Amtliche Schulverwaltung
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Die unten aufgeführten Arbeiten sollen Sie im Rahmen der Altdatenübernahme, als vorbereitende Pflegarbeiten durchführen:

Arbeiten in WinSD

1) Klassenbezeichner abgleichen

Klassenbezeichner müssen immer mit einer Ziffer beginnen (z.B. 8cM und NICHT M8c)!

Gleichen Sie die Klassenbezeichner zwischen WinLD und WinSD ab.

SD LD

Schwierigkeiten können auch schon bei kleinsten Abweichungen entstehen
(z.B. Groß- statt Kleinbuchstabe oder Leerzeichen):

7a → 7A
2a → 2 a (Leerzeichen)

2) Zweckentfremdete Datenfelder bereinigen

Bereinigen Sie zweckentfremdete Datenfelder die ähnlich wie im Screenshot verwendet wurden. In jedem Datenfeld darf nur der dafür vorgesehene Wert stehen.


Falls Sie in Ihrer Schülerdatei die Felder der „weiteren Anschrift“ mit zusätzlichen Informationen (Zweckentfremdung, z. B. einer Telefonnummer) befüllt haben, sichern Sie die Daten durch einen Excel-Export. Alternativ drucken Sie in WinSV Ihre Listen mit den gewünschten Informationen aus. Bei der Nachpflege der Schülerdaten in ASV können dann diese einfach eingetragen werden.
Dieser Weg ist zu empfehlen, wenn Sie sich nicht sicher sind, ob der Excel-Import für Ihre Informationen der geeignete Weg ist.
So stehen die Informationen nach der Bereinigung noch zur Verfügung, auch wenn Sie dann gegebenenfalls manuell in ASV nachgepflegt werden müssen.

Informationen zum Export von Daten aus WinSD nach Excel finden Sie hier: Export von Schülerdaten für andere Programme


3) Pflege von Geburtsort,Straße und Hausnummer und Telefonnummer

Bitte prüfen Sie, ob bei jedem Schüler ein Geburtsort eingetragen ist!

Pflegen Sie außerdem die Straßennamen und Hausnummern in den Anschriftenfeldern der Schülerdatensätze.
Hausnummern müssen auf folgende Formatierung aufweisen: Straße HausnummmerHausnummerbestandteil z. B.: Glühwürmchenstraße 9b
Beachten Sie, dass zwischen Hausnummer und Hausnummerbestandteil kein Leerzeichen steht.

Bei Telefonnummern ist es unerheblich in welchem Format diese eingetragen werden. Es ist möglich: 089-123456, 089/123456 oder 089«Leerzeichen» 123456. Verzichten Sie aber bitte auf ergänzende Bemerkungen, wie Oma, Tante usw. ASV bietet im Rahmen der Datennachpflege beim Schüler ausreichend Möglichkeiten entsprechende Informationen zu platzieren.



4)a Pflege von Erziehungsberechtigten

Auf Seite 2 des Schülerdatensatzes müssen die Erziehungberechtigten stets getrennt erfasst werden.
Keinesfalls dürfen diese als „Eltern“ eingetragen sein,
600

sondern stets als Vater + Mutter:

Diese Eintragung ist für eine saubere Datenbasis in ASV unerlässlich.

Sind in einen Schülerdatensatz (Reiter 1) getrennt lebende Erziehungsberechtige erfasst,


ordnet ASV dem Schüler automatisch den erstgenannten Erziehungsberechtigten (Reiter 2) zu, der zweite wird dann unter „weitere/r Erziehungsberechtigte/r“ übernommen:


Im Beispiel wäre dies demnach der Vater Edulin Pink, obwohl im Reiter 1 die Adresse Mutter und Tochter zugeordnet wurde.

Vermeiden Sie die doppelte Verwendung von Schlüsseln bei „Anschrift gilt für“:



4)b Sonderfall Heimunterbringung, Wohngruppe

Lebt ein Schüler(in) in einer betreuten Wohngruppe oder in einem Heim, dann gestaltet sich der Eintrag der Erziehungsberechtigten oftmals schwierig. Eine mögliche Lösung, die eine saubere ADÜ zulässt wäre:

  • die Heimadresse sei die erst gesetzte Adresse (1)
  • beim Gültigkeitsbereich der Adresse kein Eintrag: sonst.Heim (2), dies kann zur Fehlermeldung (3) führen





  • die verantwortliche Person für den Schüler(in)in der Einrichtung wird auf Karteikarte 2 als Vormund eingetragen (4)



  • existieren weitere erziehungsberechtigte Personen, so lässt sich in WinSV nur eine weitere Person eintragen, bei der Pflege der Schülerdaten in ASV besteht die Möglichkeit weitere Personen einzutragen, die für den Kontakt wichtig sind. (Oma, Tante, u.ä.)

5) Pflege von Ortsteilen

Pflegen Sie die Ortsteile auf Reiter 2 des Schülerdatensatzes in dem Datenfeld Ortsteil/Sprengel


und nicht durch eine Notation im Anschriftenfeld:


6) Pflege der Wahlpflichtfächer

Prüfen und korrigieren Sie unbedingt die Eintragungen bei den Wahlpflichtfächern, da sonst in ASV ein sehr hoher Nachpflegeaufwand notwendig wird. Diese sollten allerdings nach der Oktoberstatistik im Altverfahren ohnehin keine Fehler aufweisen.



7) Pflege der Jahrgangsstufe/jahrgangskombinierte Klassen GS/jahrgangsübergreifende Ü-Klassen

Bei der ADÜ legt ASV bei Unterschieden zwischen den eingetragenen Jahrgangsstufen innerhalb einer Klasse unterschiedliche Klassengruppen an und ordnet entsprechend Schüler zu.

  1. bei der Pflege der Altdaten sollte daher die jeweilge Jahrgangsstufe überprüft werden, um nicht unerwünschte Klassengruppen in ASV zu erhalten
  2. in der Grundschule kann man so die jahrgangskombinierten Klassen in ihrer Schülerzusammenstellung vorbereiten, indem vor der ADÜ den Schülern in einer Klasse die jeweilige Jahrgangsstufe zugewiesen wird
  3. Die Stundentafeln der Übergangsklassen 5-6 und 7-9 unterscheiden sich, daher bietet sich hier durch Eintrag der Jahrgangsstufe eine Möglichkeit entsprechende Klassengruppen zu schaffen

8) Pflege der Daten zu Lese-/Rechtschreibschwäche und -störung

Bei der ADÜ nutzt ASV Wertelisten, die schon an die neue Rechtslage zu LRS bzw. LR-Störung angepasst sind.
Bitte überprüfen Sie nach der Altdatenübernahme die Schüler mit einer Lese- und/oder Rechtschreibstörung. Der ungültige Wert LRS (der auf die Eintragung einer Lese - und Rechtschreibschwäche in WinSD zurückzuführen ist) ist bei den betroffenen Schülern rot markiert und muss durch einen gültigen Wert ersetzt werden.
Bitte beachten Sie, dass das WinSD die isolierten Störungen noch nicht kennen konnte. Liegt eine solche vor, muss diese ohnehin in ASV nachgepflegt werden.

9) Betriebe

Sollten Sie unter Datei –> Betriebe Eintragungen vorgenommen haben, so stellen Sie bitte sicher, dass sämtliche Betriebsnamen ohne Anführungszeichen vermerkt sind. Diese führen sonst zu Fehler bei der Altdatenübernahme.

{{:gms:betriebe.jpg|}}


Arbeiten in WinLD

1) Stammschule und PKZ pflegen

Überprüfen Sie, ob bei jeder Lehrkraft Stammschule sowie PKZ korrekt eingetragen wurden und überarbeiten Sie diese gegebenenfalls.





2) Lehrkräfte löschen

Löschen Sie die Datensätze der Lehrkräfte, die bis zum 1.10. des vorherigen Schuljahrs ausgetreten sind, und nicht mehr an der Schule geführt werden.
Lehrkräfte, die sich z. B. in Freistellungsphasen befinden, dürfen nicht gelöscht werden.

3) Anrechnungen, Ermäßigungen und den Einsatz an anderen Schulen

Pflegen Sie auf dem Datenblatt Einsatz die Anrechnungen, Ermäßigungen und den Einsatz an anderen Schulen.




4) Förder- und Ergänzungsunterricht

Gibt eine Lehrkraft mehrere Förder-/Ergänzungsunterrichte (z.B. 3×1 WStd D-Ergänzung), so ist es für die spätere Nachbearbeitung in ASV hilfreich, diese im Bereich „Besonderer Unterricht“ nicht als ein 3-stündiges D-Erg., sondern als die tatsächlichen drei 1-stündigen Unterrichte D-Erg. einzutragen.

5) Matrix: Eintragung von Klassengruppen

Sind in der WinLD die gemeinsamen Unterrichte der Klassengruppen (z.B. im Fach Geschichte) bereits gekoppelt, so ist in der ASV i.d.R. keine Nachbearbeitung mehr nötig.


Sie können die Nachbearbeitung auch in ASV vornehmen. Bedenken Sie jedoch, dass im Falle einer erneuten Altdatenübernahme diese Arbeit erneut ansteht.


Vollständige Datenprüfung

Nun sollten Sie verfügbare Datenprüfungsroutinen in WinSD nutzen. Sämtliche Fehlermeldungen müssen zunächst berichtigt werden.

1) Prüfung der Daten auf Konsistenz

Wählen Sie das Menü Datensatz –> Datenprüfung
Markieren Sie „Dateistruktur, ohne Strukturübersicht“ und starten Sie den Prozess! Die im Fehlerprotokoll ausgegebenen Fehler sollten alle korrigiert werden (Korrekturhinweise sind im Fehlerprotokoll enthalten).



2) Plausibilitätsprüfung der Daten

Wählen Sie das Menü Datensatz –> Datenprüfung!
Markieren Sie „Schüler und Klassen: alle Daten“ und starten Sie die Datenprüfung!

Klassen der Klassenart „AUSGV“ werden beim Export nicht berücksichtigt und können deshalb bei der Datenprüfung übergangen werden.
Alle Fehler, die bereits in WinSD korrigiert werden, führen zu einer besseren Datenqualität in ASV.



3) Plausibilitätsprüfung der Daten (Statistik)

Wählen Sie das Menü „Auswertungen - Amtliche Schuldaten Schülerteil“!
Prüfen Sie „Klassenbogen Kontrollausdruck“ und „Abgängerbogen Kontrollausdruck“



Hinweise


Bevor Sie Ihren Echtdatenbestand bearbeiten, erstellen Sie bitte unbedingt eine Datensicherung. Damit können Sie jederzeit wieder zu einem definierten Ausgangszustand zurückkehren.

Vor Bearbeitung der WinSD empfiehlt es sich ALLE Schülerdatensätze nach Excel zu exportieren. Somit können Sie Informationen, die die Altdatenübernahme nicht berücksichtigen kann später wieder in ASV einpflegen (z.B. zusätzliche Adressen und Telefonnummern in Felderfremdbelegung). Die Vorgehensweise ist im Wiki beschrieben:http://www.asv.bayern.de/wiki/gms/export_winsd).

Bedenken Sie bitte, dass eine sorgfältige Datenprüfung und -bereinigung die Nachpflege der Daten in ASV deutlich verringert. Trotzdem muss nach dem Export aus SD/LD und Import in ASV noch Zeit für eine gründliche Datenpflege in ASV eingeplant werden!