Amtliche Schulverwaltung
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B.5. Datenpflege der Unterrichtsdaten durchführen

In diesem Bereich sind die meisten Nacharbeiten nötig, da die Unterrichte in den Altprogrammen nur auf Lehrerseite, nicht jedoch auf Schülerseite erfasst wurden.
Alle folgenden Arbeiten sind als Benutzer mit der Rolle „Schulleitung“, also z.B. dem Benutzer schul9410BS (9410 = Ihre Schulnummer, BS/WS/BFS = Ihre Schulart) durchzuführen.

Übersicht

Fehler: Bezeichnung des Unterrichtselements ist leer

Tritt häufig dann auf, wenn Unterricht gekürzt wurde, z.B. bei Deutsch, das durch ein PLUS-Programm ersetzt wird oder, wenn Unterricht wegen Lehrermangel nicht stattfinden kann. Löschen Sie zunächst aus UNTERRICHT > FÄCHERLISTE den betroffenen Unterricht je Klassengruppe raus. Löschen Sie dann die Wiederholungsfaktoren gleich 0 aus jeder einzelnen Klassengruppe.

Fehler: Summierung der Schülerzahlen ist falsch / doppelt / dreifach

Durch den Import von Unterricht kann eine Diskrepanz zwischen den errechneten Schülerzahlen und den tatsächlichen Schülerzahlen auftreten. Öffnen Sie dazu UNTERRICHT > MATRIX > Symbol: Taschenrechner (sollte das Symbol ausgeblendet sein, wechseln Sie in den Bearbeitungs-Modus (Stift-Symbol, 4. von links)). Setzen Sie Option = In allen Unterrichtselementen der Schule … und den Haken Schülerzuordnung automatisch aktualisieren.

  1. Öffnen Sie Datei → Unterricht → Unterrichtsverteilung → Matrix.
  2. Klicken Sie in der Symbolleiste auf das Taschenrechner-Symbol (sollte das Symbol ausgeblendet sein, wechseln Sie in den Bearbeitungs-Modus (Stift-Symbol, 4. von links)).
  3. Wählen Sie die Option „in allen Unterrichtselementen der Schule“, sowie den Haken „Schülerzuordnung automatisch aktualisieren und tatsächliche Schülerzahl auszählen“.
  4. Klicken Sie auf eine beliebige Zelle der Matrix, ändern Sie einen beliebigen Wert (z.B. Wstd. von 1 auf 2).
  5. Speichern Sie die Änderung.
  6. Machen Sie die Änderung rückgängig und speichern Sie erneut.
  7. Dieser Schritt klingt zwar seltsam, aber nur bei einmaliger Änderung eines Wertes in der Matrix wird im Hintergrund eine Neuberechnung verschiedener nötiger Kennzahlen angestoßen. Dies geschieht nicht automatisch.
  8. Danach sind die Schülerzahlen der Klassen aktuell.
  9. ALTERNATIV können Sie auch den ASV-Client beenden, den ASV-Serverdienst beenden und erneut starten, das hat denselben Effekt einer Neuberechnung der Hintergrund-Kennzahlen.

Fehler: Wiederholungsfaktoren 0 sind nicht erlaubt

Wiederholungsfaktoren dürfen, wie auch in der WinSV, nicht den Wert 0 haben. Gültig ist ein Bereich von 0-40. Wiederholungsfaktoren können Sie nur dann löschen, wenn der Unterricht dazu aus der Matrix gelöscht wurde. Es kann sein, dass Unterricht, der als Kürzungsgrund Lehrermangel hat, mit falschen Wiederholungsfaktoren 0 importiert wird. Schuld ist hier nicht ASV, sondern das externe Stundenplanprogramm, welches bei Entfall einen Wiederholungsfaktor von 0 exportiert.

  1. Zunächst müssen Sie in der Unterrichtsmatrix in die Zelle klicken, welche den Wiederholungsfaktor 0 hat.
  2. Tragen Sie folgende Werte ein:
    1. 2: Lehrkraft = leer
    2. 3: Wstd. = Anzahl der Stunden, die tatsächlich stattfinden, also 0
    3. 4: Abweichung = Lm = Lehrermangel
    4. 5: Abweichung = -1 (weil -1 Stunde weniger als eigentlich nötig stattfindet)
    5. 6: ggf. Unterrichtsart = Pflichtunterricht setzen
    6. 7: ggf. Haken wissenschaftlicher Unterricht setzen
  3. Der Fehler muss für JEDEN Unterricht der Klasse behoben werden.
  4. Erst wenn alle Fehler für eine Klasse bezoben wurden, können Sie unter Datei → Schulische Daten → Klassen zur betroffenen Klasse navigieren und dort den Wiederholugsfaktor 0 löschen.
  5. Wiederholen Sie diesen Schritt für alle Unterrichte in der Matrix, die einen Wiederholungsfaktor von 0 aufweisen.

Fehler: Schülerzahl tats. stimmt nicht mit Unterricht überein

Besonders wenn man Unterricht manuell in der Matrix nacherfasst (z.B. Kopplung Ethikunterricht) kann es sein, dass ein Unterricht keine ihm zugewiesenen Schüler hat. Bei der Religion ist dies aus beiden Seiten ein Problem: ersten wird ein Unterricht für einen Lehrer nicht auf seine UPZ angerechnet, wenn keine Schüler zugewiesen sind. Zweitens wird es Probleme geben, wenn ein Schüler den falschen oder keinen Religionsunterricht hat (entscheidend ist hier, was in den Schüler-Stammdaten unter Religions-Besuch und Religions-Zugehörigkeit hinterlegt ist).

  1. Klicken Sie in der Unterrichtsmatrix auf die betroffene Zelle = Unterricht.
  2. Rechtsklick „Schüler im Kurs“.
  3. Diesem Unterricht sind (linke Spalte) keine Schüler zugeordnet. Die möglichen Schüler finden Sie rechts. Wählen Sie diese einzeln aus (←Button) oder alle auf einmal («-Button).
  4. Nach erfolgreicher Zuordnung stehen die zugeordneten Schüler in der linken Spalte.

Matrix bei Klassen mit mehreren Klassengruppen überarbeiten

Die Eintragungen bei Klassen mehreren Klassengruppen in der ASV unterscheiden sich vom alten Vorgehen in der WinLD. Ob dies in der ASV nachbearbeitet werden muss, hängt von der Art der Eintragung in der WinLD ab. Sind bereits in der WinLD die gemeinsamen Unterrichte der Klassengruppen (z.B. im Fach Englisch) bereits gekoppelt, so ist in der ASV i.d.R. keine Nachbearbeitung mehr nötig. Ansonsten stellt sich die Matrix für eine Mischklasse nach der Altdatenübernahme zunächst etwa so dar:

DELETEME Alle gemeinsamen Unterrichte sind zunächst – wie in der WinLD eingetragen – in der Zeile der ersten Klassengruppe gelandet.

Für eine Mischklasse existieren in der Matrix der ASV jedoch nunmehr drei Zeilen (Zeilenkopf rot umrandet).

  • In die erste Zeile (Sammelzeile) werden alle Unterrichte eingetragen, die in der gesamten Klasse unabhängig von Klassengruppe unterrichtet werden (z.B. Religion/Ethik, Deutsch, Englisch, Erdkunde, …).
  • In der zweiten Zeile werden die Unterrichte eingetragen, die nur in der Klassengruppe 1 unterrichtet werden.
  • In der dritten Zeile werden analog die Unterrichte eingetragen, die nur in der Klassengruppe 2 gehalten werden.

Falls sich die gemeinsamen Unterrichte wie im obigen Screenshot in der Zeile der ersten Klassengruppe befinden, müssen Sie die betroffenen Unterrichte in die Sammelzeile eintragen (Rechtsklick auf die Zelle mit dem Unterricht, der in die Sammelzeile übernommen werden soll → Sammelzeile aufbauen). Der Eintrag in der Gruppenzeile wird dabei automatisch gelöscht.

Wie bei anderen Programmen auch können Sie bei gedrückter Strg-Taste sämtliche Unterrichtselemente, die in die Sammelzeile übernommen werden sollen, markieren und dann in einer Aktion mit Sammelzeile aufbauen in die Sammelzeile übernehmen.

Der gleiche Ausschnitt der Matrix sieht nach der Überarbeitung so aus:

Sollte aus Versehen ein Unterrichtselement in die Sammelzeile übernommen worden sein, löscht man die Lehrkraft und die Stunden aus der entsprechenden Zelle der Sammelzeile und trägt Lehrkraft und Stunden manuell in die richtige Zelle der Klassengruppe ein und weist die Schüler korrekt zu.

Falls die Schülerzuweisung nicht möglich ist, öffnen Sie bitte das Modul Fächerwahl (Datei/Schüler/Fächerwahl), wählen sie die betroffene Klasse, wechseln Sie in den Berarbeitungsmodus und klicken Sie auf die Schaltfläche Pflichtfächer vorbelegen. Klicken sie anschließend auf Speichern.

Aufräumen in der Liste Pflicht- / Wahlpflichtunterricht

Bei der Altdatenübernahme und bei der Bearbeitung der Matrix entstehen unter bestimmten Umständen Einträge in der Liste des Pflicht-/Wahlpflichtunterrichts, die keine Entsprechung in der Matrix haben. Diese sollten vorsichtig gelöscht werden. Überprüfen Sie nach vollständigem Bearbeiten der Matrix diese Liste.
Öffnen Sie dazu die Listenansich z.B. über das Menü Datei→Unterricht→Unterrichtsverteilung→Liste Pflicht-/Wahlpflicht.
Die betreffenden Zeilen haben nur Einträge bei Klasse und Fach, in seltenen Fällen auch eine Schülerzahl. Diese können relativ leicht gefunden werden, indem man die Liste nach der Lehrkraft sortiert (Spaltenüberschrift zweimal anklicken, dann wird absteigend sortiert).
Wenn Sie sicher sind, dass es sich um einen Eintrag handelt, für den es keinen entsprechenden Unterricht gibt, löschen Sie diese Zeile.
DELETEME