Amtliche Schulverwaltung
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Übermittlung

Das Budget der Schule und Budgetzuschläge wurden bereits im Vorfeld vom Zentralsystem abgeholt.
Dabei werden auch Änderungsdatensätze von Lehrkräften übermittelt. Vor der Übermittlung der US müssen diese Daten bearbeitet sein.
Siehe ASD Schnittstelle - Reiter Übermittlung aus ASD

Datenprüfung

Bei der Übermittlung der US wird als erstes eine sehr weitgehende Datenprüfung durchgeführt.
Bereits während der Datenpflege sollte man einzelne Bereiche prüfen lassen. Die Menge der Probleme wird dadurch überschaubarer.

Siehe Datenprüfung

Erstanmeldung der Schüler

Zu Beginn der Übermittlung der US werden dem Zentralsystem noch nicht bekannte Schüler übermittel.
Dies wird vor allem dann notwendig, wenn man die Neuaufnahme von Schülern z.B. mit >Hilfe externer webbasierter Systeme erfolgt.
Diese Übermittlung kann man auch im Vorfeld bereits anstoßen. Man entzerrt dadurch die Behandlung möglicher Probleme.
Das Vorhandensein noch nicht angemeldeter Schüler erkennt man am aktivierten Button.

Nach der Übermittlung können Probleme über Quittungen abholen erkannt werden.

Bei Problemen mit der Neuaufnahme siehe auch Wissensdatenbank

Summendaten erfassen

Vor der Übermittlung müssen Sie die Summendaten erfassen.

Bitte tragen Sie Werte ein, wenn nicht zutreffend jeweils 0.

Kürzel Beschreibung
OF-kKg_mFö staatlich geförderte Teilnahme am Ganztagsschulbetrieb in offener Form an dieser Schule in einer Kurzgruppe mit weniger als 120 min Betreuungszeit
OF-lKg_mFö staatlich geförderte Teilnahme am Ganztagsschulbetrieb in offener Form an dieser Schule in einer Kurzgruppe mit mind. 120 min Betreuungszeit
OF-Lg_mFö staatlich geförderte Teilnahme am Ganztagsschulbetrieb in offener Form an dieser Schule in einer Langgruppe bis 16 Uhr
OF-aS_mFö staatlich geförderte Teilnahme am Ganztagsschulbetrieb in offener Form an einer anderen Schule
OF-aE_mFö staatlich geförderte Teilnahme am Ganztagsschulbetrieb in offener Form an einer angeschlossenen Einrichtung
OF-dS_oFö Teilnahme an Ganztagsangeboten in offener Form gemäß Definitionenkatalog der KMK an dieser Schule; für diesen Schüler erhält die Schule aber keine staatliche Förderung
OF-kKL_mFö an 2 Tagen staatlich geförderte Teilnahme an einer Langgruppe bis 16 Uhr und an mind. 2 weiteren Tagen an einer Kurzgruppe mit weniger als 120 min Betreuungszeit
OF-lKL_mFö an 2 Tagen staatlich geförderte Teilnahme an einer Langgruppe bis 16 Uhr und an mind. 2 weiteren Tagen an einer Kurzgruppe mit mind. 120 min Betreuungszeit

Da Schüler unter bestimmten Voraussetzungen auch zugleich an zwei verschiedenen Gruppen teilnehmen können, wurden die Schlüssel ergänzt:

Kommentare erfassen

Über den Button Kommentare erfassen werden kurze Kommentare zur US erfasst.
Dieser Kommentar wird auch über den Kommentar-Reiter im Modul Unterrichtssituation erfasst.

Daten übermitteln

Nach Erfassen der Summendaten und des Kommentars kann die Übermittlung gestartet werden.

Der Button Daten übermitteln ist nur aktiv, wenn zentral der Erhebungstermin erfasst ist. Dieser Erhebungstermin wird über Daten abholen von ASD nach ASV übertragen.

Die Farbe des Buttons Zeit den Zeitabstand zum Erhebungstermin an.

  • Gelb –> vor dem Erhebungstermin
  • Grün –> Erhebungstermin
  • Rot –> Sie sind zuspät

Beim Starten der Übermittlung wird automatisch eine umfangreiche Datenprüfung durchgeführt.

Nach Abschluss der Prüfung werden die Plausi-Fehler angezeigt.
Sind nur Kann-Fehler vorhanden, kann durch den Button »Dennoch abgeben« die eigentliche Übermittlung gestartet werden.


Ein Übermitteln der Daten ist beliebig oft möglich. Es gilt die letzte Übermittlung.

Die Übermittlung wird abgeschlossen durch Abgabe erklären. Die Abgabe kann nur dann erklärt werden, wenn bei der Übermittlung keine Fehler aufgetreten sind. Durch Quittung Abholen auf dem Reiter Übermittlung aus ASD wird der Erfolg der Übermittlung überprüft.

Quittungen abholen

Nach der Übermittlung der Daten prüfen Sie den Erfolg der Übermittlung durch Quittung abholen. Das System informiert, wenn nach der Übermittlung der Einbuchungsprozess ins Zentralsystem noch nicht abgeschlossen ist.

Transferquittungen

Transferquittungen treten dann auf, wenn bei der Übermittlung Probleme zwischen ASV und ASD aufgetreten sind. Zur Identifizierung sehen Sie bitte in der Wissensdatenbank nach. Genauso bei anderen unerwarteten Fehlermeldungen.
Sollten Sie dort nicht fündig werden, melden Sie sich bei Ihrem Multiplikator, z.B. per Email. Sie beschleunigen die Lösung Ihres Problems, wenn Sie Screenshots der Fehlermeldung und die beiden Dateien asv.log aus dem Logs-Verzeichnis bei Client und beim Server beilegen.

Plausiquittungen

Vor der Übermittlung werden in ASV Plausibilisierungen durchgeführt. Diese Plausiblisierungen können nur Informationen berücksichtigen, die lokal in ASV vorliegen.
Plausibilisierungen, die mehrere Schulen betreffen, werden zusätzlich im Zentralsystem durchgeführt und dann über Quittungen abholen an ASV vor Ort übermittelt.

Abgabe erklären

Nach erfolgter fehlerfreier Übermittlung wird der Button Kontrollzahlen anschauen aktiv. Nach Bestätigung der Kennzahlen der Schule wird der Button Abgabe erklären aktiv. Hier werden noch einmal die Daten übermittelt. Der Prozess kann sehr lange dauern. Dabei wird auch die sogenannte Zeitscheibe angelegt, in der der Stand 1.10. für eine möglicherweise erneute nötige Übermittlung eingefroren wird.

Durch Quittung abholen wird die korrekte Erklärung der Abgabe überprüft.

Nach der Erklärung der Abgabe wird der Button Daten übermitteln inaktiv.

Damit ist die Übermittlung der US für die Schule fürs erste beendet.

Status der Übermittlung in ASD

Die Schule kann jederzeit im Zentralsystem (ASD) den aktuellen Status der übermittlung abfragen. Dazu wird im Übermittlungszeitraum auf dem Reiter Übermittlung aus ASD der Button Erhebungsstatus abholen aktiv.

Möglich Rückmeldungen:

Meldung Bedeutung Aktion der Schule
n. übermittelt (kein Lieferversuch) Es wurden noch kein Versuch einer Datenübermittlung beim Zentralsystem erkannt. Daten übermitteln.
n. übermittelt (Lieferversuch) Es wurde versucht, Daten zu übermitteln. Bei der Übermittlung traten Probleme auf. Quittungen abholen!
Auf Transfer- und Plausifehler überprüfen.
Noch einmal übermitteln.
übermittelt (PL-Fehler) Bei der Übermittlung traten PL-Fehlern auf. Quittungen abholen!
Auf Plausifehler überprüfen.
Noch einmal übermitteln.
übermittelt (keine PL-Fehler) Es wurde eine fehlerfreie Übermittlung durchgeführt. Zum Abschluss der Übermittlung der US
die Abgabe erklären!
abgegeben Die US wurde erfolgreich übermittelt. Warten auf die Überprüfung durch die Schulaufsicht.
Schulaufs. freigegeben Die Übermittlung der US ist erfolgreich abgeschlossen
Schulaufs. abgelehnt Die Schulaufsicht hat Nachfragen zu den übermittelten Daten.
Sie erhalten dazu ein Schreiben über OWA.
Auf dem Reiter Übermitteln aus ASD Daten abholen.
Daten in der Zeitscheibe bereinigen und erneut aus der Zeitscheibe übermitteln.

Übermitteln aus der Zeitscheibe

Bei der Erklärung der Abgabe wurde der Stand der Daten in ASV in der sog. Zeitscheibe eingefroren. Sollte die Schulaufsicht wg. Problemen eine erneute Übermittlung anfordern, so wird aus der Zeitscheibe der Stand 1.Oktober erneut übermittelt.

Ablauf:

  • Die Schulausicht stellt per OWA Nachfragen.
  • In ASV wird in das Schuljahr Zeitscheibe gewechselt.
  • Durch Daten abholen wird für die Zeitscheibe Daten übermitteln aktiviert.
  • Nach Behebung der Probleme wird aus der Zeitscheibe übermittelt.
  • Die erneute Übermittlung wird durch die Erklärung der Abgabe abgeschlossen.
  • Dann wird die Schulaufsicht erneut tätig.
  • Nach der Schulaufsichtlichen Freigabe ist dann auch hier die Übermittlung der US abgeschlossen.

Änderungen, die das laufende Schuljahr betreffen müssen auch im laufenden Schuljahr nachgepflegt werden.