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Aufnehmen der Externen Prüflinge in die EX-QA-Klasse
1. Einrichten einer Prüfungsklasse
Legen Sie eine Klasse mit der Klassenart EX-QA für die Externen Prüfungsteilnehmer an, sofern noch keine im aktuellen Schuljahr existiert.
Achten Sie beim Anlegen der EX-QA-Klasse unbedingt darauf, dass für das folgende Schuljahr keine Zielklasse angegeben ist bzw. löschen Sie den dort vorbelegten Eintrag. Andernfalls werden die externen Prüflinge automatisch in das nächste Schuljahr versetzt und müssen manuell im Planungsschuljahr entfernt und anschließend im aktuellen Schuljahr erneut angelegt werden.
Legen Sie auf dem Reiter Klassengruppen den Bildungsgang und die Jahrgangsstufe fest. Ohne diese Eintragungen lässt ASV Sie die Klasse nicht abspeichern.
Auf dem Reiter Zeugnisse tragen Sie als einziges Zeugnis das Abschlusszeugnis, in diesem Fall den QUALI, mit dem Datum des entsprechenden Schuljahres ein. Als Unterzeichner wird der Schulleiter ausgewählt.
2. Einpflegen der externen Prüfungsteilnehmer
Nehmen Sie die externen Prüflinge in diese Klasse auf. Gehen Sie dabei wie bei der Aufnahme von anderen neuen Schülern vor.
Schüler aus anderen Schularten: Schüler aus Privatschulen, Gymnasien und Realschulen sind in ASD erfasst. Die Schüler müssen anhand der Personenmerkmale in ASD gefunden werden. Legen Sie diese nicht neu in ASD an, um Schülerdubletten zu vermeiden.
Ausnahmen sind Schüler, die erst nach dem 1. Oktober des aktuellen Schuljahres erstmals an einer bayerischen Schule aufgenommen wurden, oder ehemalige Schüler, die bereits vor Einführung der ASV (im Jahr 2014) die Schule verlassen haben.
Nur diese können als neuer Schüler in ASD angelegt werden.
Hinweis: Achten sie darauf, dass auch auf dem Reiter Anschriften alle relevanten Felder der Erziehungsberechtigten und des Schülers befüllt werden, die auch bei normalen Schülern bzw. Prüflingen aus der eigenen Schule gepflegt werden. Fehlende Angaben führen im Folgeschuljahr bei der US-Übermittlung zu Muss-Fehlern.
Im Schülermodul der externen Prüflinge sind die Reiter Schuljahr xx/yy und Erweiterungen ausgegraut. Der Reiter Ein-/Austritt unterscheidet sich deutlich von regulären Schülern.
Hier sind (1) Anmeldedatum, (2) Prüfungsbeginn, (3) Datum des Abschlusses/Ende der Prüfung und (4) Abschlussart zu pflegen.
Falls es sich bei den externen Prüflingen um Nichtschüler handelt, werden die hier angelegten Prüflinge bei der US im nächsten Oktober mit an ASD übermittelt.
Bitte überprüfen Sie deshalb bereits beim Anlegen, ob die Angaben auf dem Reiter Grunddaten bei Schulbesuch richtig sind und die gekennzeichneten Felder (1) bis (4) befüllt wurden.
Wichtige Angaben zum Schulbesuch:
Bei Externen Prüfungsteilnehmern, die derzeit eine andere Schule besuchen, setzen Sie bitte auf dem Reiter Grunddaten den Radio-Button in der ersten Option und geben sie die Schulnummer der anderen, besuchten Schule an.
Falls der Teilnehmer eine außerbayrische Schule besucht, setzen Sie den Radio-Button bitte in der Mitte. Falls Sie eine Schule im Schulverzeichnis anlegen, beachten Sie bitte, dass die Schule im Schulverzeichnis komplett befüllt ist!
Hinweis: Wenn es sich um einen Nichtschüler handelt, bitte den Radio-Button bei Externer Prüfungsteilnehmer besucht derzeit keine Schule (Nichtschüler) setzen.
Nach Aufnahme der Schüler können Sie den Bericht „QA - Anmeldung und Fächerwahl (andere Bewerber)“ ausdrucken und die Prüfungsfächer wählen lassen.
Ehemalige Schüler als externe Teilnehmer
Zum Erfassen von Schülern, die ausgetreten sind und dann als externe Prüfungsteilnehmer an der Prüfung teilnehmen möchten, sind folgende Schritte nötig:
Vor Abgabe der Abschlussprüfungen:
- Austrittsdatum entfernen
- Schüler per Sammelversetzung in QA-Extern-Klasse versetzen
Nach Abgabe der Abschlussprüfungen:
- Wenn das ursprüngliche Austrittsdatum nach dem 01.10. (Klasse im Schuljahr 20XX/YY: der 01.10.20XX) liegt, soll der ehemalige Schüler aus der EX-QA-Klasse wieder zurück in seine ursprüngliche Klasse versetzt und dort das ursprüngliche Austrittsdatum wieder angeben werden. Somit erfolgt eine Übermittlung zur nächsten US als Abgänger/Absolvent.
- Wenn das ursprüngliche Austrittsdatum vor/am 01.10. (Klasse im Schuljahr 20XX/YY: der 01.10.20XX) liegt, kann der ehemalige Schüler in der EX-QA-Klasse bleiben und es sollte ein Datum des Prüfungsende gesetzt werden. Somit erfolgt eine Übermittlung zur nächsten US als Nichtschüler (wenn dies im Reiter Grunddaten so gekennzeichnet wurde).