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Häufige Fehler, Globale Änderungen - Zeugnisdruck (Berufliche Schulen)

Bitte lesen Sie auch: umgesetzte Verbesserungen in Zeugnissen an Beruflichen Schulen.

Häufige Fehler: alle Schularten


0. Anwendungsdaten aktualisieren

Der erste Schritt ist es, die aktuellen Schablonen sicherzustellen. Aktualisierung der Anwendungsdaten

1. Fächer im Zeugnis falsch sortiert. Z. B. abgeschlossene Fächer wie PuG und Sport.


Lösung: „SmW“ und „PuG“ in Zeugniseinstellung aufnehmen und an korrekte Stelle ziehen „Nr. Spalte sortieren)



2. Fächer erscheinen doppelt oder es erscheinen alte Sammelfächer (Fachunterricht) im Zeugnis.


Lösung: Löschen Sie unter Schüler > Unterricht die Einträge raus, welche keiner Lehrkraft und oder keinem Unterrichtselement zugeordnet sind.



3. Fachkategorien Religion/Ethik und Sport haben entweder den falschen Fachname oder keine Note.



Lösung: Ordnen Sie unter Schüler > Unterricht den Fächern auch einem Unterricht zu.



4. Im Zeugnis werden Fächer-Felder nicht übersetzt, es bleibt z. B. [Fach 2] [Fach 3] stehen.



Lösung: Ursache sind geänderte Bildungsgänge oder Stundentafeln. Wechselt man ins alte Schuljahr, sind in ASV bereits die neusten Wertelisten (enthalten Stundentafeln und Bildungsgänge) hinterlegt. Im alten Schuljahr waren aber die neuen = heutigen Fächer noch nicht vorhanden. Dafür sind im alten Schuljahr noch Zeugnisfächer vorhanden, die es heute nicht mehr gibt. Da ASV Wertelisten aber immer aktuell = heute führt, und nicht historisch, gibt es dazu technisch keine Möglichkeit. Sie können aber jederzeit einen Zeugnisdruck über eine Word-Schablone aufrufen und ausdrucken.


5. Stellvertreter und weitere ständige Vertreter werden nicht mit i. A. und i. V. versehen

Tragen Sie die nötigen Personen unter Schulische Daten > Unterzeichner ein

6. Zeugnisart wird unten rechts nicht zur Auswahl angeboten / falsches Zeugnisdatum / falscher Unterzeichner

Dies kann im Wesentlichen drei Ursachen haben:

  • 6.1 Schulische Daten > Zeugnisdaten ist die Zeugnisart nicht eingetragen. Für Jahreszeugnisse müssen diese hier mindestens erfasst sein. Auch das Datum und der Unterzeichner werden hiervon gezogen, wenn es nicht im zweiten Schritt abweichend erfasst ist.


  • 6.2 Klassen > Zeugnisdaten können, müssen aber die Daten nicht erneut eingegeben werden. Dies ist nur nötig, wenn für diese eine Klasse eine abweichende Information genutzt werden soll.


  • 6.3 Der Bildungsgang der Klasse (Modul Klasse > Klassengruppe > Bildungsgang) ist noch nicht für das Zeugnis freigeschalten. Diese Änderung kann nur vom ASV-Team vorgenommen werden. Nutzen Sie hierzu das ASV-Ticketsystem.
  • 6.4 Es gibt keine Amtliche Schablone dafür. Häufig wird an ASV herangetreten, um Bescheinigungen zentral bereitzustellen, obwohl es hierfür keine KMBeK der Fachabteilungen gibt. Dies können wir leider nicht bereitstellen, da ASV keine fachliche Weisung erteilen kann. Bitte tragen Sie Ihr Anliegen über den fachlichen Dienstweg vor, nicht über ASV.

7. Absturz des Zeugnisses mit Fehlermeldung in Verbindung mit Religionslehre / Religionspädagogik

Meist deutet dies auf eine falsche Zuordnung von Religionslehre im Modul Schüler > Unterricht hin. Kontrollieren Sie bitte diese Felder:

  • Schüler > Grunddaten > Konfession
  • Schüler > Unterricht > Teilnahme am RU (muss der Realität übereinstimmen)
  • Schüler > Unterricht: prüfen Sie, ob weitere nicht besuchte Unterrichtselemente von Religionsunterricht zugeordnet sind und löschen Sie diese dann.

8. Absturz des Zeugnisses mit Fehlermeldung "index-out-of-band"

Die Fehlermeldung kann über die Detailansicht geöffnet werden. In den ersten drei Zeilen steckt meist der Inhalt des Fehlers auf Englisch. Bei „index-out-of-band“ liegt der Fehler meistens an einer falschen Zuordnung von Wahl- oder Wahlpflichtfächern. Kontrollieren Sie diese Schritte:

  • Schüler > Fächerwahl > Modulbezogene Fkt. - hier ist zu prüfen, ob alle WF oder WPF zugeordnet sind oder ob ungültige / zu viele zugeordnet sind


  • Schüler > Unterricht - siehe Punkt davor und ggf. überschüssige WPF oder WF rauslöschen

9. Fächer fehlen im Zeugnis / zu viele Fächer im Zeugnis

Nutzen Sie im Zeugnismodul oben links die „Diagnose“.

Die Darstellung umfasst zwei Bereiche: oben als Liste mit den wichtigsten, unten als Baum mit allen Informationen. Die wichtigste Information neben dem ASD-Schlüssel (finden Sie unter Datei > Schulische Daten > Fächer) ist ob das Fach selbst erstellt ist ist die Angabe zur Herkunft des Faches. ASV berechnet die Fächer des Zeugnisses bei Beruflichen Schulen dynamisch. Die Quellen können sein:

  • A = Abschlussfächer der Abschlussprüfungs-Meldung (WS, WSF, BFS, BFF, FS, FAK)
  • S = (Basis)Stundentafel unter Klasse > Klassengruppe > Stundentafel (kann leer sein)
  • Z = Zeugnisnoten (Schüler > Zeugnisnoten, werden meist aus der Basisstundentafel abgeleitet oder unter Schüler > Fächerwahl)
  • B = Besuchter Unterricht des Schülers (besonders bei FS, FAK relevant für die Zusatzfächer und Übungen. Schüler > Unterricht > besonderer Unterricht hier entscheidet die Unterrichtsart z. B. Pflichtunterricht, Wahlpflicht, Wahlunterricht, Zusatzunterricht FH-Reife, Übungen)


  • V = Vorjahresfach bzw. abgeschlossenes Fach (wenn die Schulordnung eine Übernahme ins Zeugnis vorsieht; Schüler > Laufbahn > unten dem Reiter abgeschl. Fächer)

Achtung! Die Fächer haben eine Kadenz. Ist das Fach z. B. Deutsch bereits als S= Stundentafelfach im Zeugnis, wird es nicht nochmals hinzugefügt, wenn es nochmals als Z= Zeugnisnote ankommt.

10. Fach ist doppelt im Zeugnis und kann nicht verdrängt werden

  • Ursache kann sein, dass wegen eines fehlerhaften Wertelisten-Updates ein ASV-Fach (Amtliches Fach) gelöscht wurde und stattdessen nur noch ein daraus abgeleitetes Fach (erkennbar am Eintrag „von Schule selbst erstellt“ unter Datei > Schulische Daten > Fächer) vorhanden ist. Dieses sog. Tochterfach benötigt aber immer auch ein dazugehöriges Mutterfach, dass NICHT „von der Schule selbsterstellt“ ist. Der Fehler kann durch die Konsistenzprüfung 2.1 behoben werden.
  • geänderter Lehrplan oder Änderung in ASD. Es findet beispielseise diese fiktive Lehrplanänderung statt. Das Fach Deutsch verschwindet und wird durch Präsentation ersetzt. Obwohl in ASD geändert und obwohl das Wertelistenupdate korrekt durch läuft, sind IMMER von der Schule manuell folgende Änderungen durchzuführen
    • Schüler > Fächerwahl > modulbez. Fkt. und die Vorbelegung starten sowie Fächer automatisch setzen lassen

* jeder (!) Schüler > Unterricht > unnötige Einträge ohne Gruppe der alten Fächer löschen

  * ggf. muss der letzte Schritt zusätzlich in der Matrix wiederholt werden

11. Fächer im Zeugnis falsch sortiert

Nur wenn keine abgeschlossenen Fächer vorhanden oder keine Zeugniseinstellung vorliegt, stimmt die Sortierung im Regelfall von selbst. Wenn nicht, oder wenn abgeschlossene Fächer vorhanden sind. Hier muss eine Zeugniseinstellung angelegt und der Klasse unter Klasse > Zeugnisse zugeordnet sein. Wichtig ist, dass die abgeschlossenen Fächer, 1:1 wie sie in der Matrix benutzt wurden. Außerdem müssen sie in der richtigen Reihenfolge sortiert sein. Sortieren erfolgt nur mit Drag&Drop (Ziehen mit der Maustaste), wozu die Spalte „Nr.“ angeklickt und dort ein Pfeilchen stehen muss.

Sind von der falschen Sortierung „nur“ abgeschlossene Fächer betroffen und wurden diese im letzten Schuljahr bereits angelegt, kann es sein, dass eine Reparatur nötig ist. Damit wird ein alter Schuljahres-Schlüssel auf das aktuelle Schuljahr umgeschrieben. Dafür existiert eine Schnittstelle: Datei > Verwaltung > Schnittstellen > BS_Tools > „Start“ > Menü Zeugnisse > Unterpunkt „Abgeschlossene Fächer - Schülerfach bereinigen“.

II) Häufige Fehler: speziell BFS

Wenn BFSen Wahlfächer aus den abgeschlossenen Jahren übernehmen, gehen diese in den Schnitt mit ein. Wenn nicht gewünscht, muss die Zeugniseinstellung mit Gewichtung D1 = 0 gesetzt werden um den Schnitt anzupassen.


Globale Änderungen an Zeugnissen

Globale Änderungen betreffen meistens den Code im Hintergrund der Zeugnisse. Er betrifft automatisch alle Zeugnisse.

Änderungsdatum Beschreibung der Änderung ASV-Version Tickets Autor
18.02.2021 Beachtung der Berufsbezeichnung.Langform_Weiblich nach Änderung der Fachabteilung-BERS ab 2.14.15 - StWe
18.02.2021 Angleichung Formulierung Mitarbeit+Verhalten an amtliche Textvorschläge. ab 2.14.15 - StWe