Amtliche Schulverwaltung
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Leitfaden zur US (LHM)

Bitte beachten Sie, dass manche Screenshots aus dem vergangenen Schuljahr übernommen wurden. Lassen Sie sich nicht verwirren, wenn Sie in den Bildern das Schuljahr 17/18 lesen!

Der Zeitrahmen für die Übermittlung der Unterrichtssituation 'US' (Oktoberstatistik) wurde auf die Woche von 1. bis 10. Oktober festgelegt.
Im Folgenden finden Sie einen Leitfaden, welcher Ihnen als Wegweiser bzw. als Unterstützung dienen soll. Bei auftretenden Problemen, welche Sie anhand der Dokumentation nicht lösen können, wenden Sie sich bitte an unsere LHM-GMS Hotline oder melden sich zu einem Workshop an.

Als ergänzende Information finden Sie die allgemeine (bayernweite) Anleitung zur US 2018 finden Sie hier.

Um in dem kurzen Zeitrahmen der US Zeitdruck und Stress zu vermeiden, bitte wir Sie, sich mit den notwendigen Maßnahmen frühzeitig auseinander zu setzen.

Ablauf US

Im Folgenden skizzieren wir einen möglichen chronologischen Ablaufplan vor:

Bei allen Datenprüfungen gilt:
Muss-Fehler müssen behoben werden!
Kann-Fehler können vernachlässigt werden. Sie sind nur als Hinweis zu verstehen!
Nutzen Sie zur Übersicht die Sortierfunktion, zur Datenpflege den Doppelklick auf die Fehlerzeile sowie die Kontext-Hilfe (Symbol: Fragezeichen).

Vorarbeiten, welche bereits ab Beginn des neuen Schuljahres (1.8.) durchführbar sind:

Bei allen Anmeldungen erscheint im neuen Schuljahr folgende Meldung:


Die Planungsphase soll erst vor Übermittlung der US beendet werden. Aus diesem Grund bietet es sich an, das gekennzeichnete Aktivierungsfeld zu bearbeiten, um diese Meldung nicht mehr anzeigen zu lassen.

  • Schülerdatenpflege

    Sind alle Schüler im SJ 18/19?

    Haben alle abgegangenen Schüler ein Austrittsdatum?
  • Datenprüfung Schüler

  • Klassen einpflegen

    Sind alle Klassen vorhanden?

    Sind alle Klassengruppen vorhanden, sinnführend benannt, Jgst und Besonderheiten eingepflegt?
    Sind in allen Klassen die entsprechenden Schüler?

    Orga-Klassen dürfen keine Jgst, keinen Bildungsgang bzw. keine Stundentafel haben und nicht in der Matrix sein.

  • Datenprüfung Klassen

Nachdem Sie die Zuweisung der Lehrkräfte erhalten haben:

Lehrer-Import

  • Stammschulenwechsel
    Sofern sich die Stammschule einer neuen Lehrkraft innerhalb der Schulen der Landeshauptstadt München ändert, setzen Sie sich mit der ehemaligen Stammschule in Verbindung und veranlassen, dass bei der betroffenen Lehrkraft im Reiter 'Dienst' die neue Stammschule eingetragen wird.


    Wenn die betroffene Lehrkraft keinen Einsatz mehr an der abgebenden Schule hat, dann kann diese auch sich als Einsatzschule im Reiter 'Einsatz 18/19' löschen.
  • Neue Lehrkräfte bzw. von außerhalb München
    Bitte entnehmen Sie die notwendigen Informationen (Name, Vorname, Geburtsdatum und Geschlecht) aus dem SVS-Portal und verwenden Sie diese beim Anlegen neuer Lehrkräfte.
    Eine Beschreibung des Anlegevorgangs finden Sie hier
  • Änderung bei Bestandslehrkräften
    Änderungen im Stundenbudget bei Bestandslehrkräften erkennen Sie in den Spalten 'GS' bzw. 'HS' an dem mit zwei spitzen Klammern versehenen Altwert (rote Markierung). Bitte tragen Sie entsprechende Änderungen (grüne Markierung) bei der betroffenen Lehrkraft in ASV ein.

Lehrerdaten aus ASD übernehmen

Gerade bei den Bestandslehrkräften ist die Datenqualität der lokalen ASV (bisheriger Wert) oft besser als jene, die in ASD (neuer Wert) hinterlegt sind.
Prüfen Sie deshalb sorgfältig, ob Daten aus ASD übernommen werden sollten. Im Zweifel verwerfen Sie die vorgeschlagenen Änderungen.
Es ist jedoch so, dass beim Übermittlungsverfahren erneut das Prozedere angestoßen wird. Hierbei werden leider immer wieder die Lehrkräfte angezeigt, deren Daten bislang nicht vollständig übernommen wurden.

  1. Nummerierter Listenpunkt# Aktivieren Sie 'Alle Änderungen'
  2. Wählen Sie, welche Änderungen übernommen bzw. verworfen werden, danach wechselt ASV zur nächsten Lehrkraft.
  3. Die Häkchen bei den Änderungen werden leider erst wieder aktiv…
  4. …wenn Sie mit der Maus einmal vertikal über das Datenfenster wischen.


Datenprüfung Lehrer

Führen Sie nun die Datenprüfung der Lehrkräfte durch: Anleitung

In der ersten Schulwoche

  • Daten abholen (sofern das ASV-Kernteam die Übermittlungsphase schon freigegeben hat)
  • Ansprechpartner eintragen (setzt obiges voraus)
  • aktuelle Schüleraustritte einpflegen
  • aktuelle Schülerzugänge in Unterrichtselemente einpflegen
    (In Matrix oder Liste des Pflicht-/Wahlpflichtunterrichts: rechte Maustaste → Schüler im Kurs)

Meldung der Schülerdaten an SVS

Bitte stellen Sie sicher, dass in Ihren Klassen nur jene Schüler gelistet sind, die tatsächlich zum Schulstart aufgetaucht sind.

Ab zweiter Schulwoche

  • Unterricht einpflegen
  • Allen restlichen Unterrichtselementen (im besonderen Unterricht) Schüler zuweisen
    In Unterrichtsliste bzw. Matrix: rechte Maustaste auf Unterrichtselement → Schüler im Kurs
  • restliche Datenprüfungen im Datenbereich 'Schulen' (inkl. 'wl_sd_school' Wertelisten Gültigkeitsprüfung für den Bereich Schulen)

Ab dem 26.9. Workshops verfügbar

Sofern Sie bei Problemen nicht weiterkommen, melden Sie sich möglichst zeitnah zu einem Workshoptermin im ASV-Schulungsraum an der MS Wittelsbacherstraße an.

Planungsphase abschließen - ab dem 1.10.

Übermittlung

Die Erhebungstermine werden erst zu Beginn der Übermittlungsphase auf dem Zentralsystem eingerichtet. Durch 'Daten abholen' ab dem 1.10. werden sie auf Ihre ASV übertragen und anschließend können Sie die Ansprechpartner eintragen und mit der Übermittlung beginnen.

Achten Sie bitte in dieser Phase stets darauf, dass Ihre ASV, die Anwendungsdaten und die Wertelisten auf aktuellem Stand sind!

Bevor die Abgabe der US erklärt wird, kann beliebig oft übermittelt werden.

Abschluss

Die US gilt nach Abschluss der letzten Schritte als abgegeben:

  • Abgabe erklären
    Es wäre hilfreich, wenn Sie bitte Ihren Multi bzw. die Hotline über die erfolgte Abgabeerklärung informieren würden.
  • ggf. notwendige Schritte wiederholen