Amtliche Schulverwaltung
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Organisation der Schülerneuerfassung in ASV

Technische und organisatorische Rahmenbedingungen

Da ASV nur in einem geschützten Verwaltungsnetz betrieben werden sollte, steht teils eine begrenzt Anzahl an Arbeitsplätzen zur Verfügung. Dies muss bei der Organisation berücksichtigt werden, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten.

Für die Neuerfassung von Schülern muss derzeit eine Verbindung zum Zentralsystem aufgebaut werden, um die Schülersuche durchzuführen und eine eindeutige Zuordnung jedes Schülers über verschiedene Schularten zu gewährleisten. Dieser Prozess dauert in der Regel nur wenige Sekunden und bietet nach der Produktivsetzung der Grund-/Mittelschulen auch den wesentlichen Vorteil, dass Schülerdaten direkt aus dem Zentralsystem abgeholt werden können. Dies wird in Zukunft eine große Vereinfachung bei der Einschreibung darstellen.

Da die Schülerneuerfassung in ASV im kommenden Schuljahr (derzeit 2017/2018) durchgeführt wird, sollte auch der Prozess „Neues Schuljahr anlegen“ bereits durchgeführt worden sein. Ein Erfassung im laufenden Schuljahr ist zwar technisch möglich, aber nicht sinnvoll (Anmelde- und Eintrittsdatum liegt in der Zukunft) und führt zudem zu fehlerhaften Daten im Rahmen der folgenden Oktoberstatistik (falsche Jahrgangsstufe im Vorjahr).

Erstellung einer Neuerfassungsmaske

Für die Erfassung wird zunächst eine Neuerfassungsmaske angelegt (siehe hier).

Mit Hilfe der vorgefertigten Elemente können individuell je nach Schulart die benötigten Informationen zusammen gestellt werden.

Umgebung mit Merkern

ASV bietet mit Hilfe der sogenannten Merker eine gute Möglichkeit, bestimmte Informationen bei einem Schüler zu hinterlegen.

Um einen neuen Eintrag in der Werteliste Merker anzulegen, geht man folgenermaßen vor:

  1. Einloggen als Administrator der Schule
  2. den Eintrag Datei → Verwaltung → Werteliste pflegen aufrufen
  3. Legen Sie einen neuen Eintrag in der Werteliste Merker an



Für dieses Vorgehen sind vielfältige Anwendungsmöglichkeiten denkbar, beispielsweise:

  • besuchte Grundschule / Klasse (zusätzlich zu den Boardmitteln von ASV)
  • besondere Fähigkeiten oder Fertigkeiten
  • Notenschnitte

Tipps und Tricks

Vorbelegung

Für eine effektive Erfassung der Schüler sollte in der Neuerfassungsmaske mit Vorbelegungen gearbeitet werden.

Aktivieren der Vorbelegung durch Doppelklick!

Beispiel:

Dies spart Zeit und setzt trotzdem die gewünschten Werte bei einem Schüler.

Folgende Informationen müssen im Rahmen der Erstellung der späteren US eingetragen sein:

  • Eintritt in Grundschule (Prüfung auf Schulpflicht)
  • besuchte Jgstufe / Schulart am Stichtag
Organisationsklasse

Falls die genaue Struktur der Klassen noch nicht bekannt sein sollte (da diese beispielsweise von der Fächerwahl der Schüler abhängt), sollten die Schüler zunächst in einer Organisationsklasse erfasst werden.

Nach Abschluss der Erfassung können die Schüler in die geweilige Regelklasse bzw. Klassengruppe versetzt werden.

Fremdsprachenwahl

Falls nur eine immer gleiche Fremdsprachenwahl erfasst werden muss (zum Beispiel Englisch) muss dieser Eintrag im Rahmen der Ersterfassung nicht erfasst werden. Dies kann über das Modul Schüler-Fächerwahl zeitsparend nachgezogen werden (es werden dabei sowohl die Fremdspracheneinträge als auch die Zuordnung zum Unterricht -falls eindeutig- zugeordnet.

Falls unterschiedliche Fremdsprachenwünsche erfasst werden sollen, trägt man die Wünsche entweder

  • sofort unter den Laufbahndaten (Fremdsprache) ein oder
  • nachgelagert über das bereits erwähnte Modul Schüler → Fächerwahl nach oder
  • setzt einen geeigneten Merker (dies bringt aber eher Mehrarbeit)

Beispiel: Ein derzeitiger 4.Klässler will an einem Gymnasium als 1. Fremdsprache E, als 2. Latein.

  1. Start der Neuaufnahme von Schülern (Datei → Schüler → Neuaufnahme-Erfassungsmodus)
  2. Schüler im Zentralsystem suchen (und übernehmen)
  3. Weitere Merkmale in der Maske aufnehmen
  4. Wechsel ins Modul Schüler → Laufbahn und weitere Einträge ergänzen (Modul jeweils geöffnet lassen)
  5. Eintrag von Merkern
  6. Wechsel in die Neuaufnahmemaske zur Erfassung des nächsten Schülers
Ganztägige Betreuung
Probeunterricht

Wichtige / notwendige Einträge im Hinblick z.B. auf die US