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Die Office-Schnittstelle

Seit ASV 1.26 gibt es eine Office-Schnittstelle.

Voraussetzung

ist

  • eine Client-Server-Installation von ASV und
  • Microsoft Word in der Version 2007 oder höher.

Erstellung einer Schablone in Word

Zunächst wird eine Schablone in Word erstellt. Diese könnte z.B. so aussehen:

Die Felder, die später durch Daten aus ASV ersetzt werden sollen, bekommen vorläufig einen Namen, z.B. «Anrede» (Achtung: nicht direkt in Word eintippen, sondern als Merge-Field einfügen!). Da diesem Namen später ein ASV-Feld zugeordnet werden muss, sollte er möglichst selbsterklärend sein. Erstellt werden sie unter Schnellbausteine → Feld → Merge-Field. Der Name (z.B. Anrede, in der Abbildung: Hallo) wird in der zugehörigen Maske als Feldname eingetragen.

In Word 2013 sieht das so aus:

Es öffnet sich ein Fenster:

Im Gegensatz zum Serienbriefgenerator von ASV kann hier mit einem bekannten Werkzeug gearbeitet werden.

Importieren der Word-Schablone in ASV

In der Berichtsbibliothek-Verwaltung (Datei → Verwaltung → Berichtsbibliothek, weißes Icon) kann diese Schablone jetzt in ASV importiert werden:

Modulbezogene Funktionen → Office-Schablone importieren

Blendet man im Navigator den Modus ein, wird dort auch angezeigt, dass es sich um eine Office-Schablone handelt.

Jetzt müssen noch die Datenfelder zugeordnet werden. Dazu wird in der Berichtsbibliothek-Verwaltung für die Schablone „Bearbeiten“ ausgewählt. Es öffnet sich ein Fenster, in dem die Merge-Fields aus Word angezeigt werden und ASV-Felder zugeordnet werden können. In diesem Fenster kann auch die Office-Schablone für den Bericht, z.B. bei kleinen Veränderungen, ausgetauscht werden.

Damit sind jetzt die Vorarbeiten erledigt.

Bericht verwenden

Der Bericht kann wie gewohnt verwendet werden:

  • Berichtsbibliothek-Auswertung (rotes Icon),
  • Schablone auswählen,
  • Datensätze bestimmen, dabei: Verzeichnis auswählen/anlegen, in dem die Datei gespeichert werden soll.

Tipp: Es sollte ein leeres Verzeichnis verwendet werden, wenn für jeden Datensatz eine eigene Datei erzeugt wird.

Es werden Word-Dateien erzeugt, die ganz normal weiter bearbeitet werden können.

Für den Druck können im entsprechenden Verzeichnis mehrere Dateien ausgewählt werden und mit rechter Maustaste –> „drucken“ in einem Arbeitsgang an den Drucker weiter gegeben werden.

Tipp: Bei bearbeitbaren Office-Vorlagen (dafür muss der Bericht evtl. zuerst exportiert und dann mit anderem Namen neu importiert werden) kann die „Ausführung je Datensatz“ deaktiviert werden: In der Berichtsbibliothek-Verwaltung (weißes Icon) gibt es unter Besonderheiten diesen Punkt, bei dem (im Bearbeitungsmodus) das Häkchen entfernt werden kann.

Dann werden alle Ausdrucke in einer Datei zusammengefasst. Nach meiner Beobachtung erfolgt dies alphabetisch.