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Änderungen beim Anlegen des neuen Schuljahres 2021/2022


Wenn Sie das Planungsschuljahr 2021/22 noch nicht benötigen, dann warten Sie mit dem Anlegen bitte bis zur Ausspielung der Version 2.14. Mit dieser werden Unstimmigkeiten beim Anlegen des neuen Schuljahrs bereinigt.
Sollten Sie das neue Schuljahr bereits mit ASV Version 2.13 angelegt haben, finden Sie weiter unten eine kurze Erläuterung, wie sie mit einer erzeugten ORG-Klasse namens #Wdh/Vers korrekt umgehen.


Beim Anlegen des neuen Schuljahrs wird eine ORG-Klasse #Wdh/Vers erzeugt


Grundsätzlich hat sich beim Prozess „Neues Schuljahr einrichten“ eine Änderung ergeben. Als Vorbereitung haben Sie bei sämtlichen Abgangsschülern das Austrittsdatum korrekt gesetzt und im Klassenmodul die Zielklassen eingetragen. Beim Anlegen des neuen Schuljahres wird dann eine ORG-Klasse namens #Wdh/Vers erzeugt, die alle Schüler enthält, die nicht automatisch der korrekten Zielklasse zugeordnet werden können.

Anlegen des neuen Schuljahres ab ASV-Version 2.14

Sobald Sie den Menüpunkt „Neues Schuljahr einrichten“ aufrufen, werden im neuen Schuljahr die Zielklassen gemäß Angabe im Klassenmodul des aktuellen Schuljahres erzeugt. Die Schüler werden in die entsprechende Klasse versetzt.
Bitte prüfen Sie bei allen neu angelegten Klassen, wenn vorhanden auch für alle beteiligten Klassengruppen, ob Bildungsgang, Jahrgangsstufe und Basisstundentafel korrekt eingetragen sind:




Besonderheiten:

Leere Klassen ohne Bildungsgang und Jahrgangsstufe im Planungsschuljahr
Beim Anlegen des neuen Schuljahres prüft ASV gleichzeitig, welche Klassenbezeichnungen im aktuellen Schuljahr bereits existieren und legt diese ggf. leer und ohne Bildungsgang wieder an. Diese Klassen werden im Gegensatz zu anderen Schularten an Grund- und Mittelschulen oftmals nicht benötigt und können im Planungsschuljahr problemlos wieder gelöscht werden.

Beispiel:
Sie haben im aktuellen Schuljahr die Klassen 5a, 6a und 6b. Sofern die Zielklasse korrekt eingetragen wurde, werden die Schüler der alten Klasse 5a korrekt in die Klasse 6a hochversetzt. Da im aktuellen Schuljahr eine 6b existiert, wird diese (obgleich nicht benötigt) auch im Planungsschuljahr angelegt, allerdings ohne Bildungsgang und Jahrgangsstufe.



Schüler ohne klare Zuordnung im Planungsschuljahr
Schüler, die nicht klar zugeordnet werden können, werden beim Anlegen des neuen Schuljahres in die zusätzliche Klasse #Wdh/Vers versetzt. In dieser Klasse werden Klassengruppen erzeugt, deren Bezeichnung auf die „Herkunft“ hinweist. Hierzu gehören Schüler, deren Bildungsgang an der Schule nicht fortgesetzt wird oder denen „versehentlich“ kein Austrittsdatum gesetzt wurde.



Beispiel:
Ein Schüler der Regelklasse 9 (hier 09GTK) hat versehentlich kein Austrittsdatum erhalten und wird deswegen der #Wdh/Vers-Klasse zugeordnet. Wenn Sie als Zielklasse eine AUS-Klasse eingetragen haben, wird auch diese - allerdings leer - erzeugt und kann anschließend gelöscht werden. Wichtig sind in diesem Zusammenhang zwei Besonderheiten: Schüler der Jahrgangsstufe 2A einer Flexklasse (3. SBJ) und Schüler der Jahrgangsstufe 9A einer Vorbereitungsklasse finden sich grundsätzlich in der #Wdh/Vers-Klasse wieder. Hier ist eine automatische Versetzung in die nächsthöhere Jahrgangsstufe nicht vorgesehen.


Sammelversetzung
Die Versetzung aus der #Wdh/Vers-Klasse in jede beliebige andere Klasse funktioniert unter ASV-Version 2.14 problemlos. Sobald Sie alle Schüler dieser Klasse korrekt zugeordnet oder diesen ggf. ein korrektes Austrittsdatum gegeben haben, löschen Sie die #Wdh/Vers-Klasse.



Anlegen des neuen Schuljahres NUR unter ASV-Version 2.13

Sobald Sie den Menüpunkt „Neues Schuljahr einrichten“ aufrufen, prüft ASV zunächst, ob die Bezeichnung einer Zielklasse für das neue Schuljahr im aktuellen Schuljahr bereits existiert. Wenn dies der Fall ist, läuft alles wie gewohnt, d.h. die Schüler werden korrekt in die Zielklasse des neuen Schuljahres eingebucht.

Existiert die Bezeichnung der Zielkasse im aktuellen Schuljahr jedoch nicht, wird diese im neuen Schuljahr zwar erzeugt, jedoch ohne Bildungsgang und korrekte Jahrgangsstufe. Außerdem werden die Schüler anschließend nicht dieser Klasse zugewiesen. Stattdessen wird eine zusätzliche ORG-Klasse mit dem Namen #Wdh/Vers erzeugt und die Schüler dort einer Klassengruppe zugeordnet. Dabei sind die Klassengruppen der zusätzlichen #Wdh./Vers-Klasse in der Regel nach Jahrgangsstufen sortiert. Es kann demnach vorkommen, dass die Schüler einer Jahrgangsstufe, z.B. ehemals 8b und 8c, in der gleichen Klassengruppe der #Wdh./Vers.-Klasse zu finden sind.




Beispiel:
Ihre Schule führt im aktuellen Schuljahr 20/21 die Klassen 8a, 8b und 8c, jedoch nur eine 9a und keine 9b bzw. 9c.

Klasse im aktuellen Schuljahr 20/21 Bezeichnung der Zielklasse im aktuellen Schuljahr 20/21 Anlegen des neuen SJ Zielklasse im Planungsschuljahr 21/22 Schüler im Planungsschuljahr 21/22
8a vorhanden (9a) existiert (9a) Schüler in der richtigen Klasse
8b nicht vorhanden (9b) wird ohne Bildungsgang angelegt (9b) Schüler in einer Klassengruppe der #Wdh/Vers
8c nicht vorhanden (9c) wird ohne Bildungsgang angelegt (9c) Schüler in einer Klassengruppe der #Wdh/Vers (möglicherweise sogar in der gleichen Klassengruppe wie die Schüler der ehemaligen 8b, d.h. sie müssen wieder auseinander dividiert werden)



Problemlösung:

Ergänzen Sie nach dem Anlegen des neuen Schuljahres im Klassenmodul bitte zuerst die Zielklassen mit der passenden Jahrgangsstufe, dem zutreffenden Bildungsgang sowie der korrekten Basisstundentafel.



Anschließend versetzen Sie die Schüler per Sammelversetzung aus der jeweiligen Klassengruppe der #Wdh/Vers-Klasse wieder in die korrekte Klasse. Mit einem letzten Schritt können Sie dann die #Wdh./Vers-Klasse löschen.

Sammelversetzung funktioniert bei Vorbereitungs-, Flex- und Deutschklassen nicht


Aufgrund eines Programmfehlers kann die Sammelversetzung aus der #Wdh./Vers-Klasse bei Vorbereitungs- (VK), Flex- (FLX) und Deutschklassen (DK) nicht intuitiv verwendet werden. Wählt man auf der linken Seite die #Wdh./Vers.-Klasse aus, kann man auf der rechten Seite keine Vorbereitungs- (VK), Flex- (FLX) und Deutschklassen (DK) auswählen.



In diesem Fall nutzen Sie die Sammelversetzung bitte von rechts nach links, d.h. Sie wählen rechts die #Wdh/Vers-Klasse aus und links die benötigte Vorbereitungs-, Flex- oder Deutschklasse.