Amtliche Schulverwaltung
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Modul Berichte (BerS)

Fachlicher Hintergrund

Diese Dokumentationseite gilt für folgende Schulen:

BerS StMUK StMUK Förderschulen StMELF
WS BS BFS BFG BO FAK FS WSF BSF BFF BFGF BOF FALF FSLF
staatl. x x x
kom. x x x
priv. x x x

Die ASV läuft bereits seit vielen Jahren produktiv an Grund-, Mittel-, Realschulen, Gymnasien und vielen Schulen besonderer Art, Freien Waldorfschulen, Schulen für Kranke und Förderzentren. Vermutlich sind die Alltagsberichte (Klassenliste, Lehrerliste, usw.) dort bereits vorhanden. Falls ein Bericht bei einer anderen Schulart vorhanden ist, können wir diesen für Ihre Schulart (BS, BFS, WS) freischalten. Auf die Berichte der „anderen“ Schularten können aus der Test- und Schulungsversion geprüft werden, welche Sie in der ASV-Doku im Bereich „Downloads“ finden.

Einführung von DIN 5008-konformem Briefpapier

Zum Start der ASV wird ein einheitliches Format für Briefpapier eingeführt. Eventuell müssen Sie Ihr Schul-Briefpapier an den neuen ASV-Style-Guide für Briefpapier nach DIN 5008 (alle Schularten) anpassen.

Unterschied Berichte / Zegnisse

In ASV können Berichte und Zegnisse auf unterschiedliche Arten bereitgestellt werden. Diese Überblick soll Ihnen zeigen, wo Sie welche Elemente finden.

Schulart Wo? Beschreibung Ausgabe Schuleigene Veränderungen möglich?
Zeugnis-Editor - Haupt-Symbol: Zeugnise
- Mini-Symbol Zeugnisse
- Menü: Datei > Verwaltung > Zeugniseditor
Drucken der Zeugnisse anhand amtlicher Schablonen, die über die Anwendungsdaten bereitgestellt und vom StMUK aktualisiet werden. Drucker
PDF
Bildschirm-Vorschau
nein, Schablonen werden amtlich vorgegeben.
Bearbeitung: nur ASV-Team
Löschung: nur ASV-Team
Import: jede Schule (z.B. für schul-individuelle Zeugnisse, die vom StMUK nur an eine Schule ausgerollt werden sollen)
Berichts-Bibliothek (rot) - Haupt-Symbol: Berichte
- Mini-Symbol Berichte (rot)
Hauptaufgabe: Daten graphisch aufbereiten
Zweitaufgabe: Drucken von speziellen Zeugnissen (z.B. BFS-Musik).
teilweise, die meisten Berichte werden von ASD bereitgestellt. Schulen können aber eigene Berichte neu erstellen oder sich mit anderen Schulen über die Import / Exportfunktion austauschen.

Bearbeitung: nur schuleigene Berichte, sonst: nur ASV-Team


Löschung: nur schuleigene Berichte, sonst: nur ASV-Team


Import / Export: jede Schule (z.B. damit Schulen untereinander erstellte Berichte austauschen können)
Berichts-Bibliothek (weiß) - Mini-Symbol Berichte (weiß)

- Menü: Datei > Verwaltung > Berichtsbibliothek
Dient „nur“ zur Verwaltung / Import / Export und ggf. auch zum Löschen von Berichten.
Serienbrief-Generator Menü: Auswertungen Graphischer Editor ähnlich zum Zeugnis-Editor, welcher vor allem für Briefe verwendet wird, die für Schüler, Eltern, Betriebe oder Kammern gedacht sind. Der Serienbrief-Editor kann auf alle Felder in ASV zugreifen, was teilweise vertiefte Kenntnisse in ASV erfordert. Hier finden Sie eine Liste gängiger Datenfelder.
Etiketten-Generator Menü: Auswertungen Graphischer Editor ähnlich zum Serienbrief-Generator mit einer beschränkten Auswahl eigener Felder.
Listen-Generator Menü: Auswertungen Menügeführter Editor (keine graphische Anpassung der Darstellung möglich) zur Darstellung, Sortierung und Gruppierung von Daten in eher technischer als optisch ansprechender Form.
Exportformate - Menü: Auswertungen
- Menü: Datei > Verwaltung > Exportformatbibliothek
Menügeführter Assistent mit dem gezielt Daten aus ASV exportiert werden können. Export-Datei (z.B. Excel)
Office-Schablonen kein eigenes Menü
Aufruf über Berichts-Bibliothek (rot)
Unterart der Berichte (rot). Office-Schablonen werden für jeden Datensatz individuell erstellt und in einer getrennten Datei ausgegeben. Beispiel: Sie exportieren für 11 SchülerInnen eine Bescheinigung. Dabei füllt ASV die „Office-Schablone“, die Vorlagen-Datei, 11 mal mit den schüler-individuellen Daten aus und speichert 11 Word-Dateien in einem gewählten Ordner, z.B. am Desktop Ihres Computers, ab. Die Dateien können Sie danach bearbeiten / drucken oder archivieren. Word-Dateien

Arten von Berichten in ASV

Art Bericht ausführen Import / Export Bearbeitung Löschung
Zeugnisschablonen Datei > Verwaltung > Zeugniseditor > Modulbezogene Funktionen nein nein
Externes Berichte-Werkzeug weiße Berichte-Bibliothek > Modulbezogene Funktionen
nein (erfordert Programmierkenntnisse) nein
Office-Schablone weiße Berichte-Bibliothek > Modulbezogene Funktionen
nur schuleigene
Neuanlage möglich über Datenfelder in Word
nur schuleigene
Serienbrief weiße Berichte-Bibliothek > Modulbezogene Funktionen
nur schuleigene
Neuerstellung möglich über Serienbrief-Generator
nur schuleigene
Etikett weiße Berichte-Bibliothek > Modulbezogene Funktionen
nur schuleigene
Neuerstellung möglich über Etiketten-Generator
nur schuleigene
(Benutzerdefinierte) Liste weiße Berichte-Bibliothek > Modulbezogene Funktionen
Modul Auswertungen > Listengenerator ja

Zeugnis oder Bericht - wo finde ich was?

Dem fertigen Dokument sehen Sie nicht an, ob es in ASV über

  • den Zeugnis-Editor oder
  • die Berichte-Bibliothek

gedruckt wurde. Diese Liste soll Ihnen einen Anhaltspunkt geben, wo Sie welche Dokumente in ASV finden. Die Liste ist nicht abschließend.

Schulart Besonderheit Gesuchtes Dokument wo in ASV?
alle - Listen (Klassenliste, Schülerliste, Betriebe, Lehrer, Gastschüler, Religion, Gemeinen) Berichte
alle - Bestätigungen und Bescheinigungen (Schulbesuch, Fehltage, Probezeit) Berichte
alle - Checklisten und Datenschutz-Zustimmungen, Schülerausweis, Klassentagebuch Berichte
alle - Notenblätter, Schülerbögen, Schülerakten, Mantelbögen Berichte
alle - Einleitung Bußgeldverfahren Berichte
alle - Stammdaten-Blätter für US-Statistik (Schüler-Kontrollblatt, Lehrer-Stammblatt, Betriebe-Stammblatt) Berichte
alle - Zertifikate (z.B. KMK-Englisch-Zertifikat, CNC-Zertifikat Schreiner) Berichte
BS - Zeugnisse Zeugniseditor
BS BVJ Zwischen- und Jahreszeugnis Zeugniseditor
BS BGJ Zwischen- und Jahreszeugnis Zeugniseditor
BS BIK und Vorklasse Zwischen- und Jahreszeugnis Zeugniseditor
BS BIK Bescheinigung (Freitext und Fehltage) Zeugniseditor
BS BS+ (Berufsschule Plus) Jahres- und Abschlusszeugnis Zeugniseditor
BFS nach BFSO - Zeugnisse (auch FH-Reife der Tourismusschulen) Zeugniseditor
BFS nach BFSO - Bescheinigung nach § 54 BFSO Zeugniseditor
BFS nach BFSO - Bescheinigung über Probezeit, Schulbesuch Berichte
BFS nach BFSO - Urkunde zur Führung der Berufsbezeichnung Zeugniseditor
BFS-Sprachen - Zeugnisse Zeugniseditor
BFS-Sprachen - Bescheinigungen nach BFSO-Sprachen, Notenbescheinigung für Durchfaller Zeugniseditor
BFS-Musik - Zeugnisse (auch Aufbaujahre) Berichte
WS - Zeugnisse Zeugniseditor
WS - Information über das Notenbild Zeugniseditor
WS - Abschlussprüfung (Notenübersicht, Notenliste, Lehrerkonferenz) Berichte