Amtliche Schulverwaltung
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Neues Schuljahr anlegen

Im Prozess „Neues Schuljahr“ werden die Datenstrukturen und -inhalte für das jeweils kommende Schuljahr angelegt. Dieser Schritt ist deshalb unabdingbare Voraussetzung für die weitere Planung des neuen Schuljahres (Planungsschuljahr) und insbesondere für die Datenlieferung einer UP. Der Prozess, bei welchem eine so genannte neue Zeitscheibe angelegt wird, kann nur mit Schulleitungsrechten angestoßen werden.

Das neue Schuljahr kann bereits im November/Dezember angelegt werden. Es wird jedoch empfohlen, es erst nach Beginn des zweiten Halbjahres anzulegen, da die Schüler beim Anlegen des neuen Schuljahres in die neuen Klassen (Zielklassen) hochversetzt werden und diese Versetzung in zwei Fällen nachbearbeitet werden muss:

  • Tritt ein Schüler nach dem Anlegen des neuen Schuljahres in das aktuelle Schuljahr ein, muss dieser über → Datei → Schüler → Sammelversetzungen ins Planungsschuljahr hochversetzt werden, da er sonst dort fehlen würde.
  • Tritt ein Schüler nach Anlegen des neuen Schuljahres zurück, muss er zusätzlich im Planungsschuljahr in die Zielklasse seiner neuen Klasse gesetzt werden, da er sonst in der Zielklasse seiner bisherigen Klasse verbleiben würde.

Der empfohlene Termin für das Anlegen des Planungsschuljahres reduziert die Anzahl dieser Fälle. Sonstige Änderungen der Schülerdaten im aktuellen Schuljahr werden in das Planungsschuljahr automatisch übernommen. Die neuangemeldeten Schüler für die 5. Jahrgangsstufe werden im Planungsschuljahr erfasst.

Die Stammdaten aller Lehrkräfte werden dem Planungsschuljahr zugeordnet (nicht neu angelegt). Dabei werden Mehrungen/Minderungen automatisch berücksichtigt. Die schuljahresbezogenen Daten bleiben dabei im aktuellen Schuljahr aber unverändert (z. B. der Unterrichtseinsatz).

Damit hat man in ASV stets Zugriff auf drei Schuljahre, zwischen welchen man beliebig wechseln kann:

  • Schuljahr vor dem aktuellen Schuljahr
  • aktuelles Schuljahr
  • Schuljahr nach dem aktuellen Schuljahr (Planungsschuljahr)

Beim Beenden der Planungsphase des neuen Schuljahres werden die Daten des vorletzten Schuljahres entsprechend den datenschutzrechtlichen Bestimmungen gelöscht.

Übersicht

Vorbereitungen Programm Kontrolle, ob die aktuelle ASV-Version installiert ist (unter → Datei → Verwaltung → ASD-Schnittstelle).
Überprüfen, ob ein Wertelistenupdate, ggf. dieses einspielen. Damit werden u. a. die neuen Budgetkonstanten für das neue Schuljahr aus ASD abgeholt.
Klassen Zielklasse eingeben/kontrollieren
Schüler Prozess abgelegte Pflichtfächer durchführen
ggf. Austrittsdatum erfassen
Austritt der Abiturienten mit Sammeländerung erfassen (im „alten“ Schuljahr!)
Lehrer Die Stammdaten aller Lehrkräfte (mit Ausnahme derer, die vor dem 1. August das bayerische Schulsystem verlassen haben) werden dem Planungsschuljahr zugeordnet (nicht neu angelegt!). Dabei werden Mehrungen/Minderungen automatisch im neuen Schuljahr fortgeschrieben bzw. ausgeglichen. Die schuljahresbezogenen Daten bleiben dabei im aktuellen Schuljahr unverändert.
deshalb: Mehrungen/Minderungen im aktuellen Schuljahr kontrollieren
Prozess anstoßen Datensicherung Da der Prozess für den Datenbestand jeder Schule nur einmal in der Datenbank ausgeführt und nicht rückgängig gemacht werden kann, ist eine Datensicherung wichtig.
Beim Anlegen eines neuen Schuljahres werden die Daten des vorletzten Schuljahres entsprechend der datenschutzrechtlichen Bestimmungen gelöscht. Für die Dokumentation der Lehrerdaten in späteren Jahren können die Lehrerstammdatenblätter der beiden Halbjahre ausgedruckt werden.
Durchführung Die Datenstrukturen (so genannte Zeitscheibe) für das neue Schuljahr werden angelegt.
Je nach Auswahl werden Unterrichte/Zuordnungen vom aktuellen Schuljahr ins neue kopiert, nicht hochversetzt.
Nach Durchführung kann für eine weitere Schule ein Schuljahr angelegt werden oder der Dialog wird abgebrochen.
Nach Anlegen des neuen Schuljahrs Daten eines anderen Schuljahres betrachten/bearbeiten Falls die Planung nach beendeter Sitzung fortgesetzt werden soll, muss das Planungsschuljahr eingestellt werden (Im Planungsschuljahr sehen Sie einen roten Balken unten im Fenster). Bei jedem Start von ASV wird wieder das aktuelle Schuljahr eingestellt.
Schule Nur für eine andere Schulnummer kann der Prozess noch durchgeführt werden.
Klassen Im neuen Schuljahr muss die Klassenstruktur geprüft und ggf. überarbeitet werden. Neue benötigte Klassen bzw. Klassengruppen werden angelegt, überflüssige Klassen bzw. Klassengruppen gelöscht.
Schüler Ausgetretene Schüler findet man im neuen Schuljahr nicht in einer AUS-Klasse, sondern nur in dem Schuljahr, in dem sie noch an der Schule waren.
Neuzugänge für das neue Schuljahr werden direkt im Planungsschuljahr erfasst. Eine Aufnahme in eine Organisationsklasse ist nach wie vor möglich - aber mit dem Unterschied, dass sich die Organisationsklasse bereits im Planungsschuljahr befindet.
Zugänge noch im aktuellen Schuljahr werden im laufenden Jahr in eine Klasse aufgenommen. Eine schuljahresübergreifende Sammelversetzung bringt diese Schüler für das neue Schuljahr in die gewünschte Zielklasse.
Tritt ein Schüler nach dem Anlegen des neuen Schuljahres zurück, wird dieser Rücktritt im aktuellen Schuljahr durchgeführt und damit in der Laufbahn abgebildet. Zusätzlich muss der Schüler im Planungsschuljahr in die Zielklasse der Klasse, in die er zurückgetreten ist, versetzt werden.

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