Budgetierung

Die Unterrichtsversorgung des einzelnen (staatlichen) Gymnasiums erfolgt im Rahmen eines Gesamtbudgets, das sich aus

• dem Teilbudget für den Pflichtunterricht in den Jahrgangsstufen 5-10,
• dem Teilbudget für die Jahrgangsstufen 11/12 der Oberstufe,
• dem Teilbudget für den Wahlunterricht und
• Sonderregelungen (Budgetzuschläge, siehe aktuelles Schreiben zur UP)

zusammensetzt, wobei alle Teilbudgets(bis auf wenige Ausnahmen für Budgetzuschläge)gegenseitig deckungsfähig sind und rechnerisch zu einem Gesamtbudget zusammengefasst werden. Die vollständige Systematik zur Festlegung der Teilbudgets ist in den Planungsgrundlagen zur UP und US dargestellt. Die Umsetzung der Festlegungen ist aber vollständig in den Systemen ASV und ASD hinterlegt, sodass nur wenige Bedienungsschritte und Eingaben notwendig sind.

Das Gesamtbudget in Lehrerwochenstunden ist eine wichtige Grundlage vom Beginn der Vorarbeiten zur UP (ca. April) bis zur erfolgreichen Abgabe der US (Oktober). Die dazugehörigen Masken sind doppelt im Programm angelegt (für UP bzw. US), unterscheiden sich aber nur sehr wenig. Sie sind zu finden unter → Datei → Unterrichtsplanung → Unterrichtsplanung bzw. → Datei → Unterrichtssituation → Unterrichtssituation:

Während der Planungsarbeiten zur UP bzw. vor Übermittlung der US sind im Reiter Stundenbudget die notwendigen Werte zu sehen. Sie werden mit jedem Aufruf der Maske neu berechnet und sind damit stets aktuell. Bei der Budgetberechnung zur US wird von ASV die Zahl der Schüler in der 5. Jahrgangsstufe selbst anhand der tatsächlichen 5. Klassen ermittelt. Dies kann dazu führen, dass das einzuhaltende Budget um einige (wenige) Wochenstunden von der UP abweicht, weil in der Zwischenzeit die Probeunterrichte stattgefunden haben und eventuell noch Zuzüge/Wegzüge erfolgt sind. Die Setzungen der Schülerzahlen für 6-10 und Q11/12 bleibt dagegen unverändert.

Das optimale Ziel ist mit Schuljahresbeginn (und damit in der Regel auch für den Stichtag 1. Oktober) erreicht, wenn auf der US-Maske drei Werte identisch sind:

• Gesamtbudget in WS (→ grün)
• verteilter Unterricht in WS (→ blau)
• erteilte Lehrerwochenstunden in WS (→ gelb)

Eine tatsächlich realisierte Unterrichtsverteilung für die US gibt es nur, wenn „gelb = blau“ und damit genauso viele Lehrerarbeitsstunden wie Unterricht anfallen. Diese beiden (in der Regel zum Schluss identischen) Werte dürfen das Gesamtbudget dann nicht überschreiten („gelb/blau höchstens grün“).

Bei der vorläufigen Verteilung für die UP darf ebenfalls nicht mehr Unterricht als aufgrund des Budgets zulässig eingerichtet werden („blau höchstens grün“). Die Lehrerkapazität wird bei der UP allerdings in der Regel deutlich kleiner sein („gelb kleiner grün“), weil erst durch Zuweisungen aufgrund der Anforderungen genügend Personal für die Unterrichtsangebote zur Verfügung stehen wird.

• Es empfiehlt sich bei den Arbeiten an der UP bzw. US regelmäßig die (jeweils richtige) Budgetmaske aufzurufen und die Veränderung der Angaben zur verfolgen.
  

• Bei der UP kann der maximale Anforderungsumfang vom Programm präzise ermittelt werden, weil in dem Szenario eine genaue Verbuchung des tatsächlich vorhandenen Stammpersonals für das kommende Schuljahr erfolgt (also ohne Referendare, Aushilfskräfte usw.). Die Summe der erfassten Personalanforderungen werden damit abgeglichen und entsprechende Abweichungen durch Mitteilungsfenster genannt.
  

• Bei der US ist die Bezifferung des möglichen Anforderungsumfangs durch das Programm nicht möglich, weil die US als statistische Erhebung den 1. Oktober und nicht das Stammpersonal im 2. Halbjahr abbildet (also Referendare und Aushilfskräfte eingeplant). Lediglich die Summe aller realisierten Stunden durch Studienreferendare wird als Untergrenze für die angeforderte Wochenstundenzahl überwacht. Referendare müssen stets neu angefordert werden (und werden insofern auch nicht „versetzt“, sondern höchstens einer anderen Einsatzschule neu zugewiesen).

Bei diesem Prozess werden die der Budgetierung zugrundeliegenden Schülerzahlsetzungen, die ebenfalls in ASD hinterlegten mittleren Änderungsraten (5/9 → 6/10 bzw. 10/11 → 11/12) und ggf. einzeln beantragte und gewährte Budgetzuschläge in den Datenbestand von ASV übertragen. Außerdem wird dadurch der Erhebungstermin für die UP in ASV übernommen und die Eingabemaske für den Ansprechpartner der UP aktiviert.

Um die Daten aus ASD abzurufen, gehen Sie wie folgt vor:

• Aufruf über das Menü: → Datei → Verwaltung → ASD-Schnittstelle
• Klicken Sie im Reiter Übermittlung aus ASD auf die Schaltfläche Daten abholen und geben Sie dabei (in der Regel) Neues seit dem letzten Abholen an. Sollten Sie seit dem letzten Abholen die Lehrerdaten noch nicht geprüft und übernommen bzw. verworfen haben, dann müssen Sie diesen Schritt jetzt nachholen, bevor Sie erneut Daten abholen können. Hinweise dazu finden Sie hier. Empfehlungen zum Umgang mit den gelieferten Lehrerdaten finden Sie hier.
• Sie werden zur Eingabe der Schulnummer und des OWA-Passworts aufgefordert. Der anschließende Datentransfer dauert meist nur einige Sekunden.

Die folgenden Schritte finden für die UP im Planungsschuljahr statt.

Für die Budgetberechnung ist es nicht notwendig, die für die 5. Jahrgangsstufe neu angemeldeten Schüler zum jetzigen Zeitpunkt bereits in ASV zu erfassen. Es genügt hierfür die Eingabe der Gesamtzahl.

Geben sie unter → Datei → Unterrichtsplanung → Unterrichtsplanung im Reiter Schülerzahlen die folgenden Werte ein:

• Schülerzahl der Neueinschreibung für die 5. Jahrgangsstufe
• 50 % der Schüler im Probeunterricht
• Schüler mit musischer Ausbildungsrichtung in 5. Jahrgangsstufe (nur falls zutreffend)
• Schüler in Klassen außerhalb des Budgets (nur falls zutreffend)
• Schüler in Sonderlehrgängen (nur falls zutreffend)

Danach können Sie im nächsten Schritt noch die selbst zu verbuchenden Budgetzuschläge eingeben oder sich zunächst die Auswirkungen der eingegebenen Schülerzahlen auf der Budgetmaske ansehen. Bitte beachten Sie, dass die Ermittlung des Budgets im Frühjahr erst dann in ASV (aktuell richtig) erfolgt, wenn in ASD die notwendigen Budgetkonstanten für das jeweils kommende Schuljahr freigegeben worden sind.

Bei der US wird das Feld für die Schülerzahl der Jahrgangsstufe 5 in der Maske automatisch durch Auszählen der tatsächlich vorhandenen Schüler befüllt und kann nicht mehr manuell beeinflusst werden. Maßgeblich für das Budget ist also (nur) bei diesem Wert die tatsächliche Situation am 1. Oktober.

Budgetzuschläge werden in der Maske Stundenbudget verwaltet. Die Eingabe erfolgt praktisch ausschließlich schon für die UP (letzter Termin für schriftliche Anträge an das KM: 1. April) die Einträge werden automatisch in die Maske der US übernommen.

In ASV gibt es zwei Arten von Budgetzuschlägen:

• Zuschläge (in grauen Zeilen), die beantragt, durch KMS genehmigt und zeitgleich zentral über ASD der Schule zur Verfügung gestellt werden (z. B. Zuschlag für behinderten Schüler)
• Zuschläge (in weißen Zeilen), die nach den allgemeinen Regelungen durch die Schule selbst eingegeben und verbucht werden können bzw. müssen (z. B. Förderzuschlag Schnittstelle G8/G9).

Von der zweiten Kategorie an Zuschlägen gibt es folgende Typen:

Der Budgetzuschlag Förderzugschlag Schnittstelle ist zweckgebunden, d. h. er kann nur für den letzten Jahrgang des achtjährigen Gymnasiums eingesetzt werden. Voraussetzung für die Verbuchung ist, dass an der Schule entsprechende Förderangebote eingerichtet werden, die in ASV im Besonderen Unterricht unter dem Fach „Individuelle Förderung“ und der Unterrichtsart „Förderunterricht“ eingetragen werden.

Sportfaktor

Zuschläge für diff. Sportunterricht, z.B. für Stützpunktschule Handball, richten sich auch nach dem sogenannten Sportfaktor. Der Sportfaktor wird wie folgt berechnet:  Sportfaktor = (Summe aller Stunden in Sm, Sw, Smw, Smd, Swd, Skd in den Klassen 5 -10) : [(Summe der Stunden in den Fächern Sm, Sw, Smw):2]. Die Oberstufe wird nicht berücksichtigt.

Integrierte Lehrerreserve

Die integrierte Lehrerreserve wird am Gymnasium durch Anrechnungsstunden der Art LRI verwaltet (direkte Verbuchung bei den Lehrkräften). Eine zusätzliche Eingabe eines Budgetzuschlags ist weder notwendig noch zulässig (wie bei allen Anrechnungsstunden).

Unterrichtsangebote ohne Personalkosten

Verbuchung von Unterrichtsangeboten, die keine Personalkosten verursachen: Gemeint ist z. B. ein Wahlkurs, der von einer Person ehrenamtlich für die Schule gehalten wird, privat erteilter Instrumentalunterricht oder ähnliche Fälle. Auch diese sollten aus verschiedenen Gründen wie jedes andere Angebot der Schule in ASV erfasst werden (in der US, aber noch nicht in der UP). Vorgehen: Budgetzuschlag Sonstiges (auf Antrag beim StMUK bei Herrn OStR Shah, anschließend über ASD abholen), „Lehrkraft“ ganz regulär mit PKZ anlegen (kein Bezug zu VIVA, einer Bezahlung, o. ä.), Rechtsverhältnis Sonstiges, Teilzeitgrund Sonstige.

Budgetzuschlag für Mittel zur eigenen Bewirtschaftung

Sofern die Schule Unterrichtselemente, die durch Mittel zur eigenen Bewirtschaftung ganzjährig finanziert werden sollen, bereits in der Unterrichtsplanung einplanen möchte, kann zu diesem Zweck der Budgetzuschlag „Mittel eigene Bewirtschaftung“ verwendet werden. Er wird unter Datei → Unterrichtsplanung → Unterrichtsplanung → Stundenbudget eingetragen. Dadurch erhöht sich das Budget der Schule. Die Höhe des maximal verfügbaren Zuschlags ist den „Planungsgrundlagen“ zu entnehmen, die dem KMS zur UP beigefügt sind.

Der mittels des Budgetzuschlags „Mittel zur eigenen Bewirtschaftung“ zusätzlich geplante Unterricht wird in der Matrix oder im besonderen Unterricht mit der entsprechenden Wochenstundenzahl angelegt. Diesem Unterricht darf jedoch zur UP noch keine Lehrkraft zugeteilt werden. Sofern die hierfür vorgesehene Lehrkraft bereits bekannt und in ASV vorhanden ist, wird diese im Regelfall mit UPZ 0 Stunden und Beschäftigungsverhältnis „nm“ („nicht melden“) im Lehrermodul verbucht.

Für die Unterrichtsstunden, die mit Mitteln zur eigenen Bewirtschaftung finanziert werden sollen, werden der Schule im Rahmen der Personalplanung keine Lehrkraft oder Mittel neu zugewiesen, weil davon ausgegangen wird, dass die Lehrkraft der Schule prinzipiell zur Verfügung steht und eigenständig über Mittel zur eigenen Bewirtschaftung finanziert wird. Deshalb darf diese Lehrkraft unter Datei → Unterrichtsplanung → Personalveränderungen nicht angefordert werden. Stattdessen wird der entsprechende befristete Vertrag direkt mit der Regierung abgeschlossen.

Budgetzuschläge für Musik

Zwei spezielle Budgetzuschläge für Musik (Additum Musik in der Oberstufe und Instrumentalunterricht der musischen Ausbildungsrichtung) werden nicht in der Liste der Budgetzuschläge geführt, sondern in eigens dafür vorgesehenen Feldern erfasst:

Für die Erteilung der Instrumentalstunde am Musischen Gymnasium erhalten die Musischen Gymnasien einen Zuschlag von 0,4 Wochenstunden pro Schüler der Musischen Ausbildungsrichtung; als Berechnungsgrundlage gelten ausschließlich die Schüler, die tatsächlich am Instrumentalunterricht der Schule teilnehmen. Daraus ergibt sich, dass dieser Zuschlag der Schule nur in dem Umfang zusteht, in dem tatsächlich auch die Instrumentalstunde (Buchung unbedingt als Fach Instrumentalunterricht (Ins)) eingerichtet wird. Es ist nicht zulässig, diese Budgetstunden für den sonstigen Pflicht- oder Wahlunterricht zu verwenden.

Wichtig: Der Budgetzuschlag für die musische Ausbildungsrichtung wird in der US abweichend von der UP nur dann berücksichtigt, wenn dem entsprechenden Unterricht auch Schüler zugeordnet sind. Zur Unterrichtsplanung ist der Zuschlag auf dem Reiter Stundenbudget im Feld Zuschlag musische Ausbildungsrichtung einzutragen. Zur Unterrichtssituation wird dieser Zuschlag aus dem bei den Lehrkräften gemeldeten Pflichtunterricht im Unterrichtsfach Instrumentalunterricht automatisch ermittelt. Zur US ist daher keine Eintragung mehr im o. g. Feld erforderlich bzw. möglich.