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PKZ

Die Personenkennzahl (PKZ) wird durch das Kultusministerium für jede Lehrkraft eindeutig vergeben (im Gegensatz zur VIVA-Nummer, hier kann bei mehreren Dienstverhältnissen ggf. eine Lehrkraft mehrere VIVA-Nummern haben). Deshalb ist auf eine korrekte Führung der PKZ zu achten.

Die PKZ besteht aus

  • 2 Unterscheidungsziffern
  • 6 Ziffern für das Geburtsdatum, im Format TTMMJJ
  • 1 Prüfziffer

Buchstaben kommen innerhalb von PKZs nicht vor (SVS benutzt jedoch „temporäre PKZs“ mit Buchstaben). Bei unbekannter PKZ die beiden Unterscheidungsziffern und die Prüfziffer mit Leerzeichen aufzufüllen, war üblich im ASD-Altverfahren, ist jedoch in ASV/ASD-Neuverfahren nicht mehr möglich.

PKZ anfordern

Aufruf der Maske "PKZ-Anforderung"

Eine PKZ kann für eine Lehrkraft angefordert werden:

  • beim Anlegen einer neuen Lehrkraft (die dabei automatisch erscheinende PKZ-Anforderungsmaske kann aber auch abgebrochen werden)
  • oder durch Klick auf den Button „PKZ anfordern“​ (Modul Lehrkräfte,​ Reiter Person) - falls bisher noch keine PKZ vom ASD-Zentralsystem angefordert war (z. B. bei Dummy-Lehrkräften).
    Wurde für eine Lehrkraft bereits eine PKZ angefordert, so wechselt der Text des Buttons zu „Stammdaten anfordern“. Falls dann noch eine PKZ korrigiert werden muss: siehe PKZ-Probleme.

Maske "PKZ-Anforderung"

Vorgehen bei der PKZ-Anforderung

Falls nicht mindestens Vor- und Familiennamen, Geschlecht und Geburtsdatum der Person bekannt sind, wählen Sie den Button „abbrechen“. Sie können auch zu einem späteren Zeitpunkt mittels Button „PKZ anfordern“ diesen Prozess anstoßen.

Bitte achten Sie bei allen Schritten auf die korrekte Schreibweise der identifizierenden Merkmale, da die Lehrkraft sonst im Zentralsystem mit inkorrekten Daten geführt wird.

Das Vorgehen gliedert sich in folgende Schritte:

1. Person im ASD-Zentralsystem suchen

Ein Klick auf den Button „Person in ASD suchen“ löst die Suche im ASD-Zentralsystem aus. Bitte beachten Sie dabei die folgenden Hinweise; vgl. dazu den obigen Screenshot:

  • Kontrollieren Sie die angezeigten Daten nochmals (Tippfehler, Zahlendreher).
  • Bitte füllen Sie in der Suchmaske zunächst nur die Pflichtfelder
    • Familienname,
    • Vornamen,
    • Geschlecht
    • und Geburtsdatum aus, um die Treffermenge möglichst groß zu halten.
  • Arbeiten Sie bei der Suche bewusst mit sogenannten Wildcards: Z. B. Mar* findet alle Vornamen (insbesondere auch mehrere Vornamen), die mit Mar beginnen.
  • Bei Namensänderungen (z. B. Verheiratungen) befindet sich u. U. noch der vorhergehende Familienname im ASD-Zentralsystem. Suchen Sie daher ggf. auch diesen als Familiennamen.
  • Zum korrekten Erfassen insbesondere von Adelsprädikaten u. ä. siehe Namen einer Lehrkraft korrekt erfassen.
  • Schränken Sie erst anschließend die eventuell große Treffermenge gezielt durch Angabe weiterer Merkmale ein. Sollten nämlich von ASD mehr als 10 Treffer gefunden werden, dürfen diese aus Gründen des Datenschutzes nicht angezeigt werden.

Bei erfolgreicher Suche wählen Sie den passenden Listeneintrag durch einen Klick aus:

Die Buttons „PKZ übernehmen“ und „Stammdaten anfordern“ sind nun aktiv. Folgender Unterschied besteht zwischen den beiden Funktionen:

PKZ übernehmen PKZ übernehmen und Stammdaten anfordern
Erklärung Nur die PKZ wird übernommen, alle weiteren in ASV erfassten Merkmale bleiben bestehen. Die PKZ und die im Zentralsystem erfassten Stammdaten werden, falls vorhanden, nach ASV übernommen.
Die Stammdaten des Zentralsystems stammen aus VIVA im Fall staatlicher Lehrkräfte bzw. aus RELIS im Fall kirchlicher Lehrkräfte.
Anwendung empfohlen, falls: Die Stammdaten wurden bereits in ASV erfasst und gepflegt Eine neue Lehrkraft soll erstmalig in ASV aufgenommen werden.

Hinweis: Möglicherweise erhalten Sie Fehlermeldungen wie

Bitte folgen Sie in diesem Fall den dort beschriebenen Schritten.

Bitte prüfen Sie nochmals die vom Zentralsystem abgeholten Daten. Sollten Sie Zweifel an den Daten, insbesondere der PKZ haben, so wenden Sie sich bitte an das KM
(Vorgehen: siehe PKZ-Probleme).

2. Falls Suche in ASD nicht erfolgreich war: Neue PKZ anfordern

Falls auch nach mehrmaliger und gewissenhafter Suche gemäß 1. im ASD-Zentralsystem keine Lehrkraft gefunden werden kann, muss eine (zumindest für das ASD-Zentralsystem neue) PKZ angelegt werden:

  • Ersetzen Sie ggf. verwendete Wildcards wieder durch den Namen (z. B. Mar* → Maria).
  • Kontrollieren Sie die Eintrag nochmals auf mögliche Tippfehler bei Familien- oder Vornamen.
  • Klicken Sie auf den Button „neue PKZ anfordern“. Sie erhalten nochmals die folgende Rückfrage:


    Technischer Hintergrund:
    Dadurch wird in der sog. HASH-Datei nochmals nach Personen gesucht, die in anderen Datenbanken (z. B. ASD-Altsystem, Lehramtsprüfungen, Vorbereitungsdienste u. ä.) bereits bekannt sind, inkl. der dort vergebenen PKZs. Falls sogar diese Suche keine Treffer bringt, wird tatsächlich eine neue PKZ vergeben - und exakt die eingegebenen Daten (Vor-, Nach-, Geburtsname, -ort usw.) werden im ASD-Zentralsystem gespeichert.

  • Sie erhalten die Meldung „PKZ erfolgreich erzeugt“.

Nach Schließen des Dialogs sollte die Lehrkraft in ASV mit einer PKZ aufgenommen worden sein.

Möglicher auftretender Fehler: Fehlermeldung beim Anfordern eines neuen PKZ (HASH-Datei).

Bitte prüfen Sie nochmals die vom Zentralsystem abgeholten Daten. Sollten Sie Zweifel an den Daten, insbesondere der PKZ haben, so wenden Sie sich bitte an das KM (Vorgehen: siehe PKZ-Probleme).

Wenn die falsche PKZ eingetragen wurde

siehe PKZ ändern