Amtliche Schulverwaltung
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Übermittlung

Vor der Übermittlung der US müssen die Erhebungstermine abgeholt werden. Dabei werden auch Änderungsdatensätze von Lehrkräften übermittelt.

Datenprüfung

Bei der Übermittlung der US wird als erstes eine sehr weitgehende Datenprüfung durchgeführt.
Bereits während der Datenpflege sollte man einzelne Bereiche prüfen lassen. Die Menge der Probleme wird dadurch überschaubarer.

Erstanmeldung der Schüler

Zu Beginn der Übermittlung der US werden dem Zentralsystem noch nicht bekannte Schüler an ASD übermittelt.
Diese Übermittlung kann man auch im Vorfeld bereits anstoßen. Man entzerrt dadurch die Behandlung möglicher Probleme.
Das Vorhandensein noch nicht angemeldeter Schüler erkennen Sie am aktivierten Button.

Summendaten erfassen

Vor der Übermittlung müssen Sie die Summendaten erfassen.

Kommentare erfassen

Über die Schaltfläche Kommentare erfassen können optional kurze Kommentare zur US erfasst werden.
Dieser Kommentar wird auch über den Kommentar-Reiter im Modul Unterrichtssituation erfasst.

Daten übermitteln

Nach dem Erfassen der Summendaten und des Kommentars kann mit der Schaltfläche Daten übermitteln ein Übermittlungsversuch gestartet werden.

Quittungen abholen

Nach der Übermittlung der Daten prüfen Sie den Erfolg der Übermittlung durch das Abholen der Fehlerquittungen. Das System informiert Sie, wenn nach der Übermittlung der Einbuchungsprozess ins Zentralsystem noch nicht abgeschlossen ist.

Transferquittungen

Transferquittungen treten dann auf, wenn bei der Übermittlung Probleme zwischen ASV und ASD aufgetreten sind.
Wenden Sie sich in diesem Fall an Ihren zuständigen Multiplikator.

Plausiquittungen

Vor der Übermittlung werden in ASV Plausibilisierungen durchgeführt. Diese Plausiblisierungen können nur Informationen berücksichtigen, die lokal in ASV vorliegen.
Plausibilisierungen, die mehrere Schulen betreffen, werden zusätzlich im Zentralsystem durchgeführt und dann über Quittungen abholen an ASV vor Ort übermittelt.

Abgabe erklären

Nach erfolgter fehlerfreier Übermittlung wird die Schaltfläche Kontrollzahlen anschauen aktiv.
Nach Bestätigung der Kennzahlen der Schule kann die Schaltfläche Abgabe erklären betätigt werden. Bitte klären Sie mit Ihrem Schulamt, zu welchem Zeitpunkt Sie diesen Schritt vornehmen sollen. Nach der Erklärung der Abgabe werden die Schaltflächen Daten übermitteln und Abgabe erklären inaktiv.

Status der Übermittlung in ASD

Die Schule kann jederzeit im Zentralsystem (ASD) den aktuellen Status der Übermittlung abfragen. Dazu wird im Übermittlungszeitraum auf dem Reiter Übermittlung aus ASD die Schaltfläche Erhebungsstatus abholen aktiv.
Sollte eine erneute Übermittlung angefordert werden, so wird aus der Zeitscheibe der Stand 1. Oktober erneut übermittelt.