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Datenexport aus WinSD

Haben Sie Ihre Daten in der WinSD vorbereitet, führen Sie zunächst eine Datenprüfung durch.

Datenprüfung

Fehler, die bereits in WinSD korrigiert werden, führen zu einer besseren Datenqualität in ASV und ersparen viel Arbeit bei der Nachbearbeitung der Daten.

Konsistenzprüfung

  • Menü Datensatz → Datenprüfung
  • Anklicken: Dateistruktur, ohne Strukturübersicht und Datenprüfung starten
  • Die im Fehlerprotokoll ausgegebenen Fehler sollten alle korrigiert werden; Korrekturhinweise sind im Fehlerprotokoll enthalten.

Plausibilitätsprüfung

  • Menü Datensatz → Datenprüfung
  • Anklicken: Schüler und Klassen: Wichtig: alle Daten
  • Datenprüfung starten

Die Organisationsklasse für ausgetretene Schüler (AUS) wird beim Export nicht berücksichtigt und kann deshalb bei der Datenprüfung übergangen werden.
Klassen für Neuzugänge werden gegenwärtig mit übernommen, sollten aber leer sein.

Durchführung des Datenexports

Hinweis:
Bevor Sie den Export durchführen, vergewissern Sie sich bitte, ob auf der Seite http://www.asv.bayern.de/winsv ein Update für die Schülerdatei bereitliegt.

Bitte spielen Sie ein solches Update unbedingt vor dem Altdatenexport ein!

Werden in WinSD mehrere Schulen geführt, dann muss bei allen Schulen das Schuljahr übereinstimmen.

  1. Menü Pflege → Export/Import andere Daten → Export für ASV-Altdatenübernahme
  2. Es öffnet sich das Dialogfenster für den Datenexport
    • Das Optionsfeld „Unvollständige Daten bei den Anschriften/Erziehungsberechtigten nicht exportieren“ sollte aktiviert sein, da sonst unvollständige Adressdaten zu einem Abbruch bei der Altdatenübernahme führen.
    • Wählen Sie als Ordner für den Altdatenexport den gleichen Wurzelordner wie beim Export der WinLD-Daten.
  3. Altdatenexport starten
  4. Vor dem Export werden die Daten auf nicht zulässige Zeichen geprüft. Der Export wird ggf. (vgl. Exportprotokolle) abgebrochen.

Auswertung der Exportprotokolle

Die Datenprüfung enthält keine Fehler.
Schüler mit der Klassenart „AUS…“, die es in ASV nicht mehr gibt, werden nicht exportiert.

Falls die Datenprüfung fatale Fehler (vgl. Screenshot) ergibt, so sind diese zu korrigieren und der Export erneut durchzuführen. Stehen im Prüfprotokoll lediglich Hinweise bzgl. nicht berücksichtigter Schüler, so kann der eigentliche Export durchgeführt werden.

Heben Sie das Exportprotokoll gut auf. Es gibt Hinweise auf nachzubearbeitende Schülerdatensätze (z.B. nicht exportierte „Art der Anrede“!)