Amtliche Schulverwaltung
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Hinweise für die Altdatenübernahme im erweiterten Parallelbetrieb 2014/2015

Für die Schulen, die im erweiterten Parallelbetrieb 2014/2015 mit der Altdatenübernahme beginnen, haben wir hier über die allgemeine Dokumentation des Prozesses hinaus Hinweise zusammengestellt, die dabei helfen, den Nachpflegeaufwand in ASV gering zu halten. Da die Schülerdaten gemäß Leitfaden bereits unmittelbar nach der Übermittlung der Oktoberstatistik im Altverfahren aus WinSD exportiert wurden, beziehen sich die nachfolgenden Tipps ausschließlich auf die Vor- und Nachbereitung der Lehrer- und Unterrichtsdaten in WinLD/ASV.

Stellen Sie vor dem Export sicher, dass die Korrekturmeldungen des KM, die über die Schulämter an Sie weitergeleitet wurden, in den Datenbestand eingearbeitet wurden. Achten Sie besonders darauf, dass alle Lehrkräfte über ein gültiges PKZ verfügen.

Tipp 1: Reorganisation in WinLD

Um zu verhindern, dass leere Unterrichtselemente nach ASV übertragen werden und dort zu einem überflüssigen Eintrag in der Matrix ohne Bezeichner führen, bitten wir Sie, vor dem WinLD Export eine Reorganisation der Daten anzustoßen. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

Schritt 1: Wählen Sie im Pflegemenü der WinLD den Eintrag „Reorganisation“


Schritt 2: Im Dialog selektieren Sie „Reorganisation ausführen“


Schritt 3: Nehmen Sie den Datenexport aus WinLD vor.
Schritt 4: Stellen Sie sicher, dass die Daten aus dem WinSD Export (SCHUELER_14_15) und die WinLD (lehrer_14_15) in einem Ordner namens ASV_Altdaten zusammengeführt werden und dass in jedem Unterordner die entsprechenden .txt-Dateien vorhanden sind (Hinweis: Ihre Daten können von der Darstellung in nachfolgenden Screenshots abweichen):

Datenstruktur
WinLD WinSD

Tipp 2: Fächerzuordnung an Grundschulen - Sport

Mit der Einführung des neuen Lehrplans PLUS haben sich die Fachbezeichner für einige Fächer geändert. Deswegen hat die letzte WinLD-Version Eintragungshinweise zur Differenzierung der Fächer Kunst, Musik, WTG/WuG, Sport und Förderunterricht in 1/2 vs. 3/4 enthalten. Eine Änderung der GrSO im August hat dazu geführt, dass die unterschiedlichen Fachbezeichner aufgegeben wurden und fortan - unabhängig von der Gültigkeit des Lehrplan PLUS - nur noch eine Fachbezeichnung in allen Jahrgangsstufen (1-4) gilt. Grundsätzlich ist das bei der Altdatenübernahme in ASV kein Problem mit Ausnahme des Faches Sport. Hier ist eine Nachpflege des Unterrichts beim Schüler erforderlich.

Abhängig von den Eintragungen in WinLD tauchen die Unterrichtselemente in der Matrix von ASV entweder bei Smw (1/2) oder bei S (3/4). Wenn Sie nun im Schülermodul im Reiter Unterricht die Eintragungen beim Schüler überprüfen, werden Sie feststellen, dass dort ein Eintrag für S bzw. Smw existiert, der auch korrekterweise mit einem Unterrichtselement verknüpft ist. Außerdem gibt es aufgrund der geänderten GS Stundentafel einen Leereintrag Spt oder S.

Theoretisch könnten Sie den überflüssigen Eintrag bei jedem Schüler einzeln löschen. Wesentlich bequemer und schneller lässt sich das mit der Fächerwahl lösen:
Schritt 1: Wählen Sie im Menü Datei - Schüler - Fächerwahl und selektieren Sie im Navigator die Klasse, die Sie bearbeiten möchten.
Schritt 2: Entfernen Sie bei einem Schüler das Häkchen im Fach Sport.
Schritt 3: Selektieren Sie im Kontextmenü „Wert für Spalte übernehmen.

Schritt 4: Wiederholen Sie den Schritt für alle betroffenen Klassen.

Tipp 4: Fehlende Fächer ergänzen

Um Fächer Schülern zuzuordnen rufen Sie über DATEI – SCHÜLER – FÄCHERWAHL die Fächerwahlseite auf.

Dort rufen Sie MODULBEZOGENE FUNKTIONEN auf und fügen sie dort das fehlende Fach (hier z.B. Förderunterricht) beim richtigen Reiter (hier Pflichtfächer) ein. Vergessen Sie nicht im Feld Überschrift die Überschrift für die Liste Fächerwahl mit einzutragen.

Jetzt ist der Förderunterricht zu sehen und kann aktiviert werden. Falls der Unterricht nach der ADÜ schon in der Matrix eingetragen war, werden die Haken bei den Schülern automatisch gesetzt.

Da aufgrund der umfangreichen Änderungen auch Anpassungen an den Wertelisten in ASV/ ASD notwendig sind, kann die Überarbeitung weiterer Fächer (Ku, Mu, S, WTG/WuG, FF) nicht ausgeschlossen werden. Weitere Informationen hierzu folgen.