Schülervorabfrage US

Um bei der Abgabe der US eine häufige Fehlermeldung der Schülerdoppelmeldung oder Tranferquittungen zu vermeiden, kann künftig eine Schülervorabfrage an ASD gestartet werden.
Durch die Abfrage erhält die Schule eine Liste, in der folgende Schüler und Merkmale zurückgemeldet werden:

• Die fünf Merkmale (Geschlecht, Familienname, Vornamen, Geburtsdatum und Geburtsort) des Schülers
• Der Dienststellenname, die Dienststellennummer und Schulart der Schule, die den Schüler bereits übermittelt hat.
• Die Art,
  1. ob die Daten des Schülers von einer anderen Dienststelle angefragt und übernommen wurden (momentan ist die Abfragespanne auf 3 Monate eingestellt),
  2. ob bei einer Einbuchung ein Constraint auftritt
  3. oder ob eine andere Dienststelle den Schüler bereits übermittelt hat.
• Optional das Erzeugungsdatum des Datensatzes für den Fall, dass die Daten des Schülers bereits von einer anderen Schule abgeholt wurden.

Unter Datei → Verwaltung → ASV-Schnittstelle → Reiter Übermittlung an ASD gelangen Sie zur Abfrage.

Anschließend erscheint die Vorabprüfung zur Schülerabfrage:

Wählen Sie die Klassen und Schüler (1) aus, die geprüft werden sollen. Es können nur Schüler gefiltert werden, die in ASD angemeldet sind. Falls Schüler offline erfasst wurden, können diese nicht selektiert werden. Anschließend klicken Sie auf Abholen (2). Da nun eine Verbindung mit dem ZSS hergestellt wird, werden Sie aufgefordert, sich mit der Schulnummer und Schulpassword zu verifizieren.

Die Datenabfrage kann einige Minuten dauern.

Im Anschluss erscheint nun das zuvor ausgegraute Feld Vorabprüfung Schüler anzeigen:

Wie eingangs beschrieben, zeigt die Liste verschiedene Merkmale und bietet eine Auswahl von Anzeigemöglichkeiten (Doppelmeldung, Schüler bereits in ASD und Schüler wurde bereits abgeholt):

Besucht ein Schüler am 01.10. eine allgemeinbildende Schule und wechselt noch vor dem 20.10. an eine berufliche Schule, so dürfen beide Schulen den Schüler zur US melden, obwohl ein gleichzeitiger Besuch von allgemeinbildender Schule und beruflicher Schule grundsätzlich nicht möglich ist.
In solchen Fällen informiert die berufliche Schule das Landesamt für Statistik über nachfolgendes OWA-Postfach:

asd_schuelerdoppelmeldung@schulen.bayern.de

Bitte verwenden Sie für die Mail folgendes Muster:

Betreff:

Berechtigte Schülerdoppelmeldung - 2023 – SNR (der berufl. Schule): xxxx 

Inhalt der OWA-Mail:

Sehr geehrte Damen und Herren, 

bei der Meldung des Schülers/der Schülerin zum Stichtag der Unterrichtssituation

Nachname: xxx
Vorname: xxx 
Geburtsdatum: xx.xx.xxxx
Geburtsort: xxx
Geschlecht: xxx

handelt es sich um eine berechtigte Doppelmeldung. 

Austritt aus der allgemeinbildenden Schule („Austritt am“ in ASV) zum xx.xx.2023 
SNR: xxxx 
Schulname: xxxx

Eintritt in die berufliche Schule („Eintritt am“ in ASV) zum xx.xx.2023
SNR: xxxx
Schulname:  xxxx

Kontaktdaten für Rückfragen 
Ansprechpartner: xxx
Telefon: xxx
E-Mail: xxx

• Prüfung der gelisteten SuS
• Rücksprache mit der angezeigten Schule halten und die Ursache klären, welche Schule darf den Schüler melden.
• Bei zulässiger Doppelmeldung ist laut Doku weiter oben vorzugehen

• ListenpunktAngezeigte SuS beobachten, ob irgendwann SuS auch bei den o.g. SuS erscheint
• Abgabe der US trotzdem möglich, Ausnahme: SuS wurde von anderen Schule bei der US Abgabe in ASD eingebucht.
• Wenn SuS angezeigt wird, bedeutet dies, dass SuS abgeholt wurde. Dies könnte durch mehrere Schulen erfolgen, bspw. wenn SuS an einer Schule das SJ begonnen hat und nach zwei Wochen eine Ausbildung an einer anderen Schule beginnt. In diesem Fall würden dann zwei Schulen den SuS abholen.
• Die Tabelle wird nicht gelöscht, auch wenn die abgebende Schule SuS abmeldet bzw. einen SuS Reset durchführt.