Amtliche Schulverwaltung
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Altdatenübernahme

Die in WinSD und WinLD vorliegenden Daten müssen nach ASV übertragen werden. Dieser Vorgang wird Altdatenübernahme genannt.
Die vorbereitende Pflege der Daten in WinSV und WinLD ist auf der GMS-Seite ausführlich beschrieben. Der Datenexport aus WinLD und WinSD verändert weder die Lehrerdaten noch die Schülerdaten und kann ohne Risiko beliebig oft durchgeführt werden.

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Diese Fehlermeldung Meldung - bei der Altdatenübernahme in ASV - wird durch „fortfahren - ja“ übergangen!
Bei anderen Differenzen bei Klassenbezeichnungen oder Klassenanzahl sollten die Altdatenübernahme abgebrochen und die Klassenbezeichnungen erneut überprüft werden (siehe Altdatenpflege)

Es wird empfohlen die Altdatenübernahme ohne Matrix zu machen und diese dann in ASV neu zu erstellen.

Altdatenübernahme bei Stütz- und Förderklassen

Im Altverfahren (WinLD) wurde die Stütz- und Förderklasse als Klassenart geführt (Bild 1). Im Neuverfahren (ASV) handelt es sich jedoch um eine Regelklasse mit der Klassenbesonderheit „Stütz- und Förderklasse“ (Bild 3). Um einen Fehler bei der Altdatenübernahme zu verhindern, müssen in WinLD die Stütz- und Förderklassen bei „Art der Klasse“ auf Regelklassen gesetzt werden (z.B. am Sonderpädagogischen Förderzentrum als Art der Klasse „1“ für „Lernen“). Nach der Altdatenübernahme kann dies entsprechend Bild 2 korrigiert werden.

Bild 1

Auch in der Schülerdatei (WinSV) sollte das Merkmal für die Stütz- und Förderklassen entsprechend entfernt werden. Hierzu löschen Sie bitte die Auswahl bei den Klassendaten auf Seite 2 entsprechend (Bild 2).

 Bild 2


Bild 3

Altdatenübernahme Schule für Kranke bzw. mehrerer Schulen aus einer WinLD

Um Probleme beim Datenimport zu verhindern, wenn man bisher die Schule für Kranke und ein reguläres Förderzentrum in einer WinLD verwaltet hat, muss die exportierten Dateien aus WinSV auf die Kennziffer 29 im Datenbestand geprüft und ggf. korrigiert werden.

Bitte gehen Sie dabei nach folgender Anleitung vor:

Lehrerdatei (WinLD)

Im Verzeichnis der Lehrerdatei wird die Datei Schule mit dem Programm Texteditor (Standardprogramm in Windows) geöffnet. Dann wird die Kennziffer bei s_art geprüft und ggf. auf den Wert 29 korrigiert. Abschließend wird die Änderung gespeichert.

Schulerdatei

Bei Klassen für Kranke bzw. der Schule für Kranke gibt es oft das Problem, dass Schüler ohne Adressdaten geführt werden. Damit ist eine Altdatenübernahme nicht zielführend.

  • die Adressdaten der Schüler sollten in diesem Fall mit unbekannt geführt werden:

PLZ: 99999 und Ort „unbekannt“ und Gemeindekennzahl: „?“

Eine andere Möglichkeit besteht darin, alle Schüler in Klassen für Kranke vor der Altdatenübernahme zu löschen. Wenn man sie neu in ASV anlegt, also in ASD sucht, erhält man nämlich die Adressdaten, die die anderen Schulen bereits nach ASD gemeldet haben. Kommen die Schüler durch die ADÜ nach ASV, wird von ASD nur noch eine Schülernummer zurückgeliefert.

Nun kann eine erfolgreiche Altdatenübernahme durchgeführt werden und wie folgt vorgegangen werden:

Im Verzeichnis der Schülerdatei wird die Datei Z~Schule mit dem Programm Texteditor (Standardprogramm in Windows) geöffnet. Dann wird die Kennziffer bei s_art geprüft und ggf. auf den Wert 29 korrigiert. In dieser Datei ist das der letzte Eintrag! Abschließend wird die Änderung gespeichert.

Im Verzeichnis der Schülerdatei wird auch die Datei Z~Klasse mit dem Programm Texteditor (Standardprogramm in Windows) geöffnet. Dann wird die Kennziffer bei s_art geprüft und ggf. auf den Wert 29 korrigiert. In dieser Datei ist das jeweils der letzte Eintrag in der Zeile! Abschließend wird die Änderung gespeichert.

Im Verzeichnis der Schülerdatei werden die Dateien Z~Klasse und Z~Schuel mit dem Programm Texteditor (Standardprogramm in Windows) geöffnet. Die Klassenbezeichnungen in den Dateien müssen identisch sein und daher ist zu prüfen, ob die Klassenbezeichnung in beiden Dateien vorkommen.

Nicht unterrichtendes Personal (NUP)

Handreichung zum Erfassen von NUPs

Es kann nach der Altdatenübernahme (ADÜ) vorkommen, das einzelne HPU/HFL im nicht unterrichtendem Personal landen. Diese Lehrkräfte müssen hier entsprechend gelöscht werden und als neue Lehrkräfte angelegt werden.