Amtliche Schulverwaltung
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Anlegen des neuen Schuljahres

Rufen Sie im aktuellen Schuljahr mit Schulleitungsrechten unter Datei→Verwaltung das Modul Neues Schuljahr einrichten auf.

Sind mehrere Schulen im Datenbestand und auf Grund der Berechtigung zugänglich, wählen Sie zunächst die gewünschte Schule aus.
Findet sich die Schule nicht in der Auswahl, so wurde der Prozess für die Schule bereits durchgeführt. Ein zweiter Versuch ist nur durch ein Zurücksetzen der Datenbank der Schule auf den Stand vor dem Anlegen des neuen Schuljahres möglich oder durch Löschen der Zeitscheibe des Planungsschuljahres.

Abhängig von den gewählten Einstellungen und der Rechnerkapazität kann dieser Vorgang erhebliche Zeit beanspruchen! Dies gilt insbesondere, wenn Sie die Lehrkräfte den Unterrichtselementen zuordnen lassen. Beim Anlegen der Datenstrukturen für das neue Schuljahr können, je nachdem welche Einstellungen Sie vornehmen, gleichzeitig Daten des aktuellen Schuljahrs in das neue Schuljahr kopiert werden.

Beachten Sie daher bitte bei den Einstellungen:

  • Klassen übernehmen (Klassenleiter, Räume, Fachklassengl.)
    Übernimmt den Klassleiter z. B. der 7A in die 7A (nicht: 8A), daher Empfehlung: Haken nicht setzen.
  • Lehrkräfte und NUPs übernehmen, die vor dem 01.10.JJJJ abgegangen sind
    Aus Gründen der Redundanz empfiehlt es sich, abgegangene Lehrkräfte wie im Altsystem (Abgang melden, im nächsten Jahr löschen) nicht weiter zu führen. Sollte man dies doch aus bestimmten Gründen wollen, muss genau darauf geachtet werden, dass die Lehrkraft keine Auswirkungen auf das Budget oder die Meldung (nm) hat. Der Abgang der Lehrkraft ist in diesem Fall im Planungsjahr zudem zu löschen!
  • Pflicht-Wahlpflichtunterricht (Matrix) übernehmen
  • Zuordnung von Lehrkräften zu Unterrichtselementen beibehalten
    Es empfiehlt sich, kein Unterrichtselement zu übernehmen. Der Löschaufwand übersteigt in der Regel den Neueingabeaufwand um ein Vielfaches! (z.B. Deutsch „Meier“ in Klasse 7A wird dem Unterrichtselement Deutsch/7A auch im neuen Schuljahr zugeordnet (ebenfalls 7A!) – nicht „hochversetzt“! Daher Empfehlung: Haken nicht setzen.)
  • Besonderen Unterricht übernehmen
    Ob Sie Elemente des besonderen Unterrichts in das neue Schuljahr übernehmen möchten oder nicht, ist Geschmackssache. Sinnvoll kann dies z. B. für die Gruppenleitungen in der SVE sein, da diese häufig über mehrere Schuljahre hinweg von der gleichen Lehrkraft angeboten werden.

Nachdem der Prozess „Neues Schuljahr anlegen“ angestoßen wurde, wird bei…

Lehrkräften, die im vorangegangenen Schuljahr die Schule verlassen haben in einem Popup-Fenster abgefragt,
ob die Lehrkraft im kommenden Schuljahr weitergeführt werden soll „Übernehmen“ oder nicht „Nicht übernehmen“!

NUP diese Abfrageoption gezeigt, wenn sie folgende Eintragungen vorgenommen haben im Reiter „DIENST/EINSATZ“:

  • es darf keine „Arbeitszeit“ eingetragen sein
  • die Art des „Abgangs“ darf nicht den Wert „rf“, „bu“, „bj“ besitzen
  • das Datum des Abgangs muss in dem Fall vor dem 01.10.20XX liegen

Es erfolgte eine Angleichung an das Vorgehen bei den Lehrkräften.

Nach erfolgreicher Einrichtung des neuen Schuljahres erfolgt eine Meldung.
Es kann dann für eine andere Schule im Zuständigkeitsbereich das neue Schuljahr eingerichtet oder der Dialog abgebrochen werden.

Video: Schuljahr wechseln