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Import der WinSD-Merker nach ASV

Viele Schulen nutzen die Merker in WinSD (Schülerfenster, Seite 5) intensiv, um beispielsweise zu speichern welche Schüler ein Schließfach an der Schule besitzen, bei welchen Schülern Fotos im Jahresbericht veröffentlicht werden dürfen usw.
Auch ASV besitzt die Möglichkeit, Merker bei den Schüler/innen zu speichern (Schülermodul, Tab „Erweiterungen“, Abschnitt „Merker“). Diese sind aber anders strukturiert als die WinSD-Merker:

  • WinSD ermöglicht die Speicherung von höchstens 4 Merkern je Schüler/in. Jeder dieser Merker kann aus einer eigenen Werteliste ausgewählt werden. Es gibt also vier verschiedenen Merker-Wertelisten.
  • ASV ermöglicht die Speicherung beliebig vieler Merker je Schüler/in. Alle diese Merker können aus derselben Merker-Werteliste ausgewählt werden. Es gibt also nur eine Merker-Werteliste.

Damit die vorhandenen WinSD-Merker nach ASV übernommen werden können, gibt es eine eigene Importschnittstelle. Sie ermöglicht es auch, die Merker-Wertelisteneinträge aus WinSD zu übernehmen, in das neue Format (eine Werteliste statt bisher vier) zu übertragen, nachzubearbeiten und in der ASV-Merkerwerteliste zu speichern.

1. Aufruf des Schnittstellenmoduls

Wählen Sie das Schnittstellenmodul über Datei / Verwaltung / Schnittstellen:

Auswahl des Schnittstellenmoduls

2. Start der Schnittstelle zum Import der WinSD-Merker

Selektieren Sie im Navigator rechts oben die Schule, für die Schülermerker importiert werden sollen. Wählen Sie dann darunter die Schnittstelle zum Import der WinSD-Merker aus und starten Sie sie durch Klick auf den Button „Starten“.

Start der Schnittstelle zum Import der WinSD-Merker

3. Auswahl des Ordners mit den WinSD-Altdaten

Die Schnittstelle ist in mehrere Schritte unterteilt, die Sie mit den Buttons „Weiter“ bzw. „Zurück“ ansteuern können. Im ersten Schritt muss der Schnittstelle mitgeteilt werden, wo der Ordner mit den WinSV-Altdaten liegt. Sie können denselben WinSD-Export nutzen wie bei der schon erfolgten Altdatenübernahme. Klicken Sie dazu auf den Button WinSD-Daten einlesen und wählen Sie im anschließend erscheinenden Dateiauswahldialog den Ordner mit den WinSD-Altdaten. Er hat üblicherweise den Namen „SCHUELER_13_14“ (je nach Schuljahr) und enthält u.a. die Dateien Z~SCHUEL.TXT und Z~SCH_IN.TXT, die für den Merkerimport benötigt werden.

Nach Auswahl des Ordners liest die Schnittstelle die Daten in den Arbeitsspeicher (noch nicht in die Datenbank!) ein und sucht zu jedem WinSD-Schüler den passenden Schüler in der ASV-Datenbank. Dieser Schritt kann wenige Minuten dauern.



4. Schülerzuordnung prüfen

Es erscheint der zweite Importschritt, bei dem die WinSD-Schüler/innen angezeigt werden, die Merker besitzen, zu denen aber keine entsprechenden Schüler/innen in ASV gefunden wurden (genauer: kein/e Schüler/in mit gleichem Familiennamen, Rufnamen und Geburtsdatum).

Für die in dieser Liste angezeigten Schüler/innen werden keine Merker übernommen.

5. Merkerzuordnung bearbeiten

Beim 3. Schritt des Merkerimports gilt es, die 4 Merker-Wertelisten aus WinSD zu einer Merker-Werteliste in ASV zusammenzufassen. Für jeden WinSD-Merkerwert muss also ein eindeutiger ASV-Merkerwert gefunden werden. Die Schnittstelle zeigt dazu jeden WinSD-Merkerwert in einer Tabelle an. In Spalte 4 - 6 können die vorgeschlagenen Kurzformen, Anzeigeformen und Langformen für die entsprechenden neu anzulegenden ASV-Merker durch Doppelklick in die weißen Tabellenzellen bearbeitet werden.

Es darf keine zwei ASV-Merkereinträge mit demselben ASV-Kürzel geben. Die Schnittstelle überprüft dies laufend und zeigt fehlerhafte Einträge ggf. rot an.

6. Merkereinträge in die ASV-Datenbank schreiben

Nach Klick auf den Button „Weiter“ im 3. Importschritt werden die Merkereinträge und die neuen Merker-Wertelisteneinträge in die ASV-Datenbank geschrieben.

Wir bitten um etwas Geduld, da dieser Schritt mehrere Minuten dauern kann. Der erfolgreiche Importvorgang wird durch ein entsprechendes Meldungsfenster bekanntgegeben.