Amtliche Schulverwaltung
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Pflege der Schülerdaten nach der Altdatenübernahme (Herbst 2016)

Dieser Artikel soll Ihnen einen Überblick über die häufigsten Pflegearbeiten bieten, die mit der Altdatenübernahme aus WinSD zu erledigen sind. Bitte lesen Sie sich daher diesen Artikel erst durch, bevor Sie mit der Arbeit beginnen. Haben Sie sich einen Überblick verschafft, führen Sie eine Datenprüfung durch und arbeiten die Fehler Punkt für Punkt ab.

Öffnen Sie für die Pflege der Daten zunächst das Modul Schüler (Datei → Schüler → Schülerdaten)

Bereinigung der Kommunikationsdaten

In ASV ist es möglich, den Eltern oder sonstigen Erziehungsberechtigten beliebig viele Telefonnummern, Email-Adressen etc. zuzuweisen und diese auch zu kommentieren. Da dies in WinSD nur eingeschränkt möglich war, ist die Zuordnung in ASV oft nicht eindeutig. Es kommen auch Doppeleinträge vor. Daher sollten die Kommunikationsdaten bei Gelegenheit, jedoch zeitnah nach der Oktobermeldung bereinigt werden.

Achtung: Vorhandene Kommunikationsdaten auf dem Reiter Anschriften → Schüler/in müssen gegebenenfalls manuell nachgepflegt werden, z. B. dann, wenn der Schüler seinen Wohnsitz bei getrennt lebenden EZB wechselt.

Hinweise zu den Anschriften finden Sie im passenden Kapitel der Einführung.

Überprüfung der Stammdaten

Schüler/Erziehungsberechtigte mit außerbayerischem Wohnort

In der ASV sind alle Orte Bayerns inklusive der Ortsteile bereits vorhanden.
Evtl. in der WinSD geführte Ortsteile werden jedoch bei der Altdatenübernahme nicht übernommen!
Wohnt jedoch ein Schüler oder Erziehungsberechtigter außerhalb Bayerns, muss der Wohnort zunächst erfasst werden:

  • Öffnen Sie das Modul Datei → Schulische Daten → Orte
  • Klicken Sie auf das Icon Neuen Datensatz hinzufügen
  • Füllen Sie die Felder Staat, Postleitzahl, Ortsname, ggf. Ortsteil aus und wählen Sie die GKZ des jeweiligen außerbayerischen Bundeslandes bzw. „000000000“ für „Ausland“



  • Speichern Sie den Datensatz und wechseln Sie zurück zum Modul Schüler
  • Nun ist der angelegte Ort nach Eingabe der Postleitzahl beim Schüler bzw. Erziehungsberechtigten auswählbar:



Ortsteil nachpflegen bzw. neuen Ortsteil anlegen

Man will z.B. den Ortsteil „Lohmühle“ aufnehmen:

.

Mit Klick auf öffnet sich das Infofenster zur Auswahl der möglichen Ortsteile.

.

Ist der gewünschte Ortsteil aufgeführt, wählt man ihn aus und ist fertig.

Ist der gewünschte Ortsteil nicht aufgeführt, muss man diesen anlegen:

  • Öffnen Sie das Modul Datei → Schulische Daten → Orte
  • Durch Klick auf „Bearbeiten“ können Sie z.B. über die Postleitzahl den Ort suchen

  • Klicken Sie auf das Icon Neuen Datensatz hinzufügen
  • Geben Sie die Gemeindekennzahl ein und übernehmen Sie aus den vorgeschlagenen Orten den zutreffenden
  • Füllen Sie die übrigen Felder aus und nehmen Sie den neuen Ortsteil auf

  • Nach dem Speichern erscheint der Datensatz nun in der Liste

  • Wechseln Sie zum Schüler. Der Ortsteil ist nun eingebbar (evtl. vorher nochmals aktualisieren)

Straße ohne Hausnummer

In kleineren Ortschaften gibt es Straßen ohne Hausnummer. Tragen Sie in diesem Fall ein „-“ (ohne die Anführungszeichen) im Feld Hausnummer ein.

Erziehungsberechtigte ist Verwandter o.ä.

Das Merkmal „VW“ (Verwandter) wird bei der Altdatenübernahme nicht übernommen. Bitte tragen Sie die fehlenden Daten manuell nach.

Schüler wohnt in einem Wohnheim

In diesem Fall muss zunächst das Wohnheim erfasst werden. Gehen Sie hierzu wie folgt vor:

  1. Wählen Sie Datei → Schulische Daten → Kontakte
  2. Klicken Sie auf das Icon „Neuen Datensatz hinzufügen“
  3. Füllen Sie die Felder Art des Kontaktes, Name des Kontaktes und die Adressfelder aus
  4. Speichern Sie die Daten
  5. Wechseln Sie zurück zum Modul Schüler (Aktualisieren!) und wählen Sie den Reiter Schüler
  6. Setzen Sie den Auswahlbutton auf „in einem Wohnheim“
  7. Das soeben erfasste Wohnheim ist durch Klick auf das „i“ auswählbar

Ergänzen Sie die zum Schluss restlichen Angaben auf den Reitern Erziehungsberechtigte(r) und ggf. weitere/r Erziehungsberechtigte/r.

Gemeindekennzahl fehlt / falsche PLZ

Eine fehlende Gemeindekennzahl ist die Folge einer nicht mehr existierenden Postleitzahl! Z.B. kann die ehemalige PLZ von Amerang (83552) nicht mehr einer Gemeindekennzahl zugeordnet werden, da diese nicht in der ASV Datenbank existiert.

Lösung: die falsche PLZ (in diesem Beispiel: 83552) löschen und durch die aktuelle (> 83123) ersetzen

Eintragen des Attest-Endedatums bei Lese und/oder Rechtschreibstörung

Die ASV verlangt ein Attest-Endedatum auch bei Schülern mit Lese- und/oder Rechtschreibstörung.

Am 01.08.2016 tritt in Bayern die neue Schulordnung BayScho in Kraft, die für alle Schularten gilt. Die allgemeine Schulordnung führt zu einer Anpassung der schulartspezifischen Schulordnungen, die ebenfalls in Kürze veröffentlicht werden. Gemäß BayScho werden nur noch Lesestörung und Rechtschreibstörung unterschieden. Eine weitere Differenzierung ist nicht vorgesehen. Aus diesem Grund werden auch die Wertelisten in ASV entsprechend reduziert.

An schnellsten ist dies mit Hilfe einer Sammeländerung in Verbindung mit einem Filter zu erreichen:

Definition eines Auswahlfilters für LRSt


Durchführen einer Sammelländerung oder manuelles Eintragen des Attest-Endedatums beim Schüler