Amtliche Schulverwaltung

Importschnittstelle für Schülerstammdaten

Da manche Schulen externe Verfahren zur Schülerneuanmeldung benutzen, besitzt ASV eine Schnittstelle zum Import von Schülerstammdaten. Sie nimmt die Schülerdaten in Form einer XML-Datei entgegen, überprüft ihr Format und schreibt sie in die Datenbank.

1. Aufruf der Schnittstelle

Wählen Sie Datei / Verwaltung / Schnittstellen.

Aufruf der Schnittstelle zum Schülerstammdatenimport

2. Auswahl des Datenbereichs

Selektieren Sie im Naviagator des Schnittstellenmoduls (rechts oben!) die Schule, in die Schülerstammdaten importiert werden sollen sowie die Schnittstelle „Import von Schülerstammdaten“:

Selektieren von Schule und Schnittstelle

Starten Sie die Schnittstelle durch Klick auf den Button „Start…“ (rechts unten).

3. Auswahl der Importdatei

Es öffnet sich das Fenster zur Auswahl der XML-Datei, die die Schülerstammdaten enthält:

Fenster zur Auswahl der Datendatei

Klicken Sie auf „Datendatei auswählen…“. Es öffnet sich ein Dateiauswahldialog:

Dateiauswahldialog

Wählen Sie die Importdatei aus und klicken Sie auf „Öffnen“. Die Datei wird jetzt vom Programm in den Arbeitsspeicher eingelesen (noch nicht in die Datenbank!) und überprüft. Falls bei der Überprüfung Fehler in der Importdatei festgestellt wurden, werden diese in einem ausführlichen Meldungsfenster beschrieben:

Importdatei eingelesen, Fehler erkannt

Bitte notieren Sie sich im Fehlerfall die Fehlermeldung (Tipp: Fehlermeldung mit der Maus markieren und per Rechtsklick→Kopieren in die Zwischenablage!) und wenden Sie sich damit an den Hersteller des Programms, das die Importdatei generiert hat.
Falls keine Fehler festgestellt wurden, erhalten Sie eine kurze Meldung:

Importdatei eingelesen, keine Fehler erkannt

Nach Klick auf den Button „Weiter“ werden die Daten in die Datenbank geschrieben. Fehler/Hinweise werden ggf. im Bereich „Meldungen“ des folgenden Fensters angezeigt.

4. Abschluss des Imports

Nach Beendigung des Imports erscheint ein kleines Meldungsfenster:

Importende, Meldungsfenster

Nach Klick auf „OK“ im Meldungsfenster und „Fertig“ im Schnittstellenfenster schließt sich die Schnittstelle zum Schülerstammdatenimport.

5. Anmelden der Schüler am Zentralsystem

Nachdem Sie die Schülerdatensätze nochmals fachlich geprüft haben, melden Sie die Schüler bitte am Zentralsystem an.