Amtliche Schulverwaltung
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Modul Zeugnisse (BerS)

Fachlicher Hintergrund

Diese Dokumentationseite gilt für folgende Schulen:

BerS StMUK StMUK Förderschulen StMELF
WS BS BFS BFG BO FAK FS WSF BSF BFF BFGF BOF FALF FSLF
staatl. x x x
kom. x x x
priv. x x x

Die Zeugnisse in ASV stehen erst im Laufe des SJ2021/22 und nur für die Schularten BS, WS, BFS-allgemein zur Verfügung. Voraussetzung ist das Inkrafttreten einer neuen KMBeK für alle drei beruflichen Schularten. Ab dem Tag des Inkrafttretens werden auch die amtlichen Zeugnisschablonen in ASV über die Anwendungsdaten-Aktualisierung bereitgestellt. Vorher müssen Zeugnisse im Altverfahren gedruckt werden.

Weiterführende Infos zu Zeugnissen

Häufige Fehler / Tipps Zeugnisse: Häufige Fehler
Bugs Zeugnisse: Bekannte Bugs
Veröffentlichte Zeugnisse Liste der veröffentlichten Zeugnisse
Veröffentlichte Berichte Liste der veröffentlichten Berichte
(wenn Sie das gesuchte Zeugnis nicht in im Zeugniseditor finden konnten, wurde es als Bericht veröffentlicht)

Empfohlener Ablaufplan

Graphische Darstellung und Gesamt-Überblick über alle Schritte der Zeugnisse:

Die meisten Einstellungen und ein Großteil der Arbeit in der Rubrik Vorbereitung ist nur einmal zu machen, wenn Sie die Arbeit mit ASV beginnen. Die Arbeit von Schuljahr zu Schuljahr ist sehr viel geringer als der erste Einrichtungs-Aufwand. Wenn Sie am Anfang alles sauber einstellen, läuft der Zeugnisdruck mit ASV problemlos und zuverlässig.

Vorbereitung

(Schulleitung)
Textbausteine Amtliche Textvorschläge
Import aus WinSD
Import von ASV-Textbausteinen
Textbausteinebibliothek / Neuanlage von Textbausteinen
Zeugnisschablonen Zeugnisschablonen abholen (Anwendungsdaten aktualisieren)
Zeugnisschablonen bearbeiten und austauschen
Grundeinstellungen (je Schule) Einstellung: Schulname
Einstellung: Zeugnisart und Zeugnisdatum
Einstellung: Zeugnisunterschrift (Unterzeichner)
Einstellung: Fächername (meist nur informativ)
Grundeinstellungen (je Klasse) Einstellung: Zeugnisblöcke (Noteneingabe)
Einstellung: Klassengruppenbezeichnung
(Info fehlt im Video)
Einstellung: Fächer-Klassen-Schüler (Dynamischer Fächerspiegel)
Einstellung: Zeugniseinstellungen (Fächer-Reihenfolge) festlegen
Organisatorische Planung Zeugnisschreibende Lehrkräfte als ASV-Benutzer anlegen kein Video nötig
Klassenkonferenzen planen
Eingabe

(Sekretariat
Lehrer)
Noten Direkteingabe in das Zeugnisformular
Notenerfassung Schülerweise
Notenerfassung Fächerweise
Notenmodul (offline in der ASV)
Notenmodul-BETA (offline in der ASV)
Noten-Eingabe-Online (NEO)
Importschnittstelle für Zeugnisnoten
Bemerkungen Freitext
Textbausteine
Bemerkungen automatisch erstellen (Bemerkungs-Helper)
Sonderfälle Fehltage, Betriebspraktika, Lese-Rechtschreib-Störungen, Behinderungen,
Befreiungen, DQR-Niveau, Gefährdung, Vorrücken in Jgst., Notenschnitt-Abweichung,
Vorjahresnoten, Verleihung Schulabschlüsse, Mittlerer Schulabschluss, BS+, Plusprogramm (nur BS), Zweitschriften, Namens-Änderungen, Transgender

BS Agrar (Wahlpflichtfächer)
Druck

(Sekretariat
Lehrer)
Kontrolllisten Notenbild, Bemerkungen kein Video nötig
Zeugnisse Einzel- und Massendruck, automatische Unterschrift, Zweitschrift, abweichendes Zeugnisdatum
Etiketten Bericht zu Etiketten, Etikettengenerator kein Video nötig

Fragen und Antworten zu Zeugnissen

BereichFrageAntwort
ZeugnisanpassungIch möchte meine Zeugnisschablone anpassen (Unterzeichner, Schulname, Logo, etc.). Ist dies möglich?Ja. Für die meisten Fälle ist hierzu keine Veränderung der Zeugnisschablone nötig. Das Vorgehen ist in der obigen Tabelle unter Vorbereitung > Zeugnisse einrichten beschrieben.
Die Bezeichnung für das Fach EIT weicht von der Stundentafel lt. BSO („Grundlagen der Elektro- und Installationstechnik“) ab. Kann ich das anpassen?Ja. Öffnen Sie das Fächermodul (Datei –> Schulische Daten –> Fächer) und ändern Sie die Langform des Fachnamens (z.B. auf „Elektro- und Installationstechnik“) ab.

Alternativ können Sie den neuen Fachnamen im gleichen Dialog auch in das Feld Zwischenzeugnis (dann aber auch gleich in Jahreszeugnis und Abschlusszeugnis) schreiben. Diese Feldinhalte überschreiben ggf. die Angabe im Feld Langform Fachname.
ZeugnisbemerkungDie Zeugnisbemerkung ist zu lang. Was kann ich tun?Wenn ein Bemerkungstext zu lang für das Bemerkungsfeld ist, kann man evtl. durch eine kleinere Schriftgröße oder durch Veränderung von Zeilenumbrüchen Platz gewinnen.
Kann man die Zeugnisbemerkung formatieren (kursiv, etc.)?Oberhalb des Zeugnisses befinden sich übliche Schaltflächen für Schriftart, Schriftgröße, kursiv, unterstreichen etc.
Kann ich eigene Textbausteine erstellen?Mit Schulleiterrechten lassen sich eigene Textbausteine erstellen, kopieren sowie ex- und wieder importieren. Dies erfolgt unter Datei → Verwaltung → Textbausteinebibliothek.
NotenIch kann bei einem/mehreren Schülern die Note für ein Fach nicht eingeben (das Icon fehlt im Zeugnisformular bei dem Fach)Vermutlich ist der Schüler in diesem Fach keinem Unterricht zugeordnet. Überprüfen Sie die korrekte Zuordnung im Schülermodul unter dem Reiter Unterricht.
BerichteGibt es Kontrolllisten für das Zeugnis?In der Berichtsbibliothek findet man Berichte, mit denen Kontrollausdrucke der Noten und der eingegebenen Bemerkungen ausgedruckt werden können.
Datenbereich Klassen/Klassengruppen:
* Zeugnis - Übersicht Noten

* Zeugnis - Übersicht Bemerkungen

Datenbereich Schüler:
* Zeugnis - Bemerkungen Etikett
* Zeugnis - Mitteilung Gefährdung

Unterschied zwischen Zeugnisschablonen und Office-Schablonen

Zeugnisse können mit ASV direkt über das Zeugnismodul oder über die Office-Schnittstelle erstellt werden.
Wenn Sie aber die Zeugnisse mit Hilfe eines anderen Zeugnisprogramms drucken, sind in ASV keine Arbeiten notwendig.

Arbeit mit dem Zeugnismodul in ASV Arbeit mit der Office-Schnittstelle
in ASV vollintegrierte Lösung - zentrale Speicherung Export von Dokumenten im Format .docx
Zeugnisschablonen entsprechen den amtlichen Vorgaben (Aktualisierungen) Kernfunktionalität ist die Erzeugung von Serienbriefen
Zentrale Anlage und Verwaltung von (intelligenten) Textbausteinen möglich Erzeugung von Zeugnisvorlagen im Office-Format zur Weiterverarbeitung mit Drittprogrammen möglich
Nutzung der integrierten Notenverwaltung möglich Lehrkräfte können zuhause Zeugnisse erstellen, bearbeiten, ausdrucken
Übernahme der eingepflegten Noten (mit Notenberechnung) in das Zeugnis möglich Voraussetzungen: Client-Server Installation von ASV
Direkter Ausdruck über eigenen Druckdialog möglich Voraussetzungen: Word-Version ab Office 2007 (und neuer)
digitales Siegel im Jahreszeugnis möglich (nicht in Abschlusszeugnissen, diese müssen nach KMS händisch gesiegelt werden) digitales Siegel nicht möglich

Sonderfall: BFS-Musik

Für die BFS-Musik wurde eine eigene Doku-Seite zu Zeugnissen erstellt. Der Druck erfolgt hier nicht über den ASV-Zeugniseditor sondern über die Berichts-Bibliothek (rot) und dort über alle Berichte im Datenbereich Schüler, die mit „Zeugnis_BFSMusik_“ beginnen.