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Serienbriefe: Import der Adressdaten
Um Serienbriefe erstellen zu können, ist es erforderlich, die Anschrift der Schüler und der Erziehungsberechtigten zu importieren.
Folgende Felder müssen aus der WinSV über eine definierbare Liste in die Zwischenablage kopiert und anschließend als csv-Datei abgespeichert werden:
Die Importdatei ist nach folgendem Muster aufgebaut:
1002;FOS;Schülername;Poststr. 48;12345;Testhausen;S;MU;;;;;;Müller;Maria;F
Dabei bedeuten die einzelnen Felder:
| Feld 1 | Eindeutige Schüler-ID aus WinSV |
| Feld 2 | Schulart (FOS oder BOS) |
| Feld 3 | Name des Schülers |
| Feld 4 | Anschrift des Schülers: Straße |
| Feld 5 | Anschrift des Schülers: Postleitzahl |
| Feld 6 | Anschrift des Schülers: Ort |
| Feld 7 | Anschrift gilt für (hier steht immer S) |
| Feld 8 | Anschrift gilt für EL, MU, VA oder SO |
| Feld 9 | Anschrift des Erziehungsberechtigten: Straße |
| Feld 10 | Anschrift des Erziehungsberechtigten: Postleitzahl |
| Feld 11 | Anschrift des Erziehungsberechtigten: Ort |
| Felder 12 und 13 | nicht ausgewertet |
| Feld 14 | Familienname Erziehungsberechtigte |
| Feld 15 | Rufname Erziehungsberechtigte (bei Eltern erst Vater, dann Mutter, verbunden mit „und“) |
| Feld 16 | Anrede Erziehungsberechtigte (U: Herrn und Frau, F: Frau, H: Herrn) |
Eine Bearbeitung der Anschriftendaten nach dem Import ist über das Formular „Schülerdaten pflegen“ möglich. Die Schüleranschrift und die Anschrift der Erziehungsberechtigten müssen unabhängig voneinander gepflegt werden. Somit ist eine Änderung der Anschrift, die sowohl für den Schüler wie auch für den Erziehungsberechtigten gilt, im Noten- und Zeugnisprogramm in beidem Bereichen einzugeben.
Der Adressdaten-Import kann allerdings auch wiederholt durchgeführt werden, so dass Anschriften nur in der WinSV gepflegt werden können.