Amtliche Schulverwaltung
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B.1. Import des Unterrichts aus externem Stundenplanprogramm durchführen

WICHTIGE Neuerungen ASV gegenüber Altverfahren

Die ASV hat einen grundlegend von der WinSV abweichenden Ansatz. Bei WinSV/WinLD erfassen Sie zwar Schüler und den Unterricht in der Matrix, aber den Schülern wird der Unterricht nicht zugeordnet. Dies heißt im Klartext sehr viel Arbeit, weil Sie jeden von z.B. 2.000 Schülern im Schnitt 10 Fächer zurordnen müssen. Wenn Sie ein externes Stundenplanprogramm verwenden, können Sie diese Arbeit aber komfortabel über ein automatisches Script erledigen.

In der ASV muss jedem Schüler sein Unterricht zugeordnet werden.

Während es in der WinSV nur möglich war, Unterricht als z.B. FU_W (Fachunterricht Wirtschaft / Gesundheit / Bau / Agrar / Metall usw.) in der Oktober-Statistik zu melden, erwartet die ASV eine genaue Zuordnung. Dabei muss jedes Unterrichtsfach (z.B. KSK = Kaufmännische Steuerung und Kontrolle) einem amtlichen ASD-Fach zugeordnet werden. Eine pauschale Meldung als „Fachunterricht Wirtschaft“ wird zwar in der PARA noch geduldet, es soll aber bis zur PROD-Phase in Ihrem Stundenplanprogramm dafür gesorgt werden, dass Ihre Unterrichtsfächer den amtlichen ASD-Fächern entsprechen. Dies erfüllt nicht nur die Voraussetzungen für die US, sondern ermöglicht auch dann das Schreiben von Zeugnissen in der ASV.

Übersicht

1) Aktualisierung der Anwendungsdaten

Damit Sie die tagesaktuelle Version der Hilfs-Scripte haben, müssen Sie vorher die Anwendungsdaten aktualisieren. Die ASV unterscheidet zwischen Updates des ASV-Codes (z.B. Masken oder der im Hintergrund laufende Programmcode) und Updates der Anwendungsdaten (z.B. Zeugnisse, Berichte, Scripte, Schnittstellen, usw.). Die Anwendungdsdaten können tagesaktuell vom KM ausgeliefert werden, währen die ASV-Code-Updates über den Update-Installer meist erst im 2-3 Monats-Rythmus geliefert werden.

Öffnen Sie Datei → Verwaltung → Anwendungsdaten aktualisieren (sie müssen mindestens als schul9999XX-Benutzer angemeldet sein)

Geben Sie Ihre Schulnummer und das zugehörige Portal-Kennwort ein.

Eine Übersicht zeigt, wie viele neue Daten es gibt. Laden Sie diese nun herunter.

Abhängig von Ihrer Internetanbindung, der Auslastung der ASD-Server und der Menge an benötigten Updates kann dies bis zu 10 Minuten dauern.

2) Import von Unterricht (bei Verwendung von externem Stundenplanprogramm)

Viele externe Stundenplanprogramme bieten eine Schnittstelle zum Datenexport von Unterricht in die ASV an. Gehen Sie dabei wie folgt vor.

Stellen Sie VORAB in den Fächern sicher, dass alle Ihre Fächerkürzel der korrekten amtlichen (!) Abkürzung in der ASV entsprechen. Hinweis für das Fach Englisch. Meist ist dies NICHT das Fach Englisch, sondern Englisch im Fachunterricht. So muss Englisch (abhängig von Ihrer Schulart) meist dem Fachunterricht zugeordnet werden, z.B. E –> FU_Wirt (Englisch an kaufm. Berufsschulen ist NICHT die Sprache Englisch sondern „Fachunterricht Wirtschaft“) FIXME FIXME FIXME

Fächer wie z.B. Personalrat, Sprechstunde, Bereitschaft usw. dürfen natürlich erst gar nicht exportiert werden. Dazu tragen Sie z.B. bei der Klasse oder dem Unterricht in die Spalte „Statistik“ den Wert „_“ ein. Dies führt dazu, dass der zugehörige Unterricht nicht in die STDPLAN.txt exportiert wird.

Unterricht mit Ausfallgrund (z.B. Kürzung wegen Lehrermangel) darf nicht auf „ignore“ gesetzt werden. Dieser muss mit dem korrekten Ausfallgrund und der entsprechenden Stundenzahl erfasst werden. Dann muss dieser Unterricht verplant werden, also z.B. einer Klasse im Stunden zugeordnet werden. Andernfalls wird dieser Unterricht nicht korrext exportiert und demnach nicht in die ASV importiert.

Manche externe Stundenplanprogramme bieten die Möglichkeit der Erfassung von Klassengruppen an. Die Nutzung von Klassengruppen anstatt von Kopplungen + Schülergruppen führt dazu, dass alle zugehörigen Unterrichstelemente doppelt in die STDPLAN.txt exportiert werden. Bitte fragen Sie deshalb beim Hersteller des externen Stundenplanprogramms nach. Dies ist kein Fehler der ASV. Möglicherweise verwenden Sie eine veraltete Form der Gruppeneinteilung, die heute gar nicht mehr so untertstützt / beabsichtigt ist. Sie können Sich als Beispiel auf das Support-Ticket [Ticket#2020111910000254] beziehen.

Wirtschaftsschulen / Übungsunternehmen: Löschen Sie vorher ungültige Fächer (sind rot hinterlegt). Dann können Sie das Fach ÜU korrekt dem ASV-Fach zuordnen. Tun Sie das nicht, wird Übungsunternehmen einem veralteten Fach zugeordnet und dann nicht in der Matrix angezeigt.

  1. Erstellen Sie eine eigenständige Daten-Datei, idealerweise aus derselben Version, mit der Sie bereits die Oktober-Statistik (neu: US) erstellt haben.
  2. Die Unterrichtsmatrix in der ASV muss leer sein, löschen Sie diese ggf. manuell.
  3. Vorab müssen Sie sicherstellen, dass alle Kürzel für Lehrer im externen Stundenplanprogramm 1:1 identisch mit denen in der ASV sind.
  4. Vorab müssen Sie sicherstellen, dass alle Kürzel für Klassen im externen Stundenplanprogramm 1:1 identisch mit denen in der ASV sind.
  5. Vorab müssen Sie sicherstellen, dass die Fächer im externen Stundenplanprogramm 1:1 identisch sind mit denen in der ASV. Es gibt in der ASV zwar einen Mapper, der eine Zuordnung zwischen Stundenplan-Fach und ASV-Fach trifft, der schießt aber quer. Beispiel: Sie nennen Ihr Fach im externen Stundenplanprogramm „Maschinen-Unterweisung-Vorklasse = MUV“, in ASV ist das amtliche, vom KM vorgebene Fach hinter der Abkürzung „MUV = Marketing und Vertrieb (kaufmännisches Fach)“. Die Folge wäre, dass Sie quaotisch falsche Daten in die ASV einlesen.
  6. im externen Stundenplanprogramm: MENÜ > EXPORT > BAYERN ASV > stdplan.txt ohne Präfix-Text
  7. in der ASV öffnen Sie Datei → Unterricht → Schnittstelle zu Stundenplanprogramm → Import der Unterrichtsdaten
  8. Wählen Sie den Speicherort Ihrer STDPLAN.txt-Datei (hier ist es der Desktop) und öffnen diese.
  9. Klicken Sie danch Ihre Schule an, setzen die Haken für Unterrichtsdaten / Pflicht- und besonderen Unterricht. Falls bei Ihnen die Datei zwar gefunden wird, aber dann Ihre Schule oben in der Auswahl nicht erscheint oder ausgegraut ist, ist in der STDPLAN.txt Ihre Schulnummer nicht vorhanden. Prüfen Sie dazu bitte im externen Stundenplanprogramm, dass in den Einstellungen Ihre Schulnummer korrekt erfasst ist. Prüfen Sie bitte zusätzlich, ob in den Klassen im Feld „Stammschule“ auch Ihre korrekte Schulnummer erfasst ist oder hier kein Wert erfasst ist - dann nimmt das externe Stundenplanprogramm die Schulnummer global aus den Einstellungen.
  1. Wenn Sie nun importieren und dieser Hinweis erscheint, möchten Sie Fächer importieren, die mit keinem amtlichen ASD-Fach übereinstimmen. Sie müssen im Anschluss die Zuordnungstabelle Fach Stdplan ↔ Fach ASV öffnen und die Fächer entsprechend pflegen.
  2. Pflege der Fachzuordnungstabelle durchführen: Hier gibt es im Prinzip zwei Wege, einen „schnellen, einmalig für die PARA“ und den „einmal aufwendigen aber korrekten Weg für den PROD-Betrieb“. Der aufwendige Weg dauert wirklich lange, ist aber nötig, um mit der ASV im Tagesgeschäft, also nach der PRODUKTIV-Setzung, reibungslos zu arbeiten. Heute, im PARA-Betrieb, kann es daher sinnvoll sein, den „quick&dirty-Weg“ zu wählen.

    Falls Sie sich noch gar keine Gedanken zum Thema Fächer in der ASV gemacht haben, lesen Sie die Doku zur Datenpflege der Fächer.

  3. Legen Sie für jedes nicht rote (= nicht zugeornete) Fach im Ihrem Stundenplan ein ASV-Fach zu. Der „quick&dirty-Weg“, der aber nur für die PARA toleriert wird, ist die Zuordnung des Fachs zum jeweiligen Fachunterricht (z.B. FU_Wirtschaft oder Agar / Bau / Metall / Gesundheit usw.), wie es in der WinSV auch war. Zukunftssicherer wäre es aber, das KORREKTE amtliche ASV-Fachzu verwenden, wie hier KSK = amtliches Fach Kaufmännische Steuerung und Kontrolle.
  4. Wiederholen Sie die Zuordnung, bis kein rotes = offenes Fach mehr übrig ist.
  5. Falls Sie einzelne nötige ASV-Fächer nicht finden, machen Sie die entsprechende Datenpflege Fächer.

    Es ist EXTREM wichtig zu verstehen, dass Sie hier den Datenbestand in der ASV nachhaltig ruinieren können, wenn Sie nicht genau arbeiten. Beispiel: Sie haben ein Fach namens LF für Lernfeld, importieren dies als Fachunterricht_Wirtschaft, nutzen das Fach LF aber auch für Monoberufe (z.B. BVJK oder BIK). Dann würden Sie falsche Daten an die amtliche Statistik melden. Die Lösung wäre, bereits im externen Stundenplanprogramm die Fächer für Wirtschafts- und Monoberufe zu trennen, z.B. über die Fächerkürzel LFW für LernfeldWirtschaft und LFM für Lernfeld Monoberufe.

  6. Eine aktuelle Liste aller Fächer für die PARA-Phase der WS, BS, und BFS finden Sie in der Doku [Liste Arthur] FIXME FIXME FIXME
  7. Die Arbeit der Zuordnung machen Sie nur einmal. Ihre getroffenen Zuordnungen werden in der ASV gespeichert und können über dieses Fenster jederzeit, also auch im nächsten Jahr bei Abgabe der neuen US, verändert werden.
  8. Klicken Sie dann auf „OK“ und „Daten importieren“, womit Ihr Stundenplan in die ASV eingelesen wird.
  9. Aktuell gibt es noch Probleme beim Zuordnen von Entfallgründen aus manchen externen Stundenplanprogrammen.
    1. Entfallgrund Lehrermangel (im Altverfahren L) heißt nun im Neuverfahren Lm (Lösung wäre es, die STDPLAN.txt-Datei manuell zu bearbeiten und durch Suchen&Ersetzen den String „L_ durch „Lm_ zu ersetzen. Dies erfordert aber eine manuelle Nacharbeit in der Unterrichtsmatrix. Klicken Sie dennoch auf „Werte nicht übernehmen“.
    2. Entfallgrund PLUS-Programm gibt es im Neuverfahren gar nicht mehr.

3) Automatische Datenkorrektur - Zuordnung Religion und Unterricht je Schüler

Die ASV hat hohe Ansprüche an die Datenqualität beim Unterricht. Diese sind weit höher als in der WinSD, teilweise aber auch bei einigen externen Stundenplanprogrammen. In der ASV wird erstmalig die Zuordnung zwischen Schüler zu Unterricht nötig. Außerdem muss jedem Schüler abhängig von seiner Konfession der besuchte Religionsunterricht zugeordnet werden, da dieses Merkmal in der US im Neuverfahren zwingend gefordert wird. Hierfür gibt es ein automatisches Script, welches diese Korrektur für Sie durchführt, da sonst eine manuelle (!) Änderung für jeden Schüler einzeln nötig wäre, was Tage dauern würde.

Dieser Schritt ist nicht mehr nötig, sobald Sie als Schule produktiv mit der ASV arbeiten, weil dann die Daten kontinuierlich geplegt werden.

Die automatische Bereinigung bildet die Realität nicht ab, die dient nur dazu, die US ohne großen Aufwand im PARA-Jahr abzugeben. Nach der Produktivsetzung der ASV wird es erforderlich, jedem Schüler manuell seinen tatsächlichen Unterricht zuzuordnen. Dies ist auch nicht klassenweise oder pro Klassengruppe möglich. Methode2 über das Online-Klassentagebuch kann dies auch im Produktivbetrieb zeitsparend abbilden. Dies setzt aber voraus, dass ALLE (!) Unterrichte eine Schülergruppe hinterlegt haben. Auch solche Unterrichte, bei denen nur ein Lehrer alleine in einer Klasse unterrichtet. Details werden in der Doku ergänzt, sobald über die Produktivsetzung der ASV entschieden ist.

  1. Öffnen Sie in der ASV Datei → Verwaltung → Schnittstellen
  2. Wählen Sie Ihre Schule aus, dann das Automatik-Script „BS_Import_Zuordnung“ und dann „Start“
  3. Es öffnet sich das Script, das ein eigenes Menü hat. Öffnen Sie dort „Zuordnung Unterricht“ → „Religionsunterricht zuweisen“
  4. Quittieren Sie die Meldung, dass alle übrigen Fenster geschlossen werden.
  5. Das Programm läuft bei 1.800 Schülern circa 30 Minuten.
  6. Sobald der Vorgang beendet ist, klicken Sie OK.

Nachdem der Religionsunterricht zugeordnet wurde, bleibt noch der Fachunterricht. Hier gibt es zwei Möglichkeiten:

  • Methode1 = „Hammer Methode“: ordnet jedem Schüler den Unterricht der ganzen Klassengruppe [Empfohlenes Vorgehen]
  • Methode2 = „feinere Methode“: ordnet jedem Schüler nur den Unterricht der Schülergruppe zu. Erfordert aber ein Online-Klassentagebuch, in dem für jeden Unterricht eine Schülergruppe existiert; also auch für solchen Unterricht, wo nur ein Lehrer ein Fach unterrichtet, wo der Stundenplaner normalerweise KEINE Schülergruppe anlegen würde.
  1. Unterrichts-Zuordnung: Methode1 (empfohlen)

    1. Starten Sie im Menü Zuordnung Unterricht → Unterricht zuweisen.
      }
    - Das Programm läuft bei 1.800 Schülern circa 2 Stunden. \\ <WRAP round alert 80%>Schalten Sie weder den ASV-Client noch den ASV-Server während der Laufzeit des Scripts aus; trennen Sie nicht deren Netzwerverbindung; verhindern Sie den Ruhezustand oder Energiesparmodus. Wenn das Script unerwartet beendet wird, muss der Unterricht wieder aus der ASV gelöscht und alle Schritte erneut gestartet werden, idealerweise ab der schulscharfen Sicherung.</WRAP> {{:bers:alle:adue:s10_importunt_script5.gif|
    2. Sobald der Vorgang beendet ist, klicken Sie OK.
    3. Schließen Sie alle offenen Modulfenster.
  2. Unterrichts-Zuordnung: Methode2 über Online-Klassentagebuch (eigentlich besser, aber aufwendiger und weniger erprobt)

    1. Öffnen Sie ihr externes Online-Klassentagebuch im Browser.
    2. Loggen Sie sich im Online-Klassentagebuch als Administrator ein.
    3. Klicken Sie im Menü auf „Administration“ → Export
    4. Exportieren Sie die CSV-Datei „StudentgroupStudents.csv“ für die Schülergruppen und speichern Sie diese auf einem Ordner, z.B. am Desktop, ab.
    5. Exportieren Sie die CSV-Datei „ExportLessons“ für die Unterricht und speichern Sie diese auf einem Ordner, z.B. am Desktop, ab.
    6. Wechseln Sie zur ASV, dort in die Schnittstelle BS_Import_Zuordnung
    7. Starten Sie im Menü Zuordnung Unterricht → Unterricht zuweisen.
    8. Wählen Sie die Datei „StudentgroupStudents.csv“ von dort, wo Sie die Datei abgelegt haben, z.B. dem Desktop.
    9. Wählen Sie die Datei „ExportLessons“ von dort, wo Sie die Datei abgelegt haben, z.B. dem Desktop.
    10. Schließen Sie alle Modulfenster.
    11. Das Programm läuft bei 1.800 Schülern ca. 2 Stunden

      Schalten Sie weder den ASV-Client noch den ASV-Server während der Laufzeit des Scripts aus; trennen Sie nicht deren Netzwerverbindung; verhindern Sie den Ruhezustand oder Energiesparmodus. Wenn das Script unerwartet beendet wird, muss der Unterricht wieder aus der ASV gelöscht und alle Schritte erneut gestartet werden, idealerweise ab der schulscharfen Sicherung.

    12. Sobald der Vorgang beendet ist, klicken Sie OK.
    13. Schließen Sie alle offenen Modulfenster.

4) Aktualisierung der Schülerzahlen in der Unterrichtsmatrix

Zum Abschluss des Unterrichtsimports müssen Sie noch die Anzahl der Schüler in den Klassen aktualisieren.

  1. Öffnen Sie Datei → Unterricht → Unterrichtsverteilung → Matrix.
  2. Klicken Sie in der Symbolleiste auf das Taschenrechner-Symbol.
  3. Wählen Sie die Option „in allen Unterrichtselementen der Schule“, sowie den Haken „Schülerzuordnung automatisch aktualisieren und tatsächliche Schülerzahl auszählen“.
  4. Klicken Sie auf eine beliebige Zelle der Matrix, ändern Sie einen beliebigen Wert (z.B. Wstd. von 1 auf 2).
  5. Speichern Sie die Änderung.
  6. Machen Sie die Änderung rückgängig und speichern Sie erneut.
  7. Dieser Schritt klingt zwar seltsam, aber nur bei einmaliger Änderung eines Wertes in der Matrix wird im Hintergrund eine Neuberechnung verschiedener nötiger Kennzahlen angestoßen. Dies geschieht nicht automatisch.
  8. Danach sind die Schülerzahlen der Klassen aktuell.
  9. ALTERNATIV können Sie auch den ASV-Client beenden, den ASV-Serverdienst beenden und erneut starten, das hat denselben Effekt einer Neuberechnung der Hintergrund-Kennzahlen.