Amtliche Schulverwaltung

Vorbereitung zur Installation der ASV-Version 2.3

Betroffen sind alle Realschulen, Abendrealschulen sowie Realschulen zur sonderpädagogischen Förderung und alle Mittelschulen.

In den Schuljahren 2016/17 und 2017/18 gibt es in Einzelfällen Probleme mit sogenannten Schattendatensätzen im Bereich der Abschlussprüfungen; hier bestehen u. U. Duplikate von einzelnen Datensätzen in der Datenbank.

Mit der ASV-Version 2.3 werden Mechanismen zur Verfügung gestellt, die derartige Konstellationen auf Datenbankebene unterbinden.
Diese Funktionalität verhindert aber auch das Update auf die Version 2.3, solange sich noch Schattendatensätze in Ihrer Datenbank befinden.

Um diese Situation auszuschließen und eine erfolgreiche Installation zu gewährleisten, müssen alle Schulen vor dem Update auf die Version 2.3 die Schnittstelle Konsistenzpruefung Abschlusspruefungen 2017 ausführen. Hierzu verfahren Sie bitte, wie es im Folgenden beschrieben wird.

Für das Schuljahr 2016/17 erstellen Sie bitte vor der Ausführung der Konsistenzprüfung als Sicherheitskopie der Abschlussprüfungsnoten eine Ausgabe mit Hilfe der folgenden Berichte, da bei der Ausführung der Schnittstelle inkonsistente Datensätze entfernt werden:

  • RS: Abschlussprüfung Notenübersicht
  • MS: QA - Prüfungsübersicht je Schüler bzw. MSA - Prüfungsübersicht je Schüler

Die Schnittstelle Konsistenzpruefung Abschlusspruefungen 2017

Wichtiger Hinweis:

Achten Sie bei der Schulart GMS darauf, im Navigator rechts die Schulnummer der Mittelschule zu wählen!

Wichtiger Hinweis:

Mit einer der letzten Aktualisierungen kann es - abhängig von der örtlichen Hardwarekonstellationen - vorkommen, dass das zweite Fenster „Speicherort für die Protokolldatei“ im Hintergrund, hinter dem Hauptfenster der asv angezeigt wird. Minimieren Sie dann das asv-Hauptfenster, geben den entsprechenden Speichort an und gehen Sie wie unten beschrieben vor.

Wie üblich, öffnen Sie im aktuellen Schuljahr 2017/18 die neue Schnittstelle Konsistenzpruefung Abschlusspruefungen 2017 über Datei / Verwaltung / Schnittstellen und starten diese durch Betätigen der Schaltfläche Start.

Die Schnittstelle detektiert automatisiert inkonsistente Einträge. Sofern Datensätze entfernt werden müssen, werden Ihnen diese im ersten Schritt tabellarisch angezeigt:

Durch Klick auf Abbruch haben Sie die Möglichkeit, die zugehörigen Daten vorab noch zu dokumentieren. Bitte rufen Sie die Schnittstelle anschließend erneut auf und entfernen Sie durch Klick auf OK die in der Tabelle aufgeführten fehlerhaften Datensätze.

Die Konsistenzprüfung erzeugt eine Protokolldatei, weshalb Sie nun nach einem Speicherort gefragt werden.


Am Ende der Prüfung werden Sie über das Ergebnis informiert, insbesondere ob eine weitere Kontrolle notwendig erscheint.

1. Fall: Im Regelfall werden keine inkonsistenten Datensätze gefunden. Dies wird Ihnen am Ende der Prüfung in einem Nachrichtenfeld explizit angegeben:



Auch in der Protokolldatei ist in diesem Fall vermerkt, dass der Datenbestand in Ordnung war.

2. Fall: Wenn inkonsistente Datensätze gefunden wurden, wird Ihnen das ebenfalls in einem Nachrichtenfeld angezeigt:



Die detaillierten Ergebnisse entnehmen Sie dann der Protokolldatei, deren Speicherort Sie während der Prüfung ausgewählt haben.

Der Inhalt einer solchen (fiktiven) Protokolldatei ist im folgenden Screenshot zu sehen. Die Konsistenzprüfung unterstützt Sie im gegebenen Fall durch die Angabe der Fächer, die Sie kontrollieren müssen.

Wichtiger Hinweis:

Wiederholen Sie die oben beschriebenen Schritte bitte nun auch im Schuljahr 2016/17, um eventuelle dort befindliche Schattendatensätze zu bereinigen.

Im Fall des QA kann in der Protokolldatei ein Eintrag der Form „Folgende Fälle müssen auf der AP-Schablone bereinigt werden“ erscheinen. In diesem Fall verfahren Sie wie hier angegeben.