Amtliche Schulverwaltung
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Daten exportieren (wiederkehrende Exporte über Exportformat)

Eine ausführliche Beschreibung finden Sie im zugehörigen Kapitel der Einführung.

Verwendung

Wenn reine Rohdaten zur Weiterverarbeitung in anderen Programmen gebraucht werden, nutzt man Exportformate (z.B. Erstellung von Schüler-Accounts, Bundesjugendspiele).

Achtung: Für wichtige Vorgänge (z.B. Schülerimport nach ASV) bzw. zu einzelnen Programmen (Notenmanager, WinQD etc.) gibt es bereits fertige Schnittstellen unter Datei –> Verwaltung –> Schnittstellen.

Der jeweilige Nutzer kann Exportformate anlegen, bearbeiten und löschen. Sie tauchen auch bei anderen Rollen auf und können vom Ersteller und von einem ASV-Benutzer mit Schulleitungsrechten bearbeitet, gelöscht etc. werden.

Definition und Anwendung von Exportformaten

Sofern oben links die Schaltfläche „Neuen Datensatz hinzufügen“ ausgegraut ist, wechseln Sie bitte kurz den Datenbereich (z.B. Lehrkräfte) und kehren dann zum gewünschten Bereich (z.B. Schüler) zurück.

Achten Sie auf aussagekräftige Namen und informative Beschreibungen.

Die genau Bezeichnung der ausgewählten Datenfelder ist wichtig: so erhalten Sie z.B. bei „Rufname“ nur einen Vornamen, bei „Vornamen“ aber alle ggf. erfassten Vornamen eines Schülers oder einer Lehrkraft.

Export eines Berichts als CSV-Datei (für vollständige Datensätze)

Falls bei den Ausgabeeinstellungen des Berichts „Datei (csv)“ ausgewählt wurde, werden die Daten in einer Textdatei mit Dateinamenerweiterung .csv abgelegt, welche mit jedem herkömmlichen Tabellenkalkulationsprogramm bzw. Texteditor geöffnet und bearbeitet werden kann. Die einzelnen Datenfeldeinträge sind jeweils mit einem Semikolon getrennt.

Die Daten werden in ASV im international verbreiteten „Unicode UTF-8“ Zeichensatz gespeichert. Wenn Daten aus ASV in eine CSV-Datei exportiert werden (über die definierte Schnittstellen oder aus der Berichtsbibliothek), werden diese Daten daher auch in der UTF8-Codierung abgelegt.
Da die meisten Betriebssysteme auf dem ISO-8859 bzw. dem Windows (ANSI) Zeichensatz aufsetzen, werden Sonderzeichen nicht richtig dargestellt. Deswegen ist es erforderlich, beim Öffnen dieser CSV-Dateien den UTF-8 Zeichensatz auszuwählen.

Vorgehen in MS Office:
Nicht einfach Doppelklicken auf die CSV-Datei, sondern
MS Excel öffnen → (Menüleiste) Daten → (Block „Externe Daten abrufen“) Aus Text → Im Dateiexplorer CSV-Datei auswählen → Importieren → Dateiursprung: „65001: Unicode UTF-8“ auswählen. In einem nächsten Schritt klicken Sie auf weiter → als Trennzeichen wählen Sie bitte „Semikolon“ aus, da ansonsten alle Daten in einer Spalte stehen.

Weiterbearbeitung in EXCEL

Am einfachsten ist die Anwendung mit dem Format csv. (vgl. Umgang mit csv-Dateien) Nachdem der Export erfolgt ist, wurde eine Datei erstellt.

Diese sollte man in Excel mit Daten-Textimport importieren und dabei als Importformat utf-8 und als Trennzeichen Semikolon wählen. So ist sichergestellt, dass Umlaute und Sonderzeichen korrekt dargestellt werden.