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Datenhaltung in ASV
Es erreichen uns von Seiten der Sachaufwandsträger Anfragen bzgl. der Merkmale der Lehrkräfte und des nicht unterrichtenden Personals, die in ASV technisch erforderlich sind, um produktiv arbeiten zu können. Es besteht die Befürchtung, dass die Datenhaltung in ASV den gesetzlich vorgegebenen Rahmen, der in den Art. 113a und 113b des BayEUG festgelegt ist, zwingend übersteigt. Um hier Transparenz zu schaffen, finden Sie nachfolgend eine Übersicht über die zu erhebenden Merkmale mit einigen Erläuterungen.
Alle Merkmale, die in ASV verpflichtend zu erfassen sind bzw. die zur Wahrnehmung schulaufsichtlicher Aufgaben und/oder der Erstellung der Statistik erhoben und an das Zentralsystem (ASD) übermittelt werden, lassen sich auf die gesetzlichen Bestimmungen in Art. 113a/b BayEUG zurückführen. Über den Umfang der Datenhaltung über das gesetzlich vorgeschriebene Minimum hinaus geben die datenschutzrechtlichen Freigaben Auskunft. Für staatliche Schule gibt es hierzu eine landesweite Freigabe.
A. Minimal (technisch) erforderlicher Merkmalsumfang in ASV für Lehrpersonal
Dieser Mindestumfang beschreibt die Datenhaltung, welche die Erfassung einer Lehrkraft ermöglicht, ohne dass die in ASV integrierte Plausibilisierung fehlende Merkmale anmahnt. Ob damit eine Übermittlung an das Zentralssystem möglich ist, lässt sich pauschal nicht beantworten, da die Anforderungen im Einzelfall aufgrund der individuellen Konstellation variieren (vgl. Beispiel unten).
- Name
- Vorname
- Geschlecht
- Beschäftigungsart
- PKZ
- Geburtsdatum
- Rechtsverhältnis
- Lehramt
- ggf. Daten zu Zugang/ Abgang
- Daten zum Einsatz (UPZ, Unterricht, Anrechnungen)
- Staatsangehörigkeit
- Besoldungsgruppe
Abhängig vom Kontext (z.B. Einsatz) sind ggf. weitere Daten zu erfassen.
Dies sei am Beispiel der Funktion einer Lehrkraft erläutert. Grundsätzlich ist die Funktion in ASV technisch nicht erforderlich. Im Falle der Schulleitung sieht das BayEUG (Art. 113a) jedoch die Übermittlung der Information an die Schulaufsicht vor und das Merkmal ist zu erfassen. Fehlt es in ASV, können Sie trotzdem mit der Software weiterarbeiten. Bei der Vorbereitung der Datenübermittlung an ASD wird im Rahmen der Datenprüfung (Plausibilisierung) jedoch festgestellt, dass die Funktion der Schulleitung fehlt und ein Muss-Fehler verhindert den Datentransfer an das Zentralssystem. Spätestens zu diesem Zeitpunkt ist das Merkmal nachzutragen. Das gilt aber nicht für andere Funktionen (z.B. Fachbetreuung).
B. Gemäß Art. 113a und 113b BayEUG für das unterrichtende Personal sind wenigstens zu erfassen:
- Schule (Schulnummer)
- Personenkennziffer (PKZ)
- Name
- Vorname
- Geschlecht
- Geburtsdatum
- Staatsangehörigkeit
- Lehramt
- Rechtsverhältnis
- Arbeitgeber
- Dienstverhältnis, gültig von …
- Dienststelle
- Beschäftigungskategorie
- UPZ (Unterrichtspflichtzeit) max
- UPZ min
- Besoldungsgruppe
- UPZ individuell (sofern die Lehrkraft eingesetzt wird)
C. Gemäß Art. 113a und 113b BayEUG sind für das nicht unterrichtende Personal zu erheben:
- Schule (Schulnummer)
- Personenkennziffer (PKZ)
- Name
- Vorname
- Geschlecht
- Geburtsdatum
- Staatsangehörigkeit
- Rechtsverhältnis
- Arbeitgeber
- Dienstverhältnis, gültig von …
- Arbeitszeit
- Dienststelle
- Beschäftigungskategorie
- Einsatzart
- Dienststelle (bezogen auf Einsatz)
- Stunden
- Einsatz, gültig von …
Für detaillierte Informationen (z.B. Differenzierung staatliches/ nicht-staatliches Personal) wird an dieser Stelle auf die Artikel 113a und 113b der BayEUG verwiesen, die Sie unter anderem unter dieser URL einsehen können: BayEUG.