Amtliche Schulverwaltung
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Veraltetes Verfahren!

Der Abiturjahrgang 2022 wird von Anfang an in ASV geführt und bearbeitet!

Eine Planung/Pflege in WinQD und anschließendem Import nach ASV führt zu einer fehlerhaften Abbildung der Situation in ASV, die nicht korrekt weitergeführt werden kann.

Das hier beschriebene Import-Verfahren ist schon seit mehreren Jahren nicht mehr empfohlen, auch wenn es technisch erst mit ASV 2.10 völlig unbrauchbar wird. Die folgende Anleitung hat daher nur noch dokumentarischen Charakter!

Import der Oberstufendaten


Während der Arbeit mit dem Oberstufentool sollte niemand gleichzeitig im Modul Unterricht arbeiten.

Das Oberstufentool ist so gestaltet, dass mehrmaliger Import der Daten aus WinQD möglich ist. Dabei werden alle vorherigen Einträge bei den Schülern des Jahrgangs gelöscht.
Sollte es beim Import zu einer Fehlermeldung kommen, melden Sie sich bitte ab. Nach der erneuten Anmeldung können die Daten fehlerfrei importiert werden.
Um einen zweiten Import von WinQD möglichst einfach zu gestalten, empfiehlt es sich, die Kursbezeichnungen von WinQD und ASV gleich zu halten. Dadurch ist die Automatische Kurszuordnung durch das Oberstufentool recht sicher.
(Beim ersten Übertragen von WinQD nach ASV kann das Oberstufentool diese Änderung durchführen.)

Versichern Sie sich beim Oberstufenimport der Hilfe der Oberstufenkoordinatoren. Unklare Situationen gerade bei der Kurszuordnung können gemeinsam am schnellsten behoben werden.

Beim Oberstufenimport weist man Oberstufenkursen aus WinQD Unterrichtselementen in ASV zu. Diese Unterrichtselemente müssen vorher in ASV angelegt worden sein, bei staatlichen Schulen z.B. bereits bei der Erstellung der UP.

Die Unterrichtselemente für die Oberstufe werden in der Matrix ( Siehe Oberstufenkurse in der Matrix) bei der entsprechenden Jahrgangsstufe oder beim Besonderen Unterricht angelegt.
Der Import ist am wenigsten anfällig für Fehler, wenn Kursbezeichnung und zugeordnetes Fach bei ASV und WinQD übereinstimmen.

"Spezialfächer" in der Oberstufe

Auch in ASV gibt es Physik-Informatik und Physik-Astronomie usw. Man muss unter Datei→Schulisch Daten→Fächer diesen Fächern die Belegungsarten in der Oberstufe eintragen.
„Fehlt“ ein Fach, so kann man es hier neu erfassen.

z.B. Spätbeginnende Fremdsprachen:
Beim Fach speziell für spätbeginnende Fremdsprachen muss vorher auf dem Reiter Einstellungen „bei besonderem Unterricht verwenden“ oder „in der Matrix verwenden“ ausgewählt sein. Dazu müssen auf dem Reiter Oberstufe mögliche Belegungsarten erfasst sein. Sonst erhält man viele Plausi-Fehlermeldungen.

Vorbereitung

Exportieren Sie in WinQD die Daten der Jahrgangsstufe 12 in einen passenden Ordner wie in folgendem Beispiel (Menü Pflege → Daten exportieren in WinQD). Jeder Export aus WinQD überschreibt den vorhergehenden.

Im Wahlkurse wie z.B. Orchester und Chor können Schüler der Unter- und Mittelstufe genauso wie Oberstufenschüler gehen. Diese Kurse werden je nach Teilnehmerzahl als Wahlkurse oder als Oberstufenkurse geführt.
Für den Import der Oberstufenschüler muss der Typ dieser Kurse als Oberstufenkurs gesetzt werden. Nach dem Import wird die Art des Kurses wieder zurückgesetzt.

Start des Oberstufenimports

Vor dem Start des Oberstufenimports mit Anwendungsdaten aktualisieren die aktuellen Schnittstellendaten abholen!
Zu finden unter Datei –> Verwaltung

Der Start des Importprogramms befindet sich dann im Menü unter Datei –> Verwaltung –> Schnittstellen.

Im Navigator findet man den Oberstufen-Import. Über den Start-Button wird das Programm gestartet.



Arbeiten mit dem OberstufenImport

Für jeden der beiden Oberstufenjahrgänge muss der Import separat durchgeführt werden.
Der Import findet in drei Stufen statt:

  1. zu importierende Exportdatei aus WinQD öffnen
  2. Zuordnung von Schülern, Lehrkräften und Kursen
  3. Import der Informationen in ASV

Importdateien wählen


Es wird der Ordner gewählt, in den der Jahrgang aus WinQD exportiert wurde.
(Nicht verunsichern lassen. Es werden keine Dateien angezeigt!)

Zuordnen der Daten prüfen und ergänzen

Das Importprogramm versucht die Zuordnung nach dem Öffnen der Datei soweit möglich automatisch. Nicht erfolgreiche Zuordnungen werden in rot angezeigt und müssen von Hand nachgeführt werden.

Schülerzuordnung prüfen

Prüfen Sie, ob alle Schüler-Einträge in WinQD einen entsprechenden Eintrag bei den ASV-Daten gefunden haben.

Auf der rechten Seite werden die Schüler beider Qualifikationsphasenjahrgänge der Schüler angezeigt, auf der linken aber nur jene des aktuell importierten WinQD-Jahrgangs. Seien Sie also nicht beunruhigt, wenn bei den Schülern eines Jahrgangs auf der rechten Seite die Anmerkung „nicht zugeordnet“ steht.

Ursachen und Lösungen für misslungene Zuordnungen:

  • Namensbezeichnungen wurden geändert (Im Hinblick auf das Abiturzeugnis)
  • WinQD und die Schülerdatei sind nicht synchron, z.B. wegen Rücktritte oder ähnlichem.

In beiden Fällen empfiehlt es sich, WinQD und ASV zu synchronisieren und dann nach erneutem Export die Zuordnung neu zu überprüfen.
Findet sich z.B. im rechten Teil im gleichen Jahrgang wie im linken Fenster ein nicht zugeordneter Schüler, so weist das auf einen in ASV noch nicht eingetragenen Rücktritt hin.
In unkritischen Fällen wie z.B. kleinen Namensänderungen kann mit „Markierte Datensätze einander zuordnen“ oder „Zuordnung aufheben“ hier korrigieren.

Lehrerzuordnung prüfen

Prüfen Sie, ob alle Einträge der Lehrkräfte in WinQD einen entsprechenden Eintrag bei den ASV-Daten gefunden haben.


Ursachen und Lösungen für nicht geglückte Zuordnungen:

  • Namensbezeichnungen wurden geändert
  • Unterschiedliche Kürzel in WinQD und ASV
    In beiden Fällen empfiehlt es sich, WinQD und ASV zu synchronisieren und dann nach erneutem Export die Zuordnung neu zu überprüfen.
  • Nicht zugeordnete Lehrkräfte in ASV:Auf der ASV-Seite werden nur Lehrkräfte gezeigt, denen in ASV Oberstufenkurse im besonderen Unterricht oder im zugehörenden Jahrgang in der Matrix zugeordnet sind. Für diese Kollegen finden sich keine Kurse in WinQD. Nicht zugeordnete Kollegen sollten nicht auftreten.
  • Nicht zugeordnete Lehrkräfte in WinQD: Es werden Kollegen angezeigt, die in WinQD in der 11. oder 12. Jahrgangsstufe eingesetzt werden. Nicht zugeordnete Lehrkräfte haben normalerweise Kurse im anderen Jahrgang.

Fächerzuordnung prüfen

Die Fachbezeichnung in WinQD und ASV ist nicht immer identisch. Die Fachbezeichnungen der Kurse sind ein wichtiges Kriterium für die automatische Zuordnung der Kurse.
Normale Fächer wie Deutsch oder Mathematik werden automatisch gefunden.
In einem ersten Schritt kann man, soweit man will, Fächerzuordnungen ergänzen.
Aus der Fächerzuordnung versucht das Programm eine Zuordnung der Kurse.
Es können und müssen nicht alle Fächer zugeordnet werden.

Bug: Aufgrund eines Bugs werden auf der rechten Seite nicht-zugeordnete Fächer leider nicht in roter Farbe kenntlich gemacht. Sie erkennen sie aber daran, dass ihnen statt ihres WinQD-Namens ihr ASV-Kürzel zugewiesen ist, im obigen Screensho bspw. „Darstellendes Spiel → DSp“ statt (korrekt:) „Darstellendes Spiel → Theater und Film“.

Kurszuordnung prüfen und ergänzen

Kurse aus WinQD, die nicht oder falsch zugeordnet wurden, können auf diesem Reiter den Oberstufenkursen im Besonderen Unterricht von ASV zugeordnet werden.

Hier stellt die Schnittstelle genau dar, welcher WinQD-Kurs welchem ASV-Unterrichtselement zugeordnet werden wird.
Bitte unbedingt auf Korrektheit überprüfen.

Die automatische Zuordnung gelingt besonders gut, wenn die Kurse von WinQD und ASV in Kursbezeichnung, Fachbezeichnung, Lehrerkürzel und Stundenzahl übereinstimmen.

Für die Zuordnung stehen in ASV Kurse des „Besonderen Unterrichts“ mit der Unterrichtsart 'o' und die Kurse des aktuellen Jahrgangs aus der Matrix zur Verfügung.


Bitte klicken Sie erst dann auf „weiter“, wenn alle von der Schnittstelle vorgeschlagenen Kurszuordnungen passen.

Falls eine Zuordnung nicht vorgenommen wurde oder die vorgeschlagene Zuodnung falsch ist, kann Sie mittels des Buttons „Bearbeiten…“ geändert werden.
Hier kann man vollkommen frei Kurse von WinQD und ASV zuordnen und Zuordnungen ändern.
Im Kopfbereich werden Informationen zum WinQD-Kurs angeboten.
In der folgenden Liste werden alle Oberstufenkurse angeboten.
Die Auswahl kann auf die Lehrkraft und/oder das Fach eingeschränkt werden.

Vorschau

Beim ersten Übergang auf Vorschau wird gefragt, wie mit den manuellen Änderungen verfahren werden soll.

Am Ende der Vorschau erfolgt die Auswahl

  • Neuimport - Alle vorhandenen Belegungen … löschen
  • Ergänzungen bestehender Belegungen - Bestehende Belegungen … beibehalten

Durch Wahlen von „WinQD-Kursbezeichner als Bezeichner für ASV-Unterrichtelemente übernehmen“ können die Bezeichner der Unterrichtselemente von ASV automatisch an die Bezeichner des aktuell führenden Systems WinQD angepasst werden.

Das erleichtert den erneuten Import von WinQD-Daten in ASV bei Änderung von Daten in WinQD nach dem Erstimport.


Import durchführen

Der Import wird gestartet nach Klick auf Zuordnung vornehmen.

Den Erfolg kann man in der Matrix bzw. in der Liste Besonderer Unterricht überprüfen.

Datenpflege nach dem Oberstufenimport

Nach dem Oberstufenimport muss für die Oberstufenschüler eine Datenprüfung durchgeführt werden. Dabei werden oberstufentypisch Fehlermeldungen auftreten:

F_sch_fsl_sprachen_0005 (1)

Mindestens eine Fremdsprache ist nicht im besuchten Unterricht aufgeführt.
Link zur Hilfeseite für die Fehlermeldung: http://www.asv.bayern.de/doku/meldung/pl_gesamt/f/sch/fsl/sprachen/0005

F_sch_zsu_unterrichtsfach_0007 (2)

Mindestens eine Fremdsprache … ist nicht in der Fremdsprachenfolge des Schülers aufgeführt.
Link zur Hilfeseite für die Fehlermeldung: https://www.asv.bayern.de/doku/meldung/pl_gesamt/f/sch/zsu/unterrichtsfach/0007

Behebung der beiden Muss-Fehler:

Fehlermeldung (1)

Ursache Fehlender Eintrag bei (bis Jgst.) in der Laufbahn des Schülers. Vielleicht ist in WinSV eine falsche Fremdsprache als abgelegt eingetragen.
Lösung: Änderung beim Schüler - Reiter Laufbahn

Fehlermeldung 2):

Q12 In der Oberstufe wurde eine Sprache belegt, die aber beim Schüler als mit der 10. JGS abgelegt eingetragen wurde.
Lösung: Änderung beim Schüler - Reiter Laufbahn
Q12 Der Schüler hat die Fremdsprache nur in Q11 besucht (A-Belegung).
Lösung: Änderung beim Schüler - Reiter Laufbahn.

Fehlermeldungen über A-Belegung und Q11 (Kann-Fehler) bitte ignorieren.

Bei Plausimeldungen zu fachlich richtigen Eintragungen bitte weitermelden.

Richtige Daten sind wichtiger als möglichst schnelles Übermitteln.

Hinweis für die Bereinigung:

Sie können durch den Bericht Unterrichtselemente Oberstufe (im Datenbereich Schüler) eine csv-Datei erzeugen, die Sie dann in einem Tabellenkalkulationsprogramm durchsuchen können.

Dazu braucht man im Tabellenkalkulationsprogramm die Funktion „Filter“, um sich effektiv die Fremdsprachenbelegung anschauen zu können.

Alternativ können Sie parallel zu ASV aus WinQD die Informationen erhalten.