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Export für MS Teams/Office 365

ASV unterstützt Sie durch einen Export Ihrer Schuldaten bei der Einrichtung Ihrer Schulgemeinschaft in Microsoft Teams und auch in Microsoft Office 365.

Bitte beachten Sie, dass die ASV-Exportdateien nicht zum Import von Benutzern auf der Seite https://www.office.com/ verwendet werden können. Dieser Import muss auf der Seite https://sds.microsoft.com/ (Microsoft School Data Sync) oder bei MNSpro Cloud durchgeführt werden (siehe auch unten).

Exportumfang

Der Export für MS Teams/Office 365 ist (in zwei Varianten - s.u.) so ausgelegt, dass

  1. für alle Lehrkräfte und für die Schüler im Datenbestand, die keinen entsprechenden Merker gesetzt haben (s.u.), Zugangsdaten generiert werden,
  2. für jedes Unterrichtselement in ASV je ein Team (Kurs) in MS Teams angelegt wird,
  3. jede Lehrkraft und jeder Schüler den Teams zugeordnet werden, denen sie auch in ASV zugeordnet sind.

Sie können vor der Durchführung des Exportvorgangs die Menge der Schüler, die Sie exportieren wollen, einschränken. Das kann hilfreich sein, wenn Nutzer nur für ausgewählte Jahrgangsstufen angelegt werden sollen oder von einzelnen Schülern keine Einwilligung vorliegt. Hierzu setzen Sie einen entsprechenden Merker bei den Schülern, die nicht im Export enthalten sein sollen. Der entsprechende Merker muss vom ASV-Administrator angelegt werden und exakt die Merkmale aufweisen, die im folgenden Screenshot abgebildet sind. Generelle Informationen zum Anlegen von Merker finden Sie hier.

Sofern Merker für größere Zahlen von Schülern, z. B. für alle Schüler einer oder mehrerer Jahrgangsstufen, gesetzt werden sollen, kann der Einsatz der Sammeländerung hilfreich sein.

Pflege der Unterrichtsdaten

Für vollständige und korrekt gebildete Teams ist es notwendig, in ASV die Unterrichtsdaten der Lehrkräfte und der Schüler auf aktuellem Stand zu bringen. Vor der Generierung der Exportdateien sollten daher gegebenenfalls die Unterrichtszuordnungen überprüft und aktualisiert werden.

Aktualisierung der Anwendungsdaten

Zudem empfiehlt es sich dringend, vor dem Start des Exportvorgangs die Anwendungsdaten zu aktualisieren, um die neueste Version des Exportmoduls zu verwenden.

Start des Exportvorgangs

Es werden zwei Export Varianten angeboten. Diese finden Sie im Modul Datei/Verwaltung/Schnittstellen unter dem Namen Export für MS Teams (2 Dateien) und Export für MS Teams (6 Dateien).

Die eigentliche Bedienung des Exports ist selbsterklärend: Sie müssen lediglich einen Speicherort für die Exportdateien in ihrem Dateisystem auswählen und den Export starten.

Die Frage bei der Variante mit zwei Dateien, wie gekoppelte Unterrichtselemente exportiert werden sollen, erklärt sich folgendermaßen:

Variante mit zwei Export-Dateien

Diese Variante ist für Schulen, die das Portal MNSpro Cloud zur Benutzerverwaltung nutzen, gedacht.

Diesen Export finden Sie in den Schnittstellen unter dem Namen Export für MS-Teams (2 Dateien). Das Ergebnis sind zwei verschiedene csv-Dateien:

  1. Lehrer.csv
  2. Schüler.csv

Wie die Namen der Dateien andeuten, enthält die erste Datei die Daten zu den Lehrkräften, insbesondere die Menge aller Unterrichtselemente, denen die Lehrkräfte zugeordnet sind. Die zweite Datei enthält hingegen die Schülerdaten und dabei insbesondere alle Unterrichte, an denen die jeweiligen Schüler teilnehmen. Dabei sind sowohl die Unterrichtselemente der Matrix als auch des besonderen Unterrichts enthalten.

Variante mit sechs Export-Dateien

Diese Variante ist für Schulen, die mit School Data Sync (SDS) unter sds.microsoft.com arbeiten, gedacht.

Diesen Export finden Sie in den Schnittstellen unter dem Namen Export für MS-Teams (6 Dateien). Das Ergebnis sind sechs verschiedene csv-Dateien:

  1. School.csv: Ihre Schule (Name und Nummer),
  2. Student.csv: Ihre Schüler/Innen,
  3. Teacher.csv: Ihre Lehrkräfte,
  4. Section.csv: die Unterrichtselemente (Matrix/besonderer Unterricht),
  5. TeacherToSection.csv: die Lehrer in den einzelnen Unterrichtselementen,
  6. StudentToSection.csv: die Schüler/Innen in den einzelnen Unterrichtselementen.

Benutzeranmeldung

Zur Anmeldung der Benutzer in MS-Teams werden eine Kennung (Benutzername) und ein Passwort benötigt, welche beim Export erzeugt werden. Im Folgenden wird beschrieben, wie diese Kennung und die Passwörter gebildet werden.

Initialpasswörter

Die Lehrer (Teacher.csv)- und Schülerexportdatei (Student.csv) der SDS-Variante enthalten Initialpasswörter. Diese dienen der erstmaligen Anmeldung und müssen im Rahmen dieser sowohl von den Lehrkräften also auch den Schülern individualisiert werden.

Die Passwörter haben folgendes Schema: #MSTeamsXXXX
XXXX ist hier eine vierstellige, zufällige Zahl, welche dem Schüler oder der Lehrkraft zur Erstanmeldung mitgeteilt werden muss.

Kennungen

Neben dem Passwort wird zur Anmeldung eine Kennung (Benutzernamen) benötigt, welche beim Export wiederum in der Lehrer- als auch Schülerexportdatei ausgespielt wird.

Die Bildung der Kennungen ist im Gegensatz zur Passwortbildung nicht zufällig, sondern unterliegt einem klaren Bildungsgesetz. Bei Schülern werden drei Elemente aneinandergefügt:

  1. die (maximal) ersten vier Buchstaben des Klassenbezeichners,
  2. die (maximal) ersten vier Buchstaben des Vornamens,
  3. die (maximal) ersten vier Buchstaben des Familiennamens.

Dabei enthalten Kennungen nur die Buchstaben A-Z bzw. a bis z und die Ziffern 0-9:
Umlaute werden umgewandelt etwa „Ä“ zu „Ae“ genauso wird aus „ß“ ein „ss“.
Zudem werden, nachdem die drei Teile zusammengeführt wurden, alle Sonderzeichen wie etwa è entfernt.

Wir betrachten zwei Beispiele:

  1. Der Schüler Max Mustermann besucht die Klasse 1a, sein Kennwort ergibt sich zu: 1aMaxMust. Hier sieht man, dass der Vornamen nur drei Buchstaben umfasst, es werden dementsprechend in der Kennung nur drei Buchstaben verwendet.

  2. Ein sehr komplizierter Fall ist der Schüler Äéhre Wißmann, er besucht die Klasse Ext_Int1.
    Seine Kennung ergibt sich zu ExtAehWiss. Dabeid wir zunächst im Vornamen das „Ä“ durch „Ae“ und das „ß“ im Familiennamen durch „ss“ ersetzt, man erhält dann Ext_AeéhWiss, schließlich werden die Sonderzeichen „_“ und „é“ entfernt und es ergibt sich final ExtAehWiss.

Die Kennungen für Lehrkräfte entsprechen denen für Schüler mit dem Unterschied, dass der Klassenbezeichner zu Beginn entfällt, die Kennung wird somit nur aus Vor- und Familiennamen erzeugt.