Amtliche Schulverwaltung
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Einheitliches Briefpapier für Berichte

Mit Einführung der ASV an Beruflichen Schulen werden alle Berichte Zug-um-Zug an einheitliche Design-Richtlinien angepasst.

  • Neue Berichte für Berufliche Schulen werden bereits passend zum neuen Layout erstellt
  • Alte Berichte (anderer Schularten) werden Zug-um-Zug angepasst. Aufgrund der Vielzahl der Berichte kann dies aber dauern.

1) Möglichkeiten für Schulen

Berufliche Schulen können das neue, einheitliche Briefpapier auf drei Arten nutzen.

1.1) Verwendung von bedrucktem Papier

Die einfachste Variante ist der Einsatz von vorgedrucktem Briefpapier. Wichtig ist, dass Sie nur die Bereiche mit eigenen Inhalten bedrucken, welche auch für den Druck freigegeben sind. Nutzen Sie dazu den ASV-Style-Guide für Briefpapier nach DIN5008 (alle Schularten). Er weist die Bereiche, welche sie individuell gestalten können anhand von farbigen Flächen aus. Beachten Sie, dass teilweise rechtliche Pflichtangaben nötig sind.

Das Vordrucken übernimmt üblicherweise eine Druckerei. Sie können aber das Papier auch selbst mit einem Farbdrucker bedrucken. Vermutlich kann dann aber nicht randlos gedruckt werden. Üblicherweise sollten Toleranzen von 2 mm eingehalten werden, sodass Ihre eigenen Bereiche nicht überdrucken.

1.2) Verwendung von Digitalen Wasserzeichen im Druckertreiber

Moderne Druckertreiber ermöglichen es, eine Bilddatei zu hinterlegen („Digitales Wasserzeichen“). Dieses wird dann automatisch immer in den Hintergrund mitgedruckt, wenn Sie eine Seite ausdrucken. Bitte sprechen Sie dies unbedingt mit Ihrem Systembetreuer oder IT-Unternehmen ab. Wir können hier nur Tipps zur Umsetzung geben:

  • Verwenden Sie einen eigenen Druckername, z.B. „Laser501_ASV
  • Installieren Sie stets den aktuellsten Treiber vom Drucker-Hersteller
  • Legen Sie eine geeignete Bild-Datei an, welche dem ASV-Style-Guide für Briefpapier nach DIN5008 (alle Schularten) entspricht. Es dürfen nur die erlaubten Bereiche bedruckt werden. Die übrigen Bereiche müssen TRANSPARENT geschalten sein.
  • Hinterlegen Sie das Wasserzeichen im Druckertreiber
    • Beispiel: Kyocera-KY-Treiber: Druckereinstellungen > Erweitert > Wasserzeichen
  • Wenn Ihr Druckertreiber keine Bilder-Wasserzeichen unterstützt, können Sie nur noch Variante 1 oder 3 nutzen.

1.3) IN ENTWICKLUNG: Verwendung von elektronischem Briefpapier in ASV

Dies ist die komfortabelste Funktion, sie ist aber noch nicht fertig.

In ASV-Version 2.17 ist geplant, dass man direkt unter Schulische Daten > Schule eigenes elektronisches Briefpapier hinterlegen kann. Dies muss aber auch exakt dem ASV-Style-Guide für Briefpapier nach DIN5008 (alle Schularten) entsprechen. Sobald die Funktion programmiert und in ASV verfügbar ist, werden wir Sie informieren. Mit dieser Variante wird automatisch, wenn der Bericht ein DIN-Brief ist, Ihr schuleigenes Briefpapier aufgedruckt.

Variante Toner-Bedarf Flexibilität bei Änderungen Nötiger IT-Aufwand
1) Druckerei keiner gering keiner
2) Drucker-Wasserzeichen hoch hoch hoch
3) ASV-Briefpapier hoch hoch gering

Style-Guide als Vorlage für Briefpapier-Gestaltung