Amtliche Schulverwaltung
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Schuljahr 19/20 anlegen und Datenübernahme vom Einwohnermeldeamt

Szenario

Sie arbeiten mit der ASV Version 2.6.260
Das Schuljahr 19/20 wird angelegt und die Daten des Einwohnermeldeamtes (zukünftige Erstklässler) werden gleich in dieses Schuljahr eingelesen.
Für die demnächst anstehende Unterrichtsplanung (UP) ist das Schuljahr 19/20 sowieso unabdingbar.

Schuljahr 19/20 anlegen

Ein neues Schuljahr kann grundsätzlich nur nach Abschluss der US oder im 2. Halbjahr eingerichtet werden.
Es wird eine Kopie des aktuellen Schuljahres ohne die ausgetretenen Schüler angelegt.
Bei der Vorbereitung der eSession traten gelegentlich Probleme beim Anlegen des neuen Schuljahres auf, obwohl die US bereits abgeschlossen war. Falls Sie davon betroffen sind, schließen Sie ASV und ändern danach das Systemdatum auf den 01.03.19 (Systemsteuerung, Datum und Uhrzeit). Wenden Sie sich an den Systembetreuer, da für diese Aktion Administratorrechte notwendig sind. Bitte nach der Aktion das Datum wieder zurückstellen.

Informationen zum Nachlesen im WIKI

Problem Rücksteller:
Wenn Sie sich nicht an unsere Empfehlung, die zurückgestellten Schüler zu löschen, gehalten haben, müssen Sie unbedingt diese Hinweise/Anleitungen genau durchlesen und beachten.
Grundsätzlich empfehlen wir auch im Schuljahr 19/20 zurückgestellte SuS incl. der ORG-Klasse(n) zu löschen, um Probleme (UP/US) im Vorfeld auszuschließen. Datenschutzrechtlich sind Sie auch dazu verpflichtet. (Siehe Link oben!)

Vorbereitende Arbeiten

  • Daten des Einwohnermeldeamtes anfordern (*.DBL-Datei)
    Da die Daten als Textdatei unverschlüsselt vorliegen, müssen diese auf einem Datenträger von A nach B transportiert werden. Bei einem elektronischen Versand ist unbedingt auf eine verschlüsselte Übertragung zu achten.
  • ASV aktualisieren
  • Anlegen einer Sicherung

Arbeiten im aktuellen Schuljahr 18/19

  • ORG-Klassen (sofern vorhanden, sollten zu diesem Zeitpunkt ohne Schüler sein; Rücksteller: Siehe oben!).
  • Alle austretenden Schüler mit Austrittsdatum versehen
    Das kann pauschal der 31.07.2019 für SuS der 4. Jahrgangsstufe (oder anderen Jahrgangsstufen, die die Schule verlassen) bzw. für Entlassschüler der letzte Schultag, also der 19.07.2019 sein.
    Anmerkung: Die Felder „Austritt/Übertritt wohin“, „Abschluss“ und „Ziel der Jahrgangsstufe“ müssen am Jahresende noch ausgefüllt werden. Das ist zum jetzigen Zeitpunkt nicht notwendig.
    • Schüler mit einem Austrittsdatum werden nicht ins neue Schuljahr übernommen
    • Hinweis: Setzen Sie eine Sammeländerung zur Arbeitserleichterung ein. (Datei, Verwaltung, Sammeländerung)
    • Alle Schüler der 4. Klassen (bzw. 4. Klassengruppen bei JaMi) und der Abschlussklassen mit einem Austrittsdatum versehen.
    • Nachträgliche Änderung:
      Es ist kein Problem, wenn z.B. Schüler der 9. Klasse sich später für eine freiwillige Wiederholung entscheiden. Wird das Austrittsdatum entfernt, erscheinen die Schüler automatisch im Schuljahr 19/20.
      Umgekehrt kann man z.B. bei einem Schüler, dem nachträglich eine Schulzeitverlängerung verwehrt wird, durch Eintrag eines Austrittsdatums in 18/19 aus dem Schuljahr 19/20 entfernen.
  • Kontrollieren Sie ferner im Klassenmodul unbedingt, ob bei jeder Klasse eine Zielklasse definiert ist (Klasse, Stammdaten, Zielklasse für 19/20)
    • In der Jahrgangsstufe 4 können Sie die Klasse 4x oder 5x benennen. Genauso verfahren Sie in der Jahrgangsstufe 9 (9x) oder 10 (10x).
      Den Namen der Zielklasse können Sie übrigens beliebig festlegen. Das x muss nicht sein, hilft aber zu erkennen, dass die Klasse leer sein müsste, da die SuS die Schule verlassen haben.

Sicherung

  • Zwingend jetzt eine Sicherung der Schule(n) anfertigen und diese mit einem aussagekräftigen Namen versehen:
    Z.B.: DaSi-vor-Anlegen-des-Schuljahres-19-20.sbz

Anlage des Schuljahres 19/20 durchführen

Informationen

  • Das Anlegen des neuen Schuljahres 19/20 kann nicht rückgängig gemacht werden
  • Stellen Sie sicher, dass keine weiteren Benutzer auf ASV zugreifen

Durchführung

  • Neues Schuljahr einrichten (Datei, Verwaltung, Neues Schuljahr einrichten)
  • Sinnvoll ist es, die Häkchen in allen Kontrollkästchen zu entfernen
  • Vorgang des Einrichtens nicht unterbrechen
  • Für jede Schule in ASV den Vorgang durchführen

Sicherung

  • Erneut eine Sicherung der Schule(n) anlegen und mit einem aussagekräftigen Namen versehen:
    Z.B.: DaSi-nach-Anlegen-des-Schuljahres-19-20.sbz

Nacharbeiten im Schuljahres 19/20

Achtung: Diese Arbeiten im Schuljahr 19/20 durchführen (rote Balken)

Modul Klassen

Informationen im WIKI zum Thema Klassen

  • Nicht benötigte Klassen/Klassengruppen löschen
    • Klappt nur, wenn keine Schüler enthalten sind und in der Matrix keine Stunden zugeordnet sind
      • SuS per Sammelversetzung einer neuen Klasse zuordnen
      • Matrix:
        a) erst Sammelzeile abbauen (sofern vorhanden)
        b) Matrixzeile leeren
    • Klassengruppen werden über „Modulbezogene Funktionen“ gelöscht
  • Überprüfen sämtlicher Einträge im Modul Klassen (bes. Reiter Stammdaten und Klassengruppen)
  • Klassen bei Bedarf umbenennen oder Schüler per Sammelversetzung anderen Klassen zuweisen
  • Vereinbarung für den Landkreis Miltenberg:
    Analog zu der Bezeichnung von M-Klassen (z.B.:8M) im kommenden Schuljahr gebundene Ganztagesklassen mit z.B. 3aG bezeichnen.
    Anmerkung: Die Jahrgangsstufe muss immer an erster Stelle stehen.
  • Klassen bei Bedarf neu sortieren

Matrix

Informationen im WIKI zum Thema Matrix

Unten genannte Arbeiten können auch erst zur UP durchgeführt werden.

  • Schülerzahlen, Klassleitungen vollständig anzeigen lassen
    (Modulbezogene Funktionen, Matrixdarstellung, Einstellungen, Spaltenbreite Zeilenkopf)
  • Stunden laut Stundentafel automatisch ergänzen, falls keine Stunden zugewiesen sind
    (Modulbezogene Funktionen, Matrixfunktionen, Stunden wie Stundentafel)
    Klappt nur, wenn die „Klassen“ korrekt gepflegt sind.
  • Kopplungen (bei Bedarf) löschen
    (Modulbezogene Funktionen, Matrixfunktionen, Löschen in Unterrichtselementen, „gesetzte Lehrkräfte und alle Koppeln in der Matrix löschen)
    Sinnvoll ist es in diesem Zusammenhang hier auch den „Besonderen Unterricht“ zu löschen, sofern dies noch nicht beim Anlegen des neuen Schuljahres geschehen ist.
  • Kontrolle, ob in der 7. Jahrgangsstufe die Stunden den neuen Fachbezeichnungen zugeordnet sind
    (Schulische Daten, Fächer) Details werden bei der UP besprochen.
  • Stunden, die von mehreren Lehrkräften im SJ 18/19 unterrichtet wurden → zusammenführen
  • Überzählige Spalten löschen
    (Fächer, Reiter: Einstellungen)
  • Fächer bei Bedarf neu sortieren
  • Sichtprüfung der zugeordneten Stunden

Sicherung

  • Weitere Sicherung anfertigen und aussagekräftig benennen:
    Beispiel: DaSi_nach-Anlage-SJ-19-20-und-Datenpflege.sbz

Datenübernahme von neuen Schülern

ASV erwartet auf jeden Fall eine Datei mit der Endung “.dbl„
Falls Sie Probleme mit den Umlauten haben, finden Sie hier eine Anleitung: http://www.asv.bayern.de/helpdesk/kb/faq.php?id=85.
Natürlich können Sie die Umlaute auch händisch nachpflegen (Siehe unten!).

Einlesen der Daten vom Einwohnermeldeamt

Informationen zum Nachlesen im WIKI
Die Daten der zukünftigen Erstklässler werden im Schuljahr 19/20 sinnvollerweise erst einmal alle in eine ORG-Klasse eingelesen. Danach können die SuS nach Belieben per Sammelversetzung in die gewünschten ersten Klassen versetzt werden.

Vorbarbeiten

  • Bei Bedarf im SJ 19/20 eine Organisationsklasse (Klassenart: ORG) anlegen, von der aus die Schüler verteilt werden können.
    Die ORG-Klasse kann später wieder gelöscht werden.
    Sie können beliebig viele ORG-Klassen anlegen.
    • „Keine Vorbelegungen“ wählen
    • Beliebigen Klassenamen eingeben
    • Klassenart: ORG (Organisationsklasse)

Daten einlesen

  • Schuljahr 19/20 auswählen
  • Grundschule auswählen
  • Datei, Verwaltung, Schnittstellen
    • Import von Meldedaten (Stand 01.12.2016)
    • Datendatei aufrufen (*.dbl)
    • Schüler auswählen (im Normalfall alle; können nachträglich noch gelöscht werden)
    • Gewünschte Importklasse wählen
    • Achtung: Ein erneutes Einlesen überschreibt die SuS nicht, die Daten sind jetzt doppelt vorhanden und die Datensätze müssen einzeln gelöscht werden.
  • Falls die SuS nicht sofort in der ORG-Klasse sichtbar sind, beenden Sie ASV und starten das Programm neu.

Genaue Kontrolle der Schülerdatensätze

Fehlende bzw. unbekannte Daten müssen Sie sich von den Eltern beim Anmelden der SuS geben lassen.

  • Grunddaten:
    Der Eintrag der Muttersprache ist in jedem Fall leer und muss nachgepflegt werden. (A-Budget)
    Überprüfen Sie die Religionszugehörigkeit.
    Zuzug in die Bundesrepublik Deutschland bei Bedarf pflegen.
  • Grunddaten/Anschriften:
    Eine unterschiedliche Codierung, der vom Einwohnermeldeamt ausgespielten Datei und ASV kann dazu führen, dass Umlaute nicht korrekt übernommen werden.
    Ebenfalls genau die Straße/Hausnummer im Auge behalten. Hier können sich bei Hausnummern, die einen Buchstaben enthalten, Probleme ergeben.
  • Anschriften:
    Häkchen bei auskunftsberechtigt setzen.
    Falls die Erziehungsberechtigten nicht nach Mutter, Vater sortiert sind, können Sie die Reihenfolge leicht über Modulbezogene Funktionen „Erziehungsberechtigte tauschen“ ändern. Achten Sie auf einheitliches Vorgehen.
    Die Kommnikationsdaten werden vom Einwohnermeldeamt nicht geliefert.
  • Laufbahn:
    Fremdsprachenfolge bei Bedarf eintragen.
  • Unterricht:
    Teilnahme am RU überprüfen.
  • Ein-/Austritt:
    Als Eintrittsdatum wird automatisch der 01.08.19 eingetragen.
    Art der Einschulung nachpflegen.

Berichte

Folgende Berichte können hilfreich sein, um Ihre Arbeit zu erleichtern:

  • Notfallblatt mit Kontaktdaten drucken und den Eltern zur Kontrolle und Ergänzung der Daten vorlegen.
    Information: Notfallblatt mit Kontaktdaten der Erziehungsberechtigten, nicht auskunftsberechtigte Ansprechpartner werden nicht berücksichtigt. (Stand 20.11.2017)
    Anmerkung: Unbedingt vorher die Häkchen bei „auskunftsberechtigt“ setzen, damit die Eltern ausgegeben werden.
  • Anmeldeblatt drucken und den Eltern zur Kontrolle und Ergänzung der Daten vorlegen.
    Information: Stammdaten zum Schüler, zu den Erziehungsberechtigten und ggf. zu weiteren Ansprechpartnern (Stand 19.07.2018)
  • Offizielles Anmeldeblatt zur Schülerneuaufnahme (GS) für die Datenkontrolle und zum Unterschreiben durch die Eltern drucken
    Information: Anmeldeblatt zur Schüleraufnahme in der Grundschule (Stand 19.07.2018)

Sicherung

  • Sicherung anfertigen und „aussagekräftig“ benennen
    Beispiel: DaSi_SJ-19-20-mit-neuen-Schülern.sbz

Aufnahme von Schülern in andere Klassen

Neuaufnahme von Schülern in andere Klassen: http://www.asv.bayern.de/doku/alle/schueler/erfassung/start

Information

Die Schüler können vom ZSS übernommen werden. Dies kann (muss nicht) jetzt schon geschehen. Erbitten Sie von der abgebenden Schule die relevanten Daten: Vornamen, Familienname, Geburtsdatum, Geburtsort, Geschlecht
Damit stehen die Daten als Planungsgrundlage für die UP zur Verfügung.
Eine Ausnahme sind Schüler, die nicht in Bayern die Schule besuchten. Diese Schüler müssen händisch erfasst werden.

Aufnahme von Schülern im laufenden Schuljahr nach Anlegen des neuen Schuljahres

Sollten Schüler, die nach dem Anlegen des neuen Schuljahres aufgenommen wurden, nicht im kommenden Schujahr sichtbar sein, hilft folgender Workarround weiter:

  • Erstellen eines fikitven Austrittsdatums im Schülermodul (unter Ein-/Austritt) auf den 01.08.2019
  • speichern
  • Löschen des fikitven Austrittsdatums im Schülermodul (unter Ein-/Austritt)
  • speichern