Amtliche Schulverwaltung
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Übersicht über den Ablauf und die auftretenden Status im Rahmen der US-Übermittlung

Nachfolgende Zusammenstellung gibt einen Überblick über die verschiedenen Zustände, die im Laufe einer US-Übermittlung auftreten (können) und zeigt insbesondere, wie zuverlässig erkannt werden kann, ob die Übermittlung fehlerfrei („Vollständigkeitserklärung erfolgreich“) war, so dass die Abgabe erklärt werden kann.

Folgende Status werden unterschieden:

Lieferstatus Beschreibung
nicht übermittelt, kein Lieferversuch Die Schule hat noch keine Übermittlungsversuch unternommen
nicht übermittelt, Lieferversuch Bei der Verarbeitung Ihrer Daten ist zunächst ein technischer Fehler aufgetreten (Transferquittungen), was möglicherweise weitere technische Fehler und Plausibilisierungsfehler (Plausiquittungen) nach sich gezogen haben kann.
Vollständigkeitserklärung nicht erfolgreich Bei der Verarbeitung Ihrer Daten ist zunächst ein Plausifehler aufgetreten, was möglicherweise weitere technische Fehler und Plausibilisierungsfehler nach sich gezogen haben kann.
Vollständigkeitserklärung erfolgreich Die Datenübermittlung wurde erfolgreich vom Zentralsystem in ASD verarbeitet
Abgegeben Nach erfolgreicher Datenübermittlung und Verarbeitung im Zentralssystem hat die Schule die Kontrollzahlen bestätigt und die Abgabe erklärt.
Schulaufsichtlich freigegeben Ihre Schule hat die Abgabe erfolgreich erklärt und nach erfolgter schulaufsichtlicher Prüfung in ASD freigegeben
Schulaufsichtlich abgelehnt Ihre Schule hat die Abgabe erfolgreich erklärt, wurde aber nach schulaufsichtlicher Prüfung abgelehnt. Über die Gründe werden Sie per OWA informiert.

Die Übermittlung der Unterrichtssituation von ASV an ASD gliedert sich in mehrere Teilschritte.

Die eigentliche Übermittlung

Vor der Übermittlung hat die Maske zur ASD-Schnittstelle in ASV folgendes Aussehen (Bild 1).

Nach Klick auf „Daten übermitteln“ werden die Daten an das Zentralsystem übertragen. Nach Abschluss der Übertragung erhalten Sie folgende Meldung (Bild 2).

Nun werden die Daten in ASD verarbeitet und nach einiger Zeit (am Besten erst am darauf folgenden Tag) können Sie die Quittungen abholen.

Quittungen abholen nach der Übermittlung

Es liegen Fehlerquittungen vor

Wenn Quittungen vorliegen, öffnet sich das Transferquittungsfenster (Bild 3) Dieses Fenster kann jederzeit erneut geöffnet werden, indem die Schaltfläche „Transferquittungen bearbeiten“ betätigt wird. Bitte warten Sie einige Zeit, da das Laden der Quittungen etwas dauert (und erschrecken Sie nicht vor der unglaublich großen Zahl an Quittungen; Sie müssen nicht alle durchsehen). Sofern Transferquittungen angezeigt werden, sollten Sie unbedingt auch „Plausiquittungen bearbeiten“ aufrufen, um zu prüfen, ob Plausi-Meldungen aus ASD übermittelt wurden. In der Regel finden Sie hier die Ursache für die Schwierigkeiten bei der Übermittlung.

Eine Abgabeerklärung ist in diesem Zustand nicht möglich (in ASD ist die „Vollständigkeitserklärung noch nicht erfolgreich abgeschlossen“). Ein kürzlich entdeckter Fehler in ASV ermöglicht dennoch, dass die Schaltfläche „Kontrollzahlen anschauen“ schon betätigt werden kann.

Es liegen keine Fehlerquittungen vor

Nach einer erfolgreichen Übermittlung ohne Fehler erscheint beim Abholen der Quittungen das Fenster (Bild 4). ASD befindet sich nun im Zustand „Vollständigkeitserklärung erfolgreich“

Zusätzlich kann dies geprüft werden, indem die Schaltflächen „Transferquittungen bearbeiten“ und „Plausiquittungen bearbeiten“ betätigt werden. In beiden Fällen darf (auch nach einiger Wartezeit) keine Quittung angezeigt werden (Bild 5).

Kontrollzahlen bestätigen

* Nachdem keine Fehler mehr vorliegen, können Sie auf dem Reiter Übermittlung an ASD die Kontrollzahlen einsehen und bestätigen.

  • Bitte kontrollieren Sie die von ASV/ASD erzeugten Zahlen auf Korrektheit.

Sollten die Schülerzahlen NICHT stimmen, wenden Sie sich bitte an den Support.

  • Leichte Abweichungen bei der Anzahl der Lehrkräfte können auftreten (z.B. wenn in Ihren Daten eine Lehrkraft mit „nm“ (nicht melden) vorhanden ist oder Sie Lehramtsanwärter melden). Das stellt jedoch in diesem Fall kein Problem dar.
  • Durch Anklicken der Taste Bestätigen schließen Sie das Fenster.

Nach Bestätigung der Kontrollzahlen sehen die Schaltflächen in ASV folgendermaßen aus (Bild 6).

Diese Ansicht erhalten Sie möglicherweise auch, wenn Sie die Kontrollzahlen bereits bestätigt haben, obwohl noch Fehlerquittungen vorlagen. In diesem Fall führt der Versuch, die Abgabe zu erklären, zu einem Fehler.

Abgabe erklären

Wenn Sie nun die „Abgabe erklären“ erfolgt zunächst eine Verarbeitung in ASD (Bild 7)

dann wird in ASV die sog. STATISTIK-Zeitscheibe angelegt (Bild 8).

Nach erfolgreichem Abschluss des Prozesses sind sowohl „Daten übermitteln“ als auch „Abgabe erklären“ deaktiviert (Bild 9). ASD befindet sich nun im Zustand „abgegeben“.

Zusammenfassung

Eine erfolgreiche Übermittlung ohne Fehler erkennen Sie an

  • der einmaligen Meldung beim Abholen der Quittungen (Bild 4)
  • leeren Fenstern zu Transfer- und Plausiquittungen (Bild 5)

Erst wenn diese Voraussetzungen erfüllt sind, sollte versucht werden die Abgabe zu erklären.