Amtliche Schulverwaltung
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Pflege der Schullaufbahn in den Schularten

Für die Pflege der Schülerlaufbahn im laufenden Betrieb nutzen Sie bitte die schulartspezifischen Artikel:

Datenpflege nach Altdatenübernahme aus WinSD

Während in WinSD lediglich die wiederholten Jahrgangsstufen mit dem jeweiligen Wiederholungsgrund geführt wurden, wird in ASV die komplette Laufbahn eines Schülers protokolliert. Allerdings ist diese Liste (zu finden auf dem Reiter Laufbahn im Modul Schüler) nach der Altdatenübernahme meist lückenhaft. Die Art und der Umfang der Protokollierung unterscheidet sich grundlegend vom Altverfahren, was Nachpflegearbeiten mit sich bringt. Sie müssen jedoch nicht die kompletten Laufbahndaten der Schüler nachpflegen – lediglich die wiederholten Jahrgangsstufen sind nach der Altdatenübernahme einzutragen, um ggf. entscheiden zu können, ob der Schüler einem Wiederholungsverbot nach BayEUG unterliegt.

Der Screenshot zeigt beispielhaft eine (bereits überarbeitete) Laufbahn:

Erläuterung:
Der Schüler wiederholte im Schuljahr 10/11 am Gymnasium die 8. Jgst. (Pflicht) und wechselte zum Schuljahr 12/13 von der 9. Jgst. des Gymnasiums in die 9. Klasse an der Realschule. In der WinSD wäre in diesem Szenario aus Sicht der Realschule bei den Wiederholungen 8A und 9H einzutragen gewesen. Der Schüler hat demnach die Höchstausbildungsdauer der Realschule erreicht und unterliegt somit dem Wiederholungsverbot nach Art. 55 BayEUG.

Die Schullaufbahndaten zeichnen immer das Bild der zum jeweiligen Zeitpunkt besuchten Schulart (im Beispiel: 10/11 – Wiederholung/Pflicht) und nicht die Sicht der aktuellen Schulart!

Für ein evtl. vorliegendes Wiederholungsverbot sind folgende Merkmale maßgeblich:

  • Wurde eine frühere (Pflicht-)Wiederholung an der gleichen Schulart wie die aktuelle absolviert? (WinSD: A)
  • Wurde bei einem Schulartwechsel die gleiche Jahrgangsstufe nochmalig besucht (WinSD: S, B oder H). Wichtig dabei ist die Schulart der Herkunftsschule.
  • Wurde eine Wiederholung bzw. ein Rücktritt freiwillig (WinSD: F, R) oder unfreiwillig durchgeführt (WinSD: P, X, Y)
  • Sonderfall: Wiederholung/Rücktritt aus besonderen Grunden nach BayEUG (WinSD: Z, K)

Einige Wiederholungen und Wiederholungsgründe werden im Rahmen der Altdatenübernahme übernommen, sie müssen jedoch in den meisten Fällen überarbeitet werden. Hierzu ist es sinnvoll, sich eine Liste der Wiederholungen aus der WinSD auszudrucken.

Wiederholer-Übersicht aus WinSD

  1. Laden Sie sich die zip-Datei mit dem WinSD-Bericht sowie der besonderen Auswahl herunter und entpacken Sie die enthaltenen Dateien S_FORMAT.DAT und ASV-SCHÜLER MIT WIEDERHOLUNGEN.PRN
  2. Import des Suchformats „ASV-Wiederholer“
    1. Kopieren Sie die Datei S_FORMAT.DAT in den Unterordner sd Ihrer WinSV-Installation (z.B. C:\WinSV\sd).
      Benennen Sie eine evtl. bereits vorhandene Datei gleichen Namens vorher um.
    2. Aktivieren Sie das Pflegemenü (Datei – Pflegemenü)
    3. Menü Pflege – Export/Import andere Daten – Import Suchformate aus S_FORMAT.DAT
    4. Importieren Sie das Suchformat ASV-Wiederholer durch Klick auf Importieren und beantworten Sie die Frage im nächsten Dialog („Import beenden?“) mit JA
  3. Import der Definierten Liste ASV-Schüler mit Wiederholungen
    1. Menü Auswertungen – Definierbare Listen
    2. Klicken Sie auf Listendatei und anschließend auf Listen importieren.
    3. Wählen Sie die zuvor entpackte Liste ASV-SCHÜLER MIT WIEDERHOLUNGEN.PRN aus und klicken Sie auf Import. Den anschließenden Importbericht können Sie schließen.
  4. Drucken der Wiederholer-Übersicht
    1. Menü Auswertungen – Definierbare Listen
    2. Klicken Sie auf Listendatei, suchen Sie die zuvor importierte Liste ASV-Schüler mit Wiederholungen, wählen Sie sie mit Doppelklick aus und klicken Sie auf die Schaltfläche Zurück mit o.a. aktueller Liste
    3. Wählen Sie alle Klassen aus und drucken Sie die Liste

Überarbeitung der Daten in ASV

Arbeiten Sie die zuvor aus WinSD ausgedruckte Liste am besten klassenweise ab. Die folgende Übersicht zeigt exemplarisch die jeweils relevanten Eintragungen in der Schullaufbahn. Die zu ändernden Daten sind fett gedruckt.

Das Datum des übernommenen Eintrags ist in der Regel das Datum der Altdatenübernahme.
Tragen Sie als Datum den ersten Tag des jeweiligen Schuljahres ein, der Eintrag in der Spalte Schuljahr wird dann automatisch ausgefüllt.

Merkmal
in WinSD
BedeutungRechtsgrundlage
BayEUG
BemerkungEintrag in der Schülerlaufbahn
DatumSchuljahrSchuleJGSt.KL.-GruppeGrund für ÄnderungZusatzinfo
P Pflichtwiederholung an der eigenen SchulartArt. 53 und 55 1.8.20112011/12ST RS Musterhausen8 Wiederholenpflicht
F Freiwillige Wiederholung an der eigenen SchulartArt. 55 1.8.20112011/12ST RS Musterhausen8 Wiederholenfreiwillig
K Wiederholung aus besonderen Gründen an der eigenen SchulartArt. 55 Dies entspricht im wesentlichen einer freiwilligen Wiederholung. Jedoch sollte die Information, dass die Wiederholung aus besonderen Gründen (meist: Krankheit) stattfand, nicht verloren gehen, um evtl. später im Falle des Überschreitens der Höchstausbildungsdauer eine Ausnahmegenehmigung erwirken zu können.1.8.20112011/12ST RS Musterhausen8 Wiederholenbes. Gründe
R Freiwilliger Rücktritt an der eigenen SchulartArt. 55 15.12.20112011/12ST RS Musterhausen8 Rücktrittfreiwillig
B Pflichtwiederholung bei Schulartwechsel unter Anrechnung auf die HöchstausbildungsdauerArt. 55 1.8.20112011/12ST RS Musterhausen8 Schulartwechselpflicht
H Wiederholung bei Schulartwechsel unter Anrechnung auf die HöchstausbildungsdauerArt. 55Wird aus WinSD nicht übertragen und muss vollständig nachgetragen werden.1.8.20112011/12ST RS Musterhausen8 Schulartwechselfreiwillig
S Wiederholung bei Schulartwechsel ohne Anrechnung auf die HöchstausbildungsdauerNur bei Übertritt aus der Regelklasse der MS, nicht bei Übertritt aus M-Klasse 1.8.20132013/14ST RS Musterhausen5 Schulartwechselsonstig
A Wiederholung an anderer Schulart unter Anrechnung auf die Höchstausbildungsdauer Art. 55Hier muss die damalige Schule eingetragen werden!
Ob es z.B. am Gymnasium eine freiwillige oder eine Pflichtwiederholung war, spielt im Nachgang aus Sicht der jetzigen Schulart keine Rolle. Es ist in jedem Fall nur der Art. 55 relevant.
1.8.20112011/12ST GY Testberg8 Wiederholenpflicht
X Probezeit nach Schulartwechsel nicht bestandenKein Art., wenn von MS (Regelklasse), sonst Art. 55 1.8.20112011/12ST RS Musterhausen8 Rücktrittsonstig (von MS, Regelklasse)
freiwillig (ansonsten)
Y Probezeit nach Vorrücken auf Probe (GSO/RSO) nicht bestandenArt. 53 und 55Schüler zählt als Wiederholungsschüler 1.8.20112011/12ST RS Musterhausen8 Rücktrittpflicht
Z Probezeit nach Vorrücken auf Probe (Art. 53(6) Satz 2 BayEUG) nicht bestandenArt. 55Schüler zählt nicht als Wiederholungsschüler. Siehe Bemerkung zu „K“ 1.8.20112011/12ST RS Musterhausen8 Rücktrittbes. Gründe