Amtliche Schulverwaltung
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Organisation der Schülerneuerfassung in ASV

Technische und organisatorische Rahmenbedingungen

Da ASV nur in einem geschützten Verwaltungsnetz betrieben werden sollte, steht teils eine begrenzt Anzahl an Arbeitsplätzen zur Verfügung. Dies muss bei der Organisation berücksichtigt werden, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten.

Für die Neuerfassung von Schülern muss derzeit eine Verbindung zum Zentralsystem aufgebaut werden, um die Schülersuche durchzuführen und eine eindeutige Zuordnung jedes Schülers über verschiedene Schularten zu gewährleisten. Dieser Prozess dauert in der Regel nur wenige Sekunden und bietet den wesentlichen Vorteil, dass Schülerdaten direkt aus dem Zentralsystem abgeholt werden können.

Da die Schülerneuerfassung in ASV im kommenden Schuljahr durchgeführt wird, sollte auch der Prozess Neues Schuljahr anlegen bereits durchgeführt worden sein. Ein Erfassung im laufenden Schuljahr ist zwar technisch möglich, aber nicht sinnvoll (Anmelde- und Eintrittsdatum liegt in der Zukunft) und führt zudem zu fehlerhaften Daten im Rahmen der folgenden Oktoberstatistik (falsche Jahrgangsstufe im Vorjahr).

Alternative 1: Erfassen über Modul Schüler ...neuer Datensatz

Bite dieser Anweisung -Schüler im laufenden Schuljahr neu erfassen- folgen.

Alternative 2: Erstellung einer Neuerfassungsmaske

Für die Erfassung wird zunächst eine Neuerfassungsmaske angelegt (siehe hier).

Mit Hilfe der vorgefertigten Elemente können individuell je nach Schulart die benötigten Informationen zusammen gestellt werden.

Tipps und Tricks

Vorbelegung

Für eine effektive Erfassung der Schüler sollte in der Neuerfassungsmaske mit Vorbelegungen gearbeitet werden.

Aktivieren der Vorbelegung durch Doppelklick!

Beispiel:

Dies spart Zeit und setzt trotzdem die gewünschten Werte bei einem Schüler.

Folgende Informationen müssen im Rahmen der Erstellung der späteren US eingetragen sein:

  • Eintritt in Grundschule (Prüfung auf Schulpflicht)
  • besuchte Jahrgangsstufe / Schulart am Stichtag

Klasse Neu

Falls die genaue Struktur der Klassen noch nicht bekannt sein sollte, sollten die Schüler zunächst in einer ORG-Klasse Neu erfasst werden.

Nach Abschluss der Erfassung können die Schüler in die geweilige Regelklasse bzw. Klassengruppe versetzt werden.