Amtliche Schulverwaltung
Sie befinden sich hier: start » alle » schueler » erfassung

Schüler neu erfassen / Schüler neu anlegen

Schülerdaten von Schülern, die bereits an einer anderen bayerischen Schule erfasst wurden, liegen bereits in ASD vor und sollten von dort abgeholt bzw. gefunden werden. Dies ist etwa bei einem Wechsel von einer Grundschule in Bayern an eine Mittel-, Realschule oder ein Gymnasium oder ein Förderzentrum in Bayern der Fall. Bevor Sie nach einer erfolglosen Suche einen neuen Datensatz in ASD erfassen, sollten Sie den Kontakt zu einem Ihrer ASV-Multiplikatoren suchen. Dadurch verhindern wir die Erzeugung von Schülerdubletten.

Variante 1: Schülerdatensatz in ASD suchen

Suche aus dem Schülermodul

Neue Schüler können im Schülermodul angelegt werden. Den Beginn dieses Vorgangs bildet die Suche des Schülers in ASD und zwar unabhängig davon, ob dieser Schüler bereits in ASD erfasst wurde oder nicht.



Im Suchformular tragen Sie möglichst genau Familiennamen, Vornamen, Geburtsort und das Geburtsdatum des Schülers ein und starten die Suche, indem Sie die Schaltfläche Suche in ASD starten betätigen.
Eine Benutzung von Wildcards ist bedingt nützlich, das Geburtsdatum kann über die Auswahlbox etwa auf das Jahr eingeschränkt werden.

Immer wieder wurden im Rahmen der Qualitätssicherung von Schulen Schwierigkeiten bei der Schülersuche gemeldet: Deshalb wurde die Schülersuche überarbeitet und das eingesetzte Suchverfahren so angepasst, dass künftig unschärfer gesucht wird. Es werden nun auch Treffer angezeigt, die keine vollständige Übereinstimmung mit den eingegebenen Suchkriterien bieten, insbesondere werden damit mehr Treffer als in der alten Schülersuche angezeigt. Konkret wurde der Algorithmus der Schülersuche in ASV dabei so modifiziert, dass Ihnen nun eine Liste von Schülern ausgegeben wird, die ähnlich zu den eingegebenen Kriterien sind. Es werden Ihnen bis zu 10 Treffern angeboten, die nach absteigender Ähnlichkeit sortiert sind.

Wenn Sie einen der gefundenen Schüler markieren, können Sie diesen mit dem Button Markierten Datensatz erfassen in Ihre ASV-Installation übernehmen. Sofern keiner der angebotenen Treffer den korrekten Schüler darstellt, können Sie mit dem Button Neuer Schüler in ASD einen neuen Schüler mit den von Ihnen angegebenen Merkmalen anlegen.

Achtung: Bei der Auswahl der Schüler aus der Menge der gefundenen Kandidaten ist große Sorgfalt notwendig. Sind die Abweichungen zu groß, entspricht möglicherweise keiner der Kandidaten Ihrem Schüler und Sie müssen einen neuen Schüler in ASD erfassen.

Entsprechungen, die in mehreren Merkmalen deutlich abweichen, deuten auf eine Neuerfassung hin. Unterschiedliche Schreibweisen oder eine unterschiedliche Notation des Geburtsorts sprechen hingegen für eine Übernahme des gefundenen Schülers, etwa Sarah im Vornamen anstatt Sara oder Neumarkt i.d. Oberpfalz beim Geburtsort anstatt Neumarkt in der Oberpfalz.

Suche aus der ASD-Schnittstelle

Bei der Anmeldung von Schülern über die ASD-Schnittstelle werden alle Schüler automatisch angemeldet, die von Ihnen noch nicht bei ASD angemeldet wurden (z.B. nach Import aus einem Fremdverfahren).


Dabei wird am Ende des Anmeldevorgangs eine Liste von Schülern angezeigt, für die keine automatische Zuordnung des ASV-Schüler-Datensatzes zu einem Datensatz in ASD möglich war. Wenn Sie in der linken Tabelle einen Schüler wählen, werden in der rechten Tabelle die zugehörigen Treffer aus ASD angezeigt.
Merkmale, die von den Suchkriterien abweichen, werden dabei farbig (gelb) markiert.

Mit der Schaltfläche Neuer Schüler in ASD anlegen wird ein Schüler mit den in der linken Tabelle markierten Merkmalen in ASD angelegt. Für Erstklässler ist das die Option Neuer Schüler in ASD anlegen die Regel. Eine Außnahme bilden Erstklässler, die im Vorjahr bereits erfasst und trotz Rückstellung an ASD angemeldet wurden.
Mit der Schaltfläche Schüler übernehmen können Sie den aktuell links markierten Schüler aus dem Datenbestand von ASV (Ihrer Schule) mit den Daten der rechten Liste (vorhanden in ASD) übernehmen.
Achtung: Bei der Auswahl der Schüler aus der Menge der gefundenen Kandidaten ist große Sorgfalt notwendig. Sind die Abweichungen zu groß (anderes Geburtsdatum, Nachname etc.), entspricht mit großer Wahrscheinlichkeit keiner der Kandidaten Ihrem Schüler und Sie müssen einen neuen Schüler in ASD erfassen.
Lesen Sie hierzu auch: Schüler an ASD anmelden

Variante 2: Neuerfassung im Designmodus

Sollte die Neuerfassung von Schülern im Designmodus gewünscht sein, so folgen Sie bitte folgender Anweisung: Organisation der Schülerneuerfassung in ASV

Variante 3: Schülerstammdatenimport

Es ist auch möglich die Schüler an der abgebenden Schule in eine Exceldatei zu exportieren und an der aufnehmenden Schule wieder zu importieren.