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FAQ - Bekannte Probleme

FAQ

Frage Antwort
Seminarschule - Referendar hat die Ausbildung beendet - es werden aber noch Einsatzdaten angezeigt Bitte nehmen Sie diese Lehrkraft in die unten beschriebene Liste auf und melden Sie per OWA, siehe hier
Eine LK wird angezeigt, obwohl diese nicht an der Schule ist Bitte nehmen Sie diese Lehrkraft in die unten beschriebene Liste auf und melden Sie per OWA, siehe hier
Das neue Schuljahr wurde bereits angelegt. Sollen die Daten trotzdem eingepflegt werden? Das ADbholen der Lehrerdaten ist immer nur im aktuell gültigen Schuljahr möglich, da nur zu diesem Schuljahr Daten ausgeliefert werden. Aus diesem Grund kann der Schritt - solange das nächste Schuljahr zwar angelegt aber noch nicht das aktuelle ist - nicht im Planungschuljahr durchgeführt werden
Die Daten eines Einsatzreferendars im 1. Ausbildungsabschnitt werden nicht angeboten. Bitte suchen Sie zunächst nochmals im Zentralsystem durch eine veränderte, gröbere Suche, beispielsweise mit „K*“ statt dem vollen Rufnamen. Eventuell wurde der Datensatz noch nicht in VIVA erfasst, so dass eine spätere Suche eventuell erfolgreich sein könnte. Erfassen Sie deshalb den Referendar „per Hand“ (falls benötigt) und verfahren Sie -wie unten beschrieben- falls zu einem späteren Zeitpunkt VIVA-Daten vorliegen sollten.
Irrtümlich wurden alle Änderungsdatensätze verworfen. Können diese nochmals abgeholt werden? Wechseln Sie in das Modul ASD-Schnittstelle, Reiter Übermittlung aus ASD und führen Sie „vollständiges Abholen“ durch. Anschließend werden nochmals alle Datensätze angeboten.
Wir haben neue Kollegen eingebaut, während das Zentralsystem nicht verfügbar war. Wie gehe ich mit denen jetzt um? Bitte wechseln Sie im Lehrermodul auf die Lehrkraft und fordern Sie zunächst eine PKZ an. Anschließend wird der Änderungsdatensatz richtig zugeordnet.

Bekannte Probleme

Beschreibuung / Datenfeld Stand Hinweis Beschreibung
Dienstverhältnis von-bis 25.02.15 teils „falsche“ Zeitträume Hinweis
Anrechnungen erscheinen mehrfach 25.02.15 mehrfache Einbuchung Hinweis
LK im Alterzeit-Blockmodell 25.02.15 tz statt oe wird fachlich gerade geklärt
Eine Lehrkräfte erscheint doppelt in ASV bzw. mit einer abweichenden PKZ 25.02.15 Hinweis

Eine Lehrkraft erscheint doppelt in ASV bzw. mit einer abweichenden PKZ

Vor dem Abgleich der Daten zwischen VIVA und dem Zentralsystem wurden die PKZs (Personalkennziffern) auf Gültigkeit geprüft und ggf. korrigiert. Dies bedeutet für die Schule konkret Folgendes:

  • Die PKZ wurde zunächst im Zentralsystem korrigiert, eventuell abgeändert und die zugehörigen VIVA-Personaldaten zu dieser PKZ eingespielt
  • in ASV liegt noch die ursprüngliche PKZ vor.

In der Folge wird der Schule - da der Abgleich anhand der PKZ durchgeführt wird - die Lehrkraft erneut angeboten, obwohl diese bereits im lokalen ASV-System vorhanden ist.

Beispiel: zu einer bereits in ASV vorhanden Lehrkraft wird angezeigt

Falls diese Lehrkraft bereits unter einer anderen PKZ an Ihrer Schule arbeitet,

  • notieren Sie sich den neuen Wert für das Geburtsdatum der Lehrkraft,
  • verwerfen Sie diesen Datensatz,
  • wechseln zur betroffenen Lehrkraft im Modul Lehrkräfte
  • und fordern Sie mit dem notierten Geburtsdatum die Stammdaten der Lehrkraft an

    Achten Sie darauf, dass das Feld PKZ dabei vorher gelöscht wird
  • Anschließend erhalten Sie die aktualisierten Stammdaten der betroffenen Lehrkraft.

Hinweis: bitte gehen Sie analog vor, falls Sie die Änderungsdatensätze bereits übernommen haben und die Lehrkraft nun doppelt in ASV erhalten.

Löschen Sie die neue abgeholte Lehrkraft und holen Sie die Stammdaten der ursprünglichen Lehrkraft ab.

Anrechnungen erscheinen mehrfach

Bei der Einbuchung in ASV wird beim Abgleich der Anrechnungen irrtümlich ein Eintrag nochmals doppelt erfasst:

Beim Abgleich der Daten werden die Gültigkeitszeiträume betrachtet, die innerhalb eines Schuljahres liegen müssen. Ist das Datum für „von“ oder „bis“ nicht im aktuellen Schuljahr (vgl. Screenshot), wird eine Anrechnung nochmals eingebucht, da die Datumsgrenzen aus dem Zentralsystem immer innerhalb eines Schuljahres liegen.

Bitte korrigieren Sie deshalb entweder zunächst in ASV bzw. verwerfen Sie diese Einzeländerung.

Hinweis: Beim Anlegen des neuen Schuljahres wird das „bis“-Datum automatisch erhöht!

Dienstverhältnis "von - bis"

In der Ansicht werden Ihnen -eventuell auch aus Sicht der Schule irrtümlich- falsche Daten für die Gültigkeit des Dienstverhätnisses angeboten, beispielsweise

oder

Da aus VIVA nur Informationen über das Dienstverhältnis des aktuellen Schuljahr abgeholt und in ASV eingebucht werden können, sind die Daten beispielsweise für das Planungsschuljahr noch nicht aktuell genug.

Bei der Übernahme dieser Änderung wird diese Information auf dem Reiter Dienst unabhängig vom Schuljahr (damit auch im Planungsschuljahr) abgeändert.

Somit erscheint der Eintrag zunächst als fachlich falsch und würde (in der ASV-Version 1.22) zu einem Muss-Fehler bei der betroffenen Lehrkraft führen.

Die Daten könnten derzeit trotzdem ohne Bedenken übernommen werden, da diese Datensätze mit den kommenden Änderunglieferungen aus VIVA wieder in ASV korrigiert werden und eine Übermittlung von UP und US ab Version 1.23 trotzdem möglich sein wird. Zusätzlich sind diese Felder in ASV für staatliche Schulen grundsätzlich nur lesbar.

Zur Übernahme angebotene Daten können nicht übernommen werden

Die Ursachen für dieses Phänomen können vielfältig sein. Im einfachsten Fall ist das Problem behoben, wenn Sie im Datenübernahmedialog den Haken „nur Unterschiede anzeigen“ setzen. Sollte dies keine Verbesserung bringen, so sind Sie von einem Fehlverhalten in ASV betroffen, das derzeit analysiert und in einer der folgenden Programmversionen behoben wird.

Ziel der Aktion: Navigatorbereich (Lehrer) muss leer sein

Wenn bei einer Lehrkraft keine Änderungen angeboten werden, dann steht Ihnen keine der Schaltflächen zum Übernehmen/Verwerfen der Daten zur Verfügung. In diesem Fall entfernen Sie einen oder beide Haken („nur Unterschiede anzeigen“ bzw. „nur empfohlene Merkmale anzeigen“) und verwerfen anschließend.

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