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Erstellung von eigenen Berichten, Listen, Office-Schablonen sowie Datenexporte in ASV

In diesem Kurs werden anhand exemplarischer Beispiele die Handhabung von folgenden Berichtsformaten erörtert:

  • Serienbriefe
  • Office-Schablonen
  • Listen
  • Exportformate

Allgemeines

  • Zur Verwendung von Berichten wird mit dem Modul Berichtsbibliothek-Auswertungen gearbeitet.



  • Die Art des Bericht wird im Navigator angezeigt, wenn man dort im Ansichtssymbol die Anzeige 'Modus' aktiviert':



  • Ausdruck von Berichten je Schüler: Strg+P: ermöglicht das Ausdrucken beim Schüler, ohne das Berichtsmodul öffnen zu müssen.
  • Um selbst Listen oder Berichte zu erstellen, klicken Sie auf Auswertungen und wählen den gewünschten Generator oder klicken auf 'Neu' (entweder im Modul Berichtsbibliothek-Auswertungen oder Berichtsbibliothek-Verwaltung) und wählen dort die entsprechende Art aus. Es wird jedoch empfohlen, die Anpassung einer Vorlage der Neugestaltung eines Berichts vorzuziehen!
  • Beim Erstellen von eigenen Berichten ist es sinnvoll, eine Beschreibung mit Name und Datum zu ergänzen.

Import und Export von Berichten

Import

Einige Berichte werden für die Münchner Grund- und Mittelschulen in einem Sammelverzeichnis des Münchner Verwaltungsnetzes bereit gestellt: Anleitung

Sofern Sie einen Bericht importiert bzw. neu erstellt haben, können diesen andere ASV-Benutzer an der Schule diesen erst verwenden, wenn dieser 'für die Bibliothek freigegeben' ist (1).
Um einen Bericht zu löschen, muss man diesen erst 'deaktivieren' (2), anschließend wird die Schaltfläsche zum Löschen aktiviert (3).

Export

Berichte jeglicher Art, bei den die Schuldaten als übertragbare Datenfelder eingebunden wurden, können jederzeit von anderen Schulen genutzt werden. Zu diesem Zweck muss der Bericht 'exportiert' werden.
Die erzeugten Dateien können in elektronischer Form weitergereicht und in der SV einer anderen Schule importiert werden.

Zum Export eines Berichtes benutzen Sie bitte die Schaltfläche 'exportieren' bei einem gewählten Bericht in der Berichtsbibliothek-Verwaltung.

Serienbriefgenerator

Der Serienbriefgenerator ermöglicht den Ausdruck von Serienbriefen, welche in der Regel Informationen der Schule sowie ausgewählte Adressdaten im Briefkopf enthalten. Eine Bearbeitung/Anpassung einer Vorlage durch die Schule ist mit geringem Aufwand möglich. Die Einbindung von zusätzlichen Datenfeldern gestaltet sich jedoch als aufwändig bzw. ist 'nicht-trivial'!

Eine ausführliche Anleitung zur Erstellung von Serienbriefen finden Sie hier

Serienbriefe können nicht als bearbeitbares Worddokument abgespeichert werden. Zur Archivierung ist es lediglich möglich PDF-Dateien zu erzeugen.

Übungsbeispiel

Laden Sie sich für die folgende Übung den Musterbrief als Serienbrief hier herunter:
einladung-schuleinschreibung-mit-daten-lhm.bsb

  • Importieren Sie den bericht in der Berichtsbibliothek-Verwaltung.
  • Nach dem Import betätigen Sie die Schaltfläche 'bearbeiten'. Es öffnet sich der Serienbriefgenerator.
  • Alle vorbereiteten Datenfelder erkennt man an den eckigen Klammern (1) - bitte bearbeiten Sie diese nur bei Bedarf mit der Werkeuzeugleiste im Bereich 'Eigenschaften' (2).
  • Den vorgegebenen Text (grün) können Sie ändern, indem Sie einen Doppelklick auf die entsprechende Stelle setzen.
  • Sofern ein individuelles Schul-Logo zur Verfügung steht, entfernen Sie das Logo des Schulamts (markieren und ENTF-Taste) und fügen Ihr eigenes mit dem entsprechenden Symbol ein (3).
  • Sie können jederzeit den Serienbrief abspeichern (4) und in der Berichtsbibliothek-Auswertung ausprobieren.

Officeschablonen

Office-Schablonen haben gegenüber den Serienbriefen folgende Vorteile:

  • die Gestaltung erfolgt mit der vertrauten Anwendung 'Word' aus dem MS Office-Paket.
  • Die erstellten Dokumente bleiben zur Nachbearbeitung sowie zur Archivierung als Word-Dokument verfügbar.
  • Bereits erstellte Dokumente können nachbearbeitet werden, indem der Bearbeitungsschutz aufgehoben wird.
  • Vorhandene Schablonen können unter neuem Namen abgespeichert werden.

Einziger Nachteil ist, dass für jeden ausgewählten Schüler ein eigenes Word-Dokument erzeugt wird.
(Zur Optimierung des Aufwands beim Ausdrucken können Sie im Dateiexplorer bis zu 10 Dokumente markieren und mit der rechten Maustaste ausdrucken.)

Übungsbeispiel

Laden Sie sich für die folgende Übung den Musterbrief als Officeschablone hier herunter: musterbriefschablone-lhm.bsb

  • Sie importieren die Office-Schablone 'Musterbriefschablone-LHM'.
Dokument anpassen
  • Sie haben eine Dokument mit der Schablone 'Musterbriefschablone-LHM' erstellt und wollen manuell eine Änderung einfügen (z.B. ein anderes Datum).
    Zeugnisschablonen sind zum Beispiel mit einem Bearbeitungsschutz versehen. Um diesen Aufzuheben, geht man so vor:


    Geben Ihre Änderungen ein und speichern das Dokument anschließend unter einem neuen Namen ab.
Schablone abändern
  • Sie vervielfältigen die Office-Schablone 'Musterbriefschablone-LHM' in der Berichtsbibliothek-Verwaltung und geben der neuen Schablone einen neuen zweckdienlichen Namen (inkl. Ihrer Schulnummer) sowie entsprechende Zusatzinformationen ein.
    Anschließend wählen Sie 'bearbeiten' und betätigen im Dialogfenster die Schaltfläche 'Office-Dokument bearbeiten':



  • Es öffnet sich Word. Hier können Sie den Textkörper nach Ihren Bedürfnissen anpassen, speichern und die Anwendung schließen.
  • In der Berichtbibliothek-Auswertungen können Sie nun die neue Schablone anwenden.

Listengenerator

Beim Listengenerator handelt es sich um ein Werkzeug, mit dem relative schnell Listen erzeugt werden können. Es gibt jedoch begrenzte Gestaltungs und Summierungsmöglichkeiten. Mit den erzeugten Listen kann man auch klassenübergreifend Listen ausgeben und diese als PDF oder im CSV-Format abspeichern.
Eine ausführliche Anleitung finden Sie hier: Anleitung

Die Erstellung der Liste erfolgt nacheinander in mehreren Reitern:

Definition der Liste

Die Spaltenüberschriften lassen sich umbenennen



Spaltengestaltung

Neben diversen anderen Gestaltungsoptionen kann hier eine klassenübergreifende Sortierung eingestellt werden:

Layout

Hier lassen sich diverse Darstellungsoptionen anpassen.

Seiteneinstellungen

Hier werden die Seitenränder sowie das Papierformat gewählt.

Mehrstufige Sortierung

Hier können weitere Sortierkriterien gewählt werden, z.B. eine Sortierung nach dem Geschlecht, wobei in der Tabelle die Gruppenwechsel angezeigt werden:

Bericht testen

Diese Option bietet sich auch bereits im ersten Reiter Definition unten.

Übungsbeispiel

Laden Sie sich die Liste 'Übungsbeispiel Listengenerator' herunter: uebungsbeispiel_listengenerator.bsb

  • Importieren Sie die heruntergeladene Liste.
  • Öffnen Sie zur Bearbeitung die Berichtsbibiothek-Verwaltung.
  • Wählen Sie einen neuen, aussagekräftigen Namen sowie eine Beschreibung.
  • Ergänzen Sie Spalten mit Datenfeldern, welche Ihnen sinnvoll erscheinen.
  • Testen Sie unterschiedliche Sortieroptionen, die Anzeige von Summenzahlen etc. oder versuchen Sie sich an Spaltengestaltung und Layout.

Exportformatbibliothek

Manchmal ist es hilfreich, wenn man Daten im Excel-Format zur Verfügung hat. Der Tabellenexport im Schülermodul bietet dies zwar an, verschiedene Daten wie etwa Adressen bleiben hier jedoch unberücksichtigt. Man kan sich jedoch in der Exportformatbibliothek (Datei - Verwaltung) eigene Muster importieren, um- oder neugestalten - wie bei den anderen Berichten auch.

Übungsbeispiel

Laden Sie sich die Datei Musterexportformat-LHM.exf aus dem Sammelverzeichnis herunter oder entpacken Sie die Datei aus folgenden ZIP-Archiv.

  • Importieren Sie das 'Musterexportformat-LHM' in Ihrer Exportformatsbibliothek und passen die 'Informationen' entsprechend Ihres Bedarfes an.
  • Führen Sie das Exportformat aus und erstellen Sie eine Datei.
  • Ergänzen Sie das Exportformat mit den Telefonnummern des Schülers ggf. mit Namen und Telefonnummern der Erziehungsberechtigten.
  • Speichern Sie die Datei unter einem neuen Namen ab und testen den Export.

Bitte unbedingt Datenschutz bei Ausspielung/Weitergabe beachten!