Unterstützung bei wichtigen Arbeitsschritten im Rahmen der Schulaufsichtliche Prüfung

Zur Sicherstellung der notwendigen Datenqualität erfolgt im Rahmen des Neuverfahrens eine zweistufige Plausibilisierung:

1. Umfangreiche maschinelle Plausibilitätsprüfungen, die im Schulverwaltungsprogramm ASV verankert sind.
2. Sichtprüfung durch die Schulaufsicht (MB-Dienststellen bei Realschulen, Gymnasien und Abendrealschulen, StMBW/ Regierung bei Realschulen zur sonderpädagogischen Förderung, Schulämter, …) nach der Übermittlung und der Abgabe durch die Schule.

Mit den in ASV hinterlegten Regeln kann allerdings nur die Konsistenz der Daten auf Schulebene geprüft werden. Erst nach Übermittlung der Daten aller Schulen können Plausibilisierungen über mehrere Schulen (oder Schularten) durchgeführt werden.

Dies soll am Beispiel eines Einsatzes einer Lehrkraft an mehreren Schulen verdeutlicht werden:

1. Die Seminarschule meldet ihren Referendar, der derzeit im Außeneinsatz an einer anderen Schule ist, nicht („Eintrag nm“) oder mit „oe“ mit 0 Stunden.
2. Die Einsatzschule verplant den Einsatzreferendar mit 16 Stunden, setzt den Eintrag Stammschule auf die Seminarschule und meldet diesen ans Zentralsystem.

Jede der beteiligten Schulen ist bei ihrer Lieferung zwar zunächst (M)-Fehlerfrei, aber die schulaufsichtliche Prüfung wird eine fachliche Korrektur erbitten, da unterschiedliche Informationen von zwei Schulen vorliegen.

An diesem Beispiel wird zunächst die Notwendigkeit einer nochmaligen Datenkorrektur deutlich. Zusätzlich ist ebenfalls zu erkennen, dass der Zeitbedarf für die wenigen Anpassungen für eine einzelne Schule im Allgemeinen meist gering sein wird.

• Jede Schule, die betroffen ist, erhält von der Schulaufsicht Hinweis und Erläuterung, welche Anpassungen in ihren Daten in der Statistik-Zeitscheibe zu korrigieren sind.
• Parallel wird die Lieferung der Schule durch die Schulaufsicht abgelehnt (Nachricht per OWA-Mail).
• Die Schule arbeitet die Hinweise der Schulaufsicht ein und übermittelt nochmals aus der Zeitscheibe Statistik.
• Anschließend werden in der Statistikzeitscheibe die zugehörigen Quittungen geprüft und
• nach der Bestätigung der Kontrollzahlen nochmals die Abgabe erklärt.
• Die Schulaufsicht nimmt eine abschließende Prüfung vor und gibt im Erfolgsfall die Meldung schulaufsichtlich frei.

• Fall A: Änderung einer Lehrerstundenart (z.B. Anrechnung)
• Fall B: Korrektur der Klassenart (z.B. Klassenart ORG)
• Fall C: Korrektur im Bereich Abgänger/Absolventen
• Fall D: Änderungen bei Fremdsprachenfolgen und Ausbildungsrichtungen im Schulprofil
• Fall E: Änderung bei der Erfassung von Fächern in der Matrix (z.B. Natur und Technik)
• Fall F: Unterrichtseinheiten mit genau einem Schüler
• Fall G: Lehrkraft mit falscher Stammschule (beispielsweise abgeordnete Grundschulllehrkraft oder Mobile Reserve)

Bei der Schulaufsichtlichen Prüfung wird eine Lehrkraft angemahnt, die scheinbar im Zentralsystem nicht konsistent zu sein scheint, in ASV aber bei der eigentlichen Übermittlung fachlich korrekt war. Nach dem Update der ASV-Version 1.25 erhalten Sie aber einen rot markierten, neuen Eintrag:

Nach dem bereitgestellten Service-Update auf ASV-Version 1.25.304 erhalten Sie folgendes Bild (gleiche Lehrkraft):

Korrektur: bitte wählen Sie aus dem Dropdown-Menü einen gültigen Eintrag aus, speichern Sie und übermitteln Sie erneut.

Bei der ersten Übermittlung wurde irrtümlich bei einer Klasse die Klassenart „ORG“ eingetragen. Da diese Klasse im Rahmen der Meldung der Unterrichtssituation nicht übermittelt werden, fehlt bei der Schulaufsichtlichen Prüfung eine ganze Klasse, eventuell eine sogar eine komplette Jahrgangsstufe.

Bitte kontrollieren Sie bei der angesprochenen Klasse - wie im Screenshot zu sehen - die Einstellungen und ändern Sie die Klassenart ab:

Abänderung beispielsweise auf:

Bei der Schulaufsichtlichen Prüfung wird die Zahl der Abgänger/Absolventen hinterfragt.

1. Die erfasste Zahl ist korrekt von der Schule erfasst worden → Kein Handlungsbedarf
2. Die erfasste Zahl ist nicht korrekt von der Schule erfasst worden
   1. Kontrollieren Sie bei den Absolventen im vornangegangenen Schuljahr 2014/15 auf dem Reiter Ein-/Austritt, ob er
      1. in einer Regelklasse war(nicht Klassenart ORG)
      2. ein Austrittsdatum sowie Abschluss erfast ist
   2. Kontrollieren Sie bei Abgängern die gegannten Eintragungen gegebenenfalls in vornangegangenen und aktuellen Schuljahr

Bei der Schulaufsichtlichen Prüfung wird nachgefragt, warum eine Fremdsprachenfolgen oder Ausbildungsrichtungen in ASV erfasst wurde, die nicht im Schulprofil der Schule hinterlegt ist oder fachlich nicht korrekt abgebildet wurde.

Die konsisistente Erfassung wurde bereits vor der Übermittlung durch die Plausibiliserung in ASV geprüft (beispielsweise GY ohne Ausbildungsrichtung nur in Jahrgangsstufe 5-7). Dennoch kann im Eintzelfall folgendes geprüft werden:

• Stimmen die im zentralen Dienststellenverzeichnis hinterlegten Fremdsprachenfolgen mit den Informationen, die die Schule übermittelt hat, überein? Falls nein, muss dies im zentralen Dienststellenverzeichnis ergänzt und verändert werden, eine erneute Übermittlung ist nicht notwendig

Bei der Schulaufsichtlichen Prüfung wird festgestellt, dass beispielsweise ein für die Schulart zulässiges Unterrichtsfach erfasst wurde, dieses Fach aber für die ausgewählte Jahrgangsstufe nicht erlaubt ist. Es wird beispielsweise bei einem Gymnasium in der Jahrgangsstufe 5-7 statt des Faches Natur & Technik das Fach Physik verwendet.

Bitte gehen Sie bei der Korrektur wie folgt vor:

• Öffnen Sie das Modul Matrix
• Entfernen Sie die nicht korrekten Einträge in der Matrix
  
• Erfassen Sie einen neuen Eintrag für das passende Unterrichtsfach
  
• Ordnen Sie dem neuen Unterrichtselement Schüler zu

Hinweis: Im Dialog „Schüler im Kurs“ erscheinen nur die Schüler, bei denen das neue Unterrichtsfach auch im Modul Fächerwahl zugordnet wurde. Andernfalls bleibt der Dialog „Schüler im Kurs“ leer. Bitte beachten Sie, dass durch Änderungen im Modul Fächerwahl auch die Zuordnung zu anderen Unterrichtselementen verändert wird, da bei Veränderungen die automatische Zuteilung zu Unterrichtselementen ausgeführt wird. Insbesondere die Erfassung von Intensivierungsstunden (Erfassung von Abweichungen bzw. Bereich) sollte vorab geprüft werden.

Bei der Schulaufsichtlichen Prüfung wird die Anzahl an Unterrichtselementen mit genau einem Schüler hinterfragt. Folgende Situationen sind zu unterscheiden:

1. Schülerzuordnung wurde korrekt erfasst (Situation an der Schule liegt vor, beispielsweise Musisches Gymnasium): Keine Aktion oder Korrektur notwendig
2. Schülerzuordnung wurde noch nicht vollständig erfasst (beispielsweise weil die Zuordnung bei Übermittlung noch nicht geklärt werden konnte): Ordnen Sie dem Unterrichtselement die Schüler zu, die diesen Unterricht am Stichtag besucht haben.

Bei einer Lehrkraft wurde irrtümlich die falsche Stammschule eingetragen und übermittelt.

Beispiel: bei einer abgeordneten Grundschullehrkraft wurde statt der Grundschule die eigene Schule eingetragen

Bitte kontrollieren Sie bei der Lehrkraft zunächst auf dem Reiter Dienst den Eintrag Stammschule.

Wählen Sie anschließend über das Dropdownmenü die richtige Stammschule aus:

Hinweis: In einer zentralen Installation mit mehreren Schulen wird durch die Änderungen der Stammschule auch das Recht zur Bearbeitung der Stammdaten verändert. Somit kann es im Einzelfall notwendig sein, sich mit der Schule abzustimmen, die für die Stammdaten der Lehrkraft verantwortlich ist.

Vor der erneuten Übermittlung Ihrer Daten erhalten Sie unter Umständen den Hinweis die Lehrerdaten zu prüfen. Bitte wechseln Sie dazu auf die Schaltfläche „Lehrerdaten übernehmen“ im Reiter „Übermittlung aus ASD“ (ASD-Schnittstelle).

In diesem Fenster sehen Sie auf der linken Seite Ihre eingetragenen Werte, in der rechten Spalte die Werte, die in ASD gefunden wurden. Bitte prüfen Sie genau, ob etwaige Werte zu übernehmen sind. In der Regel sollten Ihre Werte stimmen, so dass nur die Werte übernommen werden sollten, die in der Maske fachlich richtig erscheinen. Alle anderen sollten im Zweifelsfall verworfen werden.

Die erneute Übermittlung wird aus der Statistikzeitscheibe durchgeführt. Falls der Button Daten übermitteln nicht aktiv sein sollte, prüfen Sie im Modul ASD-Schnittstelle (Übermittlung aus ASD) Ihren Status bezüglich der US über den Button Erhebungsstatus abholen

Gegebenenfalls sind Quittungen oder Daten in der Statistikzeitscheibe abzuholen.

In wenigen Einzelfällen kann es notwendig sein, dass eine bestehende Zeitscheibe komplett gelöscht werden muss und/oder nochmals erstellt werden muss. Bitte Löschen Sie keinesfalls im Rahmen einer regulären Schulaufsichtlichen Ablehnung Ihre bestehende Zeitscheibe Statistik! Der Löschvorgang sollte nur im Problemfall durchgeführt werden.

Loggen Sie sich zunächst als Administrator Ihrer Schule ein:

Wählen Sie den Eintrag Zeitscheibe löschen:

Wählen Sie beispielsweise das Schuljahr Statistik aus und drücken Sie den Button Zeitscheibe löschen.

Prüfen Sie im Modul ASD-Schnittstelle auf dem Reiter Übermittlung aus ASD mit Hilfe des Buttons Erhebungsstaus abholen Ihren derzeitigen Übermittlungsstatus.

Falls keine Zeitscheibe angelegt wurde, wird diese erneut generiert.

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