Amtliche Schulverwaltung
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Schüleraustritt

Fachlicher Hintergrund

BerS StMUK StMUK Förderschulen StMELF
WS BS BFS BFG BO FAK FS WSF BSF BFF BFGF BOF FALF FSLF
staatl. x x x x x
kom. x x x x x
priv. x x x x x

Um zu verhindern, dass die Abgänger und Absolventen des aktuellen Jahrgangs in das Planungsschuljahr übernommen werden, muss für die betroffenen Schüler im aktuellen Schuljahr ein entsprechender Austritt gesetzt werden.

1. Schüleraustritte einzeln erfassen

Rufen Sie im aktuellen Schuljahr im Modul Schüler (1) den Reiter Ein-/Austritt (2) auf:
Datei ⇒ Schüler ⇒ Schülerdaten ⇒ Ein-/Austritt

1.1 Prüflinge

Die Eintragungen bei den Prüflingen sollten folgendermaßen durchgeführt werden:

a) bei Austritt am wird das Austrittsdatum eingetragen (3)
b) bei Abschluss (beruflich) die Art des Abschlusses (6)

Hier unterscheidet man zwischen zwei Möglichkeiten:

  • Eintrag VE - vollst. mit Erfolg durchlaufen (Bedeutet, dass der Schüler den erforderlichen Notendurchschnitt besitzt und somit die BS erfolgreich abgeschlossen hat.)
  • Eintrag VO - vollst. ohne Erfolg durchlaufen (Bedeutet, dass der Schüler nicht den erforderlichen Notendurchschnitt besitzt. Der Schüler kann trotzdem zur Prüfung an der Kammer antreten und diese ablegen.)

1.2 Schüler verlässt die Schule

Verlässt ein Schüler die Schule, so sind folgende Eintragungen vorzunehmen:

a) bei Austritt am wird das Austrittsdatum eingetragen (3)
b) bei Austrittsgrund wird Abschlusspr. abgel. eingetragen (4)
c) bei Papiere überwiesen an wird die aufnehmende Schule eingetragen; verbleiben die Schülerpapiere an der Schule, die eigene Schule eintragen (5)
b) bei Abschluss (beruflich) die Art des Abschlusses (6)

Hier unterscheidet man zwischen zwei Möglichkeiten:

  • Eintrag VE - vollst. mit Erfolg durchlaufen (Bedeutet, dass der Schüler den erforderlichen Notendurchschnitt besitzt und somit die BS erfolgreich abgeschlossen hat.)
  • Eintrag VO - vollst. ohne Erfolg durchlaufen (Bedeutet, dass der Schüler nicht den erforderlichen Notendurchschnitt besitzt. Der Schüler kann trotzdem zur Prüfung an der Kammer antreten und diese ablegen.)

1.3. Schüler verlässt vorzeitig die Schule

Verlässt ein Schüler vorzeitig die Schule, so sind folgende Eintragungen vorzunehmen:

a) bei Austritt am wird das Austrittsdatum eingetragen (3)
b) bei Austrittsgrund wird Abmeldung bzw. Probezeit nicht bestanden eingetragen (4)
c) bei Papiere überwiesen an wird die aufnehmende Schule eingetragen; verbleiben die Schülerpapiere an der Schule, die eigene Schule eintragen (5)
d) bei Abschluss (beruflich) wählen: nicht voll durchlaufen, Besuch andere Schule bzw. Abbruch vor Beendigung (keine andere Schule) (6)

Aus Datenschutzgründen ist es nicht erlaubt, Ergebnisse von Prüfungen einzutragen, die von den Kammern (z. B. IHK, HWK, Notarkammer) durchgeführt werden.

2. Schüleraustritte mit Sammeländerung erfassen

Rufen Sie im aktuellen Schuljahr den Dialog zur Sammeländerung auf:
Datei ⇒ Verwaltung ⇒ Sammeländerung


(1) Gewünschte Schulenr. markieren.
(2) Datenbereich Schüler markieren.
(3) Sofern noch nicht aktiviert, den Button Neu anklicken und einen entsprechenden Namen vergeben. Eine Beschreibung ist optional.
(4) In Zu änderndes Feld den Info-Button anklicken
(5) Das Pluszeichen von Ein-/Austritt anklicken und auf Abschluss doppelklicken
Schritt (4) und (5) für Ziel der Jahrgangsstufe bei Austritt, Austritt/Übertritt wohin und Austritt am (voraussichtlich) wiederholen.


(6) Im Feld Vergleichsoperator jeweils kein Eintrag auswählen.
(7) Im Feld Neuer Wert die entsprechenden fachlichen Einträge auswählen.
(8) Den Button Sammeländerung ausführen anklicken.


Die einzelnen Zeilen der Änderungsdefinition werden intern mit einer „ODER-Verknüpfung“ verbunden. D. h.: Ist auch nur eines der Felder Abschluss bzw. Austritt am (voraussichtlich) bei Ihren Schülern leer und das andere gefüllt, wird bei diesen Schülern die Sammeländerung in ihrer Gesamtheit durchgeführt. Dies kann zum versehentlichen Überschreiben von Daten führen!

(9) Gewünschte Klasse markieren.
(10) Gewünschte Schüler markieren (Strg+A markiert alle Schüler).
(11) Button Geplante Änderungen anzeigen anklicken.
(12) Butten Alle markieren anklicken.
(13) Button Markierte Zeilen in die Datenbank übernehmen anklicken.


Falls doch ein Absolvent an der Schule verbleibt, kann dieser Ausnahmefall auch nachträglich durch Löschen der Austrittsinformationen (im aktuellen Schuljahr!) oder über eine schuljahresübergreifende Sammelversetzung (siehe nachträgliches Hochversetzen) in das neue Schuljahr nachgepflegt werden. Ebenso können im Einzelfall evtl. Anpassungen der erforderlichen Pflichtfelder für den Abgang vorgenommen werden. Ein genauer Eintrag ist erst zur US notwendig.

3. Schüleraustritte BVJ und BIK

Bei BVJ und BIK an Berufsschulen sind diese Besonderheiten zu beachten:

  • nur Austrittsdatum
  • kein Austrittsgrund
  • evtl. allgemeinbildender Abschluss (erfolgreicher Mittelschulabschluss)