hochgeladen ohne dass eine Weiterleitung an das Schulamt erfolgt.
  • Zeitgleich werden die Dateien zu zwei Archiven gepackt (ASV_UP_XXXX.zip und WinLD_UP_XXXX.zip - XXXX: Eintrag Schulnummer) und an das OWA-Postfach von Referat I.4 weitergeleitet: KM.A1R5LD@schulen.bayern.de. Bitte beachten Sie, dass ein Versand an diese Adresse nur aus OWA heraus möglich ist.
  • Die übermittelten Dateien werden im StMBW einer technischen Prüfung auf mögliche Unterschiede unterzogen, um die ASV-Schnittstelle ggf. verbessern zu können.
  • Die Schulen nehmen eine Sichtprüfung beider Dateilieferungen auf fachliche Korrektheit bzw. Übereinstimmung im SVS-by Portal vor und leiten Abweichungen oder Unstimmigkeiten an das StMBW weiter.

Vorgehen

Für ASV beachten Sie bitte den Leitfaden für die Einrichtung des neuen Schuljahres und die Unterrichtsplanung 2016.

  1. Datensicherung von WinLD und ASV
  2. Vorbereitung des Schuljahreswechsels in ASV (z.B. Austrittsdatum bei Schüler setzen/ Zielklassen kontrollieren/korrigieren)
  3. Anlegen des neuen Schuljahres in WinLD und ASV
  4. Nachbearbeitung von Klassen/ Klassengruppen und ggf. Fächerwahl in ASV
  5. Eintrag der Schüler- (WinLD) bzw. der Planzahlen (ASV)
  6. Aufbau der Religionsklassenbildung in der Matrix (WinLD und ASV)
  7. Ausspielen der Übermittlungsdateien (UV/UL/PK) WinLD
Erzeugung der Übermittlungsdateien (UV/UL/PK) in ASV
  • Erstellen Sie von der ASV-Installation, in der Sie den identischen Planungsstand erzeugt haben (vermtl. Version 1.26.291), eine schulscharfe Sicherung und speichern Sie diese lokal ab.
  • Laden Sie sich die aktuelle Test- und Schulungsversion (1.27) herunter und entpacken Sie dies in ein Verzeichnis Ihrer Wahl. Bitte beachten Sie, dass es sich um eine Server-Client-Variante handelt. Sie müssen also für den Start erst den ASV-Server School starten (DSS) und dann gesondert den Client; vgl. auch weitere Informationen zur Testversion (Passwörter etc.).
  • Melden Sie sich als Benutzer sys an der Test- und Schulungsversion an und initiieren Sie über Datei-Verwaltung-Rücksicherung die vollständige Rücksicherung Ihrer Schule, indem Sie im Dialog den Speicherort Ihrer .sbz-Datei auswählen.
    Bitte beachten Sie: in der Regel ist die schulscharfe Sicherung nur möglich, wenn das Datenmodell der Sicherung mit dem Datenmodell der Installation übereinstimmt, in die rückgesichert wird. Im vorliegenden Fall setzen wir uns über dieses Prinzip hinweg, was für unseren Test gerechtfertigt, aber in der produktiven Praxis nicht empfehlenswert ist.
  • Melden Sie sich als sys ab und mit Ihrer bekannten Schulleiterkennung wieder an und wechseln Sie in das Planungsschuljahr 2016/2017.
    Überprüfen Sie noch einmal ihre Eintragungen auf Übereinstimmung mit den Angaben aus WinLD.
  • Über Datei-Verwaltung-Schnittstellen öffnen Sie das Schnittstellen-Modul. Im Navigator findet sich der Eintrag Qualitätssicherung Unterrichtsplanung UP.
  • Markieren Sie diesen Eintrag und klicken Sie auf die Schalfläche „Start“. ASV erzeugt nun im Hintergrund die benötigten Dateien.
    Das ist für den Anwender nicht erkennbar, da es keinen Bearbeitungsdialog und auch keine Bestätigung nach Abschluss der Aktion gibt.
  • Sie finden die Dateien PKXXXX.16, ULXXXX.16 und UVXXXX.16 (XXXX steht für die vierstellige Schulnummer) nun im Unterordner asv im Verzeichnis asv-svs, das im Wurzelverzeichnis des angemeldeten Benutzers angelegt wurde; unter Windows ist das z.B. C:\Users\„Angemelder Benutzer“\asv-svs.
  • Leiten Sie wie oben beschrieben die WinLD und die ASV-Übermittlungsdateien für einen technischen Abgleich an das KM-Postfach weiter.
Upload der Übermittlungsdateien nach SVS
  1. Laden Sie nun wie gewohnt zunächst die Übermittlungsdateien, die Sie mit WinLD erzeugt haben, in das Portal SVS-by und nehmen Sie eine kritische Sichtprüfung vor, die auch etwaige fachliche Besonderheiten berücksichtigt (Ganztag, Inklusion etc.)
  1. Wiederholen Sie den Vorgang mit den aus ASV heraus erzeugten Übermittlungsdateien.
  2. Bitte teilen Sie uns das Testergebnis knapp zusammengefasst mit per E-Mail an: gerhard.neff@stmbw.bayern.de.
    Wenn Sie keine Unterschiede erkennen können, dann bestätigen Sie den erfolgreichen Test, bei Abweichungen führen Sie diese bitte kurz aus.
  3. Leiten Sie die Dateien zum augenblicklichen Zeitpunkt nicht an Ihr Schulamt weiter.

Vortest: 2. Runde

Aufgrund Ihrer Rückmeldung wurden sowohl in WinLD (Version 2016-04) als auch in ASV weitere Verbesserungen vorgenommen.
Folgende Fehler wurden behoben:

  1. BU-Daten (=besonderer Unterricht) ohne Lehrkraft wurden bisher fälschlicherweise nicht exportiert.
  2. Religionszugehörigkeit (anstatt fälschlicherweise Religionsunterricht) wird ausgewiesen.
  3. UL-Merkmale 15 „Grad der Behinderung“ sowie gemäß Art. 113a BayEUG entfernt
  4. UL-Merkmal 22 „Amts-/Dienst-/Berufsbezeichnung“ gemäß Art. 113a BayEUG entfernt, falls Dienstherr/Arbeitgeber nicht Freistaat Bayern ist.
  5. Die in ASV als Anrechnungen geführten „Vorkurse Deutsch“ (vk) sowie „Betreute Arbeitsstunden im (gebundenen/offenen) Ganztag“ (BAg und BAo) werden nicht mehr fälschlicherweise unter UL-Merkmal *70 (Anrechnungen), sondern unter *60 (Unterrichtseinsatz) verbucht. Im Falle von Volksschulen im Bestandschutz (also Grund- und Mittelschule zusammen) kann nicht zwischen Unterrichtsausfall G und H entschieden werden; es wird G ausgegeben. Des Weiteren wird in den UV-Daten entsprechend besonderer Unterricht ausgewiesen, obwohl dieser (korrekterweise) nicht als solcher in ASV erfasst ist. Aus diesem Grund kann auch keine Schülerzahl ermittelt werden und der ausgegebene Wert ist 0.

Bei Fragen zu einzelnen Merkmalen empfehlen wir die Prüfung unserer internen Merkmals-Dokumentation bzw. das Studium des Erhebungs- und Merkmalskatalogs, den Sie auf der KM-Homepage einsehen/ herunterladen können (siehe Weitergehende Informationen und Ansprechpartner: Erhebungskonzept des Lehrer- und Unterrichtsteils (Stand August 2015)).

Um die Änderungen erneut einem Test zu unterziehen, werden die teilnehmenden Schulen nun gebeten, den Test der Phase 1 bei etwas geänderten Rahmenbedingungen zu wiederholen:

  1. Synchronisieren Sie erneut Ihre Planung in WinLD und ASV. Versuchen Sie die Unterrichtsplanung möglichst vollständig zu erfassen und ordnen Sie wo möglich auch Lehrkräften (z.B. Stammpersonal) den in der Matrix erfassten Unterrrichtselementen zu. Der identische Planungsstand in beiden Systemen ist die zentrale Voraussetzung für eine Prüfung und Validierung der übermittelten Dateien und deshalb von herausragender Bedeutung.
  2. Verwenden Sie in WinLD ausschließlich die aktuellste Version 2016-04, da hier auch einige Modifikationen für die bessere Vergleichbarkeit der Übermittlungsdateien umgesetzt sind.
  3. Für die Erzeugung der Übermittlungsdateien in ASV nutzen Sie die neue ASV-Version für den Parallelbetrieb (vermtl. 1.27.399), die wir voraussichtlich nächsten Montag (09.05.2016) ausrollen.
    Der oben beschriebene Umweg über die Testversion ist nicht mehr erforderlich.

Da die benötigten Skripten für die UP-Übermittlung erst kürzlich (03.05.2016) aktualisiert wurden, bringen Sie bitte Ihre Anwendungsdaten auf den aktuellen Stand, bevor Sie fortfahren.

  1. Bitte achten Sie ferner auf die korrekte Erfassung/Pflege der PKZs:
    1. alle Lehrkräfte haben eine PKZ in WinLD
    2. Die PKZ in WinLD stimmt mit der in ASV überein (ggf. aus ASV ermitteln)
    3. In sehr seltenen Fällen (5-10) haben wir die Schulen im Parallelbetrieb aufgefordert, für die US eine von WinLD abweichende PKZ in ASV einzutragen (siehe b).
      Sollte das bei Ihnen der Fall sein, verwenden Sie bitte die PKZ, die in ASV erfasst ist.
    4. Besteht hier Unsicherheit, nehmen Sie bitte Kontakt mit uns auf.
  2. Wie gehabt (und weiter oben beschrieben) erzeugen Sie in WinLD und ASV die Übermittlungsdateien.
  3. Laden Sie diese nacheinander in das Portal SVS-by hoch und unterziehen Sie die Daten einer sorgfältigen Sichtprüfung. Bitte leiten Sie die Daten derzeit noch nicht__ an Ihr Schulamt weiter. Abweichungen oder Fehler melden Sie uns bitte.
  4. Leiten Sie die WinLD und die ASV-Übermittlungsdateien für einen technischen Abgleich an das KM-Postfach weiter (Vorgehen siehe Phase 1 - Vortest)

Vortest: 3. Runde

Bitte verwenden Sie für die Synchronisierung und erneute Generierung der Übermittlungsdateien ausschließlich das am 05.07.2016 bereitgestellte ASV-Release 1.27.483, da nur diese die benötigte verbesserte Schnittstelle enthält.
Aktualisieren Sie bitte erneut Ihre Anwendungsdaten, um die sicherzustellen, dass Sie jeweils aktuellste Version der Skripte und Schnittstellen verwenden.

Die nach der zweiten Runde übermittelten Dateien wurden einem technischen Abgleich unterzogen (Diff-Tool). Per OWA-Mail erhalten Sie nun die Auswertung der eingesandten Übermittlungsdateien aus WinLD bzw. ASV, welche die Unterschiede auflistet.

Bitte beachten Sie, dass für die Erzeugung der Übermittlungsdateien in ASV in Runde 2 des Vortests noch die Schnittstellenversion 0.11 verwendet wurde, die noch kleinere Fehler enthielt. Ggf. machen sich diese auch bemerkbar in der Auswertung, obwohl sie mittlerweile in der aktuellen Version 0.12 behoben sind. Prüfen Sie bitte ggf. die Historie der SSt-Entwicklung.

Die festgestellten Abweichungen gehen zurück auf:

  1. Unterschiede in Ihrer Datenhaltung in beiden Systemen
  2. Fehler in der Ausspielung von ASV mittels der vorliegenden Schnittstelle ASV→SVS.

Um diese Fälle differenzieren zu können, benötigen wir Ihre Mithilfe.

  • Für die Überprüfung haben wir einige Referenzen und Erläuterungen zusammengestellt, die das Verständnis der übermittelten Auswertung unterstützen und die Auswertung erleichtern. Bitte berücksichtigen Sie, dass nicht alle Merkmale gesondert beschrieben werden, sondern nur eine Auswahl, um das grundsätzliche Vorgehen zu veranschaulichen.
  • Wenn die Abweichungen auf Fehler oder Unstimmigkeiten in der Datenhaltung in beiden Systemen zurückzuführen sind, dann stellen Sie bitte einen synchronen Zustand in WinLD und ASV her. Im Gegensatz zu den ersten Testrunden gilt dies insbesondere auch für die Lehrerdaten, die bislang nicht im Fokus standen und nun deshalb genau unter die Lupe genommen werden müssen. Mit diesem Verfahren optimieren Sie die Datenqualität insgesamt. Das wirkt sich zum einen positiv auf die Übermittlung der Oktoberstatistik im Altverfahren aus und zum anderen dürfte nach einer ADÜ der Pflegeaufwand in ASV ebenfalls geringer ausfallen.
  • Sollten Ihnen jedoch bei der Bearbeitung Ungereimheiten auffallen, die auf Fehler in der Schnittstelle in ASV zurückzuführen sind, dann melden Sie uns diese bitte wie gehabt möglichst unverzüglich.
  • Nach Abschluss der notwendigen Anpassungen erstellen Sie wieder in WinLD und ASV die benötigten Übermittlungsdateien und übersenden diese per OWA an KM.A1R4LD@schulen.bayern.de zum erneuten technischen Abgleich.

Phase 2 - Test mit ausgewählten Schulämtern

In der zweiten Phase des Tests werden ausgewählte Schulämter die Lieferungen einiger weniger Schulen im Schulamt entgegennehmen und in das produktive System SVS einspielen. Es erfolgt eine genaue fachliche Prüfung in enger Abstimmung mit dem StMBW.

Phase 3 - UP-Übermittlung und ASD-Freigabe

  1. Bis 03.06.2016 Übermittlung der vollständigen Unterrichtsplanung an Grund- und Mittelschulen.
  2. Nach Aufforderung (RuRi) Start des Freigabeprozesses in ASD mit automatisierter Übermittlung der UV/UL/PK-Dateien an die zuständigen Schulämter
  3. Einlesen/ Bearbeitung/ Prüfung der übermittelten Dateien in SVS.