Amtliche Schulverwaltung
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Schule in ASV anlegen

Voraussetzung ist, dass die Installation von ASV vollständig abgeschlossen ist (ASV-Server und mindestens ein ASV-Client).

Bei einer regional-zentralen Installation (Betrieb des DSS durch den Sachaufwandsträger für mehrere Schulen) ist dieser Schritt durch den Sachaufwandsträger zu erledigen. Der Schule werden dann nur die Kennung und das Passwort des ASV-Schuladministrators mitgeteilt.

Schule anlegen

Bevor Sie Ihre aus den Altprogrammen exportierten Daten in die ASV importieren können, muss ASV für Ihre Schule vorbereitet werden. Bei der Installation wird ein Schulverzeichnis mitgeliefert – ASV „kennt“ also Ihre Schule bereits. Mit Anlage Ihrer Schule werden die im Dienststellenverzeichnis hinterlegten Informationen (Kontaktdaten, Informationen zum Bildungs- und Betreuungsangebot) auf das System übertragen.

Für die Neuanlage einer Schule in ASV müssen Sie als Systemadministrator angemeldet sein.

Achten Sie auf die Wahl des korrekten Schuljahres. Für den Parallelbetrieb von WS, BS und BFS ist das Schuljahr 2020/21 zu wählen. Falls Sie zu Testzwecken bereits im Schuljahr 2019/20 Ihre Schule in ASV angelegt haben, erscheint im laufenden Schuljahr eine Fehlermeldung, dass die Schule bereits angelegt sei, obwohl Sie diese im Navigator oben rechts nicht sehen können. In diesem Falle empfiehlt es sich, ins alte Schuljahr zu wechseln und unter Schulische Daten > Schulen die Schule zu löschen und diese im laufenden Schuljahr 2020/21 gemäß dieser Anleitung anzulegen.

Öffnen Sie das Modul Schulen über das Menü Datei –> Schulische Daten –> Schulen.

Über das Icon Neuen Datensatz hinzufügen können Sie die neue Schule anlegen.

Geben Sie in der Maske in das Feld Schul-/Dienststellennummer die gewünschte Schulnummer ein und drücken Sie die TAB-Taste oder wechseln Sie mit der Maus in ein anderes Feld.

In sehr seltenen Fällen (Neugründungen, die noch nicht erfasst sind) kann es vorkommen, dass Ihre Schule in dieser Liste nicht auftaucht. Bitte kontrollieren Sie Ihre vierstellige Schulnmmer. Wenn es sich um eine neu gegründete Schule handelt, folgen Sie bitte dieser Anleitung.

Nun werden Sie aufgefordert, Ihre Schule am ZSS anzumelden. Geben Sie Ihre Schulnummer sowie das OWA-Passwort (Passwort für das Schulportal) an und klicken Sie auf OK.
Als Sachaufwandsträger oder zentraler Betreiber für mehrere Schulen benötigen Sie eine eigene Kennung für das Schulportal. Geben Sie in diesem Fall für die Verbindung zum Zentralsystem statt der Schulnummer ihre Kennung (asv.musterstadt) an.

Falls keine Warnung erscheint, konnte die Verbindung zum ZSS hergestellt werden.

Ohne Verbindung zum ZSS kann keine neue Schule angelegt werden.
Falls der Verbindungsaufbau zum ZSS nicht gelingt, prüfen Sie den Zugriff auf den ZSS. Es könnte auch daran liegen, dass der DSS hinter einem Proxy liegt. Lesen Sie in diesem Fall nach, wie der Proxy in ASV einzutragen ist.

Möglicherweise erhalten Sie an dieser Stelle die Meldung, dass ein Update der Wertelisten nötig ist. Führen Sie in diesem Fall das Wertelistenupdate durch.

Die ASV sollte einige Stammdaten Ihrer Schule (Schulname, Schulart) bereits kennen und nachfragen, ob Sie diese Schule wirklich anlegen möchten. Bestätigen Sie dies mit OK.

Danach erscheint die Meldung, dass für Ihre Schule der Benutzer adminNNNNSS angelegt wurden (NNNN ist die vierstellige Schulnummer, SS steht für die Schulart RS, GY, GMS, BS usw.). Der ASV-Schuladministrator hat zunächst das Standardpasswort: !11.22.3333!

Hauptaufgaben des ASV-Schuladministrators adminNNNNSS (nicht zu verwechseln mit dem ASV-Systemadministrator sys) sind

  • die Durchführung der Altdatenübernahme
  • das Anlegen weiterer Benutzer in der ASV
  • Rollenzuweisungen

Hinweis für Sachaufwandsträger oder externe Anbieter, die mehrere Schulen in einer Datenbasis verwalten.
Bitte ändern Sie als Systemadministrator vor Weitergabe des Administratorpassworts. Anderenfalls kann sich ein Administrator in Kenntnis des Standard-Passwortes u. U. Zugang zu den Daten einer anderen Schule verschaffen.

Nun ist zwar die Schule in der Datenbank angelegt, es fehlen jedoch noch die Daten der Lehrkräfte, der Schüler und des Unterrichts.
Diese Daten werden im Prozess Altdatenübernahme zunächst aus den Altprogrammen WinLD und WinSD ausgespielt und anschließend in die ASV importiert.

Vor der Altdatenübernahme befindet sich die Schule in einem Schwebezustand. Der Benutzer adminNNNNSS kann sich zwar einloggen, sieht aber die eigene Schule nicht. Deshalb kann der Administrator noch keine Nutzer verwalten oder Passwörter ändern (u.a. auch das eigene).

Als Betreiber für mehrere Schulen können Sie weitere Schulen anlegen, indem Sie im Modul Schulen mit dem ersten Icon einen neuen Datensatz erfassen und die beschriebenen Schritte wiederholen.

Falls Sie bis jetzt das Passwort des ASV-Systemadministrators sys noch nicht geändert haben, holen Sie dies bitte jetzt nach.

Wenn in dieser ASV-Installation mehrere Schulen angelegt werden sollen, dann können Sie die weiteren Schulen analog anlegen.

Wenn mehrere Schulen unter gemeinsamer Verwaltung stehen, z.B. eine Grund- und Mittelschule mit einem gemeinsamen Sekretariat, dann sollte ein ASV-Schuladministrator für diese gemeinsam verwalteten Schulen berechtigt werden. Sehen Sie dazu die Anleitung unter Administratoren der Schule.

An dieser Stelle sollten Sie unbedingt eine Datensicherung anlegen.

Der Systemadministrator einer Installation kann keine Altdatenübernahme durchführen. Bitte die Kennung des angelegten Benutzers adminNNNNSS an die entsprechende Person an der Schule weitergeben, die diese Aufgabe anschließend durchführt.