Die Verarbeitung eines Schülers im ASD-Zentralsystem ist fehlgeschlagen. Die Fehlermeldung ist eigentlich ein Folgefehler und kann verschiedene Ursachen haben:

1. PL-Fehler: Schüler wurden durch eine Datenprüfung aussortiert, welche erst nicht bereits in ASV sondern erst im ASD-System einen Fehler identifiziert hat: Prüfen Sie, ob sich unter den Plausiquittungen auch solche befinden, die für Sie inhaltlich nachvollziehbar sind. Korrigieren Sie in diesem Fall die entsprechenden Daten.
   Plausifehler zu leeren Unterrichtselementen oder Klassengruppen sind in der Regel ebenfalls Folgefehler und können in diesem Zusammenhang ignoriert werden.
2. Schüler doppelt in ASD angelegt („Schülerdublette“): Charakteristisches Symptom für dieses Problem ist, dass sich bei den Transferquittungen Einträge finden, die folgendermaßen aussehen:
   • Datenobjekt-Name: UsSchuelerSvswAsd
   • Korrekturhinweis: javax.ejb.EJBTransactionRolledbackException: org.hibernate.exception.ConstraintViolationException: could not update: [com.hp.asd.domain.Schueler#12345]

Folgen Sie im letzteren Fall (Dubletten) der folgenden Anleitung.

Der Schüler wechselte z.B. nach der US 2013 von einer anderen Realschule oder Gymnasium an Ihre Schule. Bei der Aufnahme an Ihrer Schule wurde er bei der ASD-Suche mit falschen Suchparametern (z.B. falsches Geschlecht) gesucht, dadurch nicht gefunden und in ASD neu angelegt, so dass in ASD nun zwei nahezu identische Schüler existieren. Nun versuchen Sie, den Schüler mit inzwischen korrigierten Daten an ASD zu melden, was aber fehlschlägt, da ASD nun zwei völlig identische Schüler „sieht“.

Wenn es sich um einen Schüler der fünften Klasse am Gymnasium oder der Realschule handelt, kann es sein, dass durch Importe oder frühere Versuche, den Fehler zu korrigieren, ein Duplikat des Schülers in ASD angelegt worden ist.

Kurz umrissen sieht der Lösungsweg so aus, dass man den fehlerhaften Schüler zunächst aus der Klasse entfernt und dann den Schüler neu aus ASD holt. Bitte befolgen Sie die untenstehende Anleitung gewissenhaft, um Folgefehler zu vermeiden. In Einzelfällen kann es sein, dass dieser Lösungsweg nicht zu einer Lösung führt. Bitte kontaktieren Sie in diesem Fall das ASV-Team.

Verwenden Sie das Konsistenzprüfungstool → Datei/Verwaltung/Schnittstellen/Konsistenzprüfung ASV (allgemein), um verwaiste Schüler zu finden und zu löschen. Benutzen Sie hierfür die Funktion Schüler → ohne Klasse. Hilfe zum Konsistenztool allgemein finden Sie auf dieser Seite.

Wenn Sie bei diesem Analysevorgang am Ende die Meldung erhalten „Keine Korrekturen erforderlich“, sind verwaiste Schüler nicht der Grund für die Fehlermeldung. Fahren Sie in diesem Fall mit Punkt 2 fort.

Legen Sie eine ORG-Klasse „falsche Schüler“ (o.ä.) an und versetzen Sie den/die betroffenen Schüler mittels Sammelversetzung in diese Klasse. Notieren Sie sich vorher den besuchten Unterricht, denn dieser wird beim Versetzen in die ORG-Klasse gelöscht. Geben Sie ein Austrittsdatum vor dem 1.10. (ergänzen Sie später Abschluss, ausgetreten wohin).

Suchen Sie den Schüler erneut in ASD – diesmal mit den korrekten Daten – und nehmen Sie ihn in die Regelklasse auf. Bitte beachten Sie die folgenden Hinweise (hier die ausführliche Seite):

• Verwenden Sie in der Suche möglichst wenig Daten. Kürzen Sie Vor- und/oder Nachnamen mit einem * ab. Suchen Sie auch nach einem Schüler mit anderem Geschlecht, manchmal sind die Schüler in ASD fehlerhaft erfasst. Prüfen Sie auch, ob das Geburtsdatum stimmt und geben Sie ggf. an, dass nur das Geburtsjahr sicher ist oder Tag/Monat.
• Falls Sie bei der ASD-Suche 2 Treffer erhalten, erkennen Sie den „richtigen“ Schüler daran, dass er sich nicht in einer Ihrer Klassen befindet (letzte Spalte in der Trefferliste).
• Wenn Sie nur einen Datensatz finden, darf dieser nicht bereits Ihrer ORG-Klasse zugeordnet sein. Wenn dies der Fall ist, haben Sie erneut den „falschen“ Datensatz gefunden.
• Verwenden Sie in der Suche möglichst wenig Daten. Kürzen Sie Vor- und/oder Nachnamen mit einem * ab. Suchen Sie auch nach einem Schüler mit anderem Geschlecht, manchmal sind die Schüler in ASD fehlerhaft erfasst. Prüfen Sie auch, ob das Geburtsdatum stimmt und geben Sie ggf. an, dass nur das Geburtsjahr sicher ist oder Tag/Monat.
• Wenn Sie den Schüler in ASD, aber mit dem falschen Geschlecht finden, übernehmen Sie zunächst den Schüler so, wie er aus ASD kommt. Sie können nach dem Abgleich mit ASD das Geschlecht korrigieren.
• Legen Sie auf keinen Fall den Schüler neu in ASD an. Sie erzeugen damit weitere Dubletten in ASD und weitere Fehler.
• Falls Sie nur den Schüler sehen, den Sie eben in die ORG-Klasse versetzt haben, nehmen Sie Kontakt zur abgebenden Schule auf und bringen Sie so in Erfahrung, mit welchend Daten diese Schule seinerzeit den Schüler gemeldet hatte.

Wenn obenstehende Hinweise nichts helfen, setzen Sie sich bitte mit dem ASV-Team in Verbindung.

Übertragen Sie die Eintritts- und Unterrichtsdaten vom „falschen“ auf den neu aufgenommenen, „richtigen“ Schüler.

Der „falsche“ Schüler in der ORG-Klasse sollte ein Austrittsdatum bekommen. Dieses muss vor dem 01.10.2014 liegen, da es sonst weiter zu Fehlermeldungen kommt. Der Schüler wird so auch beim Anlegen des nächsten Schuljahres nicht mit ins Planungsschuljahr übernommen.

Es kann vorkommen, dass trotz anscheinend erfolgreicher Bereinigung der Schüler und Auffinden ohne Klassenangabe in ASD der Fehler erneut wieder auftritt. Dann ist es unumgänglich die Anleitung im unten stehenden Punkt „Schüler wird wirklich nicht in ASD gefunden“ zu befolgen. Die neu aus ASD übernommenen Schüler werden wieder in die ORG-Klasse versetzt. Danach werden sie über das Konsistenzprüfungstool gelöscht (s.u.).

Wenn danach in ASD zwei Datensätze ohne Klassenangabe gefunden werden, empfiehlt es sich, den oberen Datensatz zu verwenden.

Sie finden den Schüler in ASD (Feld „Klasse“ ist leer), übernehmen den markierten Datensatz, aber der Schüler taucht nicht in der Klasse auf.

1. Gehen Sie ein Schuljahr zurück und prüfen Sie, ob Sie den Schüler da finden (in der entsprechenden Klasse). Wenn ja, entfernen Sie das Austrittsdatum und versetzen Sie den Schüler in das aktuelle Schuljahr in die gewünschte Klasse. Bereinigen Sie ggf. die Laufbahn-Einträge beim Schüler.
2. (!) Nur wenn 1. nicht geklappt hat: Führen Sie mit dem Konsistenzprüfungstool die Prüfung Schüler → alle Schuljahre aus und prüfen Sie, ob der Schüer versehentlich im letzten Schuljahr angelegt wurde. Ist dies der Fall, können Sie ihn per Sammelversetzung in das aktuelle Schuljahr und die gewünschte Klasse versetzen.
3. Suchen Sie mit dem Konsistenzprüfungtool nach Schüler → ohne Klasse. Wenn Sie den Schüler dort finden, löschen Sie diesen Schüler.

Wenn trotz sehr weichen Suchparametern der Schüler nicht in ASD gefunden wird, sondern nur der bereits vorhandene Schüler in der ORG-Klasse, dann hilft folgender Lösungsweg, der jedoch ausschließlich als allerletzte Option zu betrachten ist.

1. gehen Sie zum Schüler in der ORG-Klasse und setzen Sie die folgenden Felder um ein Jahr zurück (so dass sie im vergangenen Schuljahr liegen)
   • Anmeldedatum
   • Eintrittsdatum
   • Austrittsdatum
2. Der Schüler „verschwindet“.
3. Suchen Sie den Schüler mit dem Konsistenzprüfungstool unter Schüler → ohne Klasse und löschen Sie ihn.
4. Jetzt sollten Sie den Schüler in ASD finden. Übernehmen Sie den Datensatz und pflegen Sie die Daten wie Eintrittsdaten und Unterricht nach.

Es kann vorkommen, dass im Zuge der Korrekturmeldung der US erneut oder erstmals ein „Schüler X ist nicht an Schule Y“-Problem auftritt.

Die Ursache ist dabei die gleiche, wie oben beschrieben. Bei der Erstmeldung der US war der Fehler jedoch noch unbemerkt und die Meldung lief durch. Nun wurde aber im Zeitraum zwischen Erstmeldung und Korrekturmeldung der Fehler bemerkt und (wahrscheinlich vom Sekretariat) korrigiert. Dies kann mit Hilfe des Wecker-Symbols verifiziert werden. Es sollte sich - um beim Beispiel mit dem falschen Geschlecht zu bleiben - im fraglichen Zeitraum ein Eintrag finden, bei dem das Geschlecht des Schülers geändert wurde.

Nun wird der Schüler bei der Korrekturmeldung mit korrigierten Daten an ASd gemeldet und ist nun identisch mit dem Datensatz des urspünglich vom GY gemeldeten Schüler, worauf ASD die „Annahme verweigert“. Es kommt zu dem bekannten „Schüler nicht an Schule“-Fehler.

Es ist also kein „neuer“ Fehler, er wurde lediglich durch die zwischenzeitliche Korrektur erst sichtbar.

Geht man nach obiger Anleitung vor, während man sich im Statistik-Schuljahr befindet, laufen die Daten zwar in ASD in den „richtigen“ Schüler, man kann diesen aber anschließend nicht in das aktuelle Schuljahr versetzen.

1. Falls der „richtige“ Schüler in der Statistik-Scheibe bereits angelegt wurde: Dort wieder löschen (rotes Kreuz)
2. Rückabwickeln der Datenkorrektur beim Schüler, die die Dublette und damit den Fehler in ASD erzeugt (im Beispiel: Zurückändern auf das falsche Geschlecht). Zum Identifizieren der Änderung: Sekretariat fragen oder den „Wecker“ bemühen.
3. Ggf. Zurücksetzen des Schülers von der ORG-Klasse „Falsche Schüler“ in die Regelklasse und Versorgung mit Unterricht
4. Korrekturmeldung absetzen
5. Nun im aktuellen Schuljahr die Korrektur erneut nach obiger Anleitung durchführen.