Amtliche Schulverwaltung
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Achtung: Die folgende Dokumentation betrifft Sie nur, wenn zwei Schulen (z.B: GS und MS, die früher eine VS waren) für die Altdatenübernahme vorbereiten, bei denen zwei getrennte Lehrerdateien aber nur eine Schülerdatei existieren.

Da je Schule die ADÜ nur einmal durchgeführt werden kann und die SD alle Schüler in einem Vorgang exportiert und nur einen Ordner „Schüler 16/17“ anlegt, bei zwei LD-Installationen aber zwei gleichnamige Ordner „Lehrer 16/17“ angelegt werden, können die Altdaten nicht korrekt nach ASV übernommen werden.

Überblick über die Lösung:
Generell sollte die Schülerdatei, in der Schüler der GS und MS sind, in zwei einzelne Schulen getrennt werden. Alternatives Vorgehen für die ADÜ ohne Eingriff in WinSV. Die Schüler der einen Schule müssen per Sammeländerung „austreten“, damit die andere Schulart ohne diese Schüler vorhanden ist. Nachdem das für beide Schulen erledigt ist, kann die ADÜ durchgeführt werden. Wichtig ist von Anfang an die Daten zu sichern und mit zwei unterschiedlichen Kopien der sd zu arbeiten.

Schritt 1: Datensicherung und Anlegen von zwei „sd.df1“

  • Erstellen (auf einem externen Laufwerk)einer Datensicherung der Schülerdatei vor Beginn der Arbeiten.
  • Zweifaches Kopieren der sd.df1 und Umbenennen: GS1234_sd.df1 und MS5678sd.df1 (die Zahlen stehen für die Schulnummern von GS und MS)
  • Die jeweiligen df1-Dateien können jederzeit beim Programmstart über die Schaltfläche „Datendatei wechseln“ oder über das Pflegemenü gewechselt werden.


Schritt 2: Mittelschüler abgehen lassen in der Datei GS1234.df1

  • Alle Mittelschüler bekommen in der Datei per Sammeländerung das Austrittsdatum 20.09.2016 (also vor dem 1. Oktober) und im Feld „wohin“ den Wert „VS“ eingetragen. (beide Felder auf Seite 3)
  • Alle Mittelschüler werden jetzt in die „AUS“-Klasse der GS versetzt.
  • Die Aus-Klasse der GS wird über das Menü Datei-Klassen aufgerufen und der Wert Schulart wird von „VS_G“ in die Schulart „VS“ geändert (dazu in das entsprechender Feld klicken und per „F1“ die beiden Werte zur Auswahl anzeigen lassen).
  • Jetzt können alle Mittelschul-Klassen (der Schulart „VS“) einschließlich der Aus-Klasse gelöscht werden, sodass nur die Klassen der GS in der (entsprechend benannten df1-Datei verbleiben).


Schritt 3: Grundschüler abgehen lassen in der Datei MS5678.df1

  • Führen Sie die unter Schritt 2 beschriebenen Arbeiten analog in der Mittelschule durch.


Schritt 4: Schule löschen

In der GS-df.1 unter Datei-Schule die Mittelschule löschen. Analog in der MS-df.1 vorgehen.

Nach Abarbeiten der Schritte können Sie für beide Schulen getrennt die ADÜ-Vorarbeiten beginnen. Dazu empfehlen wir je einen neuen Ordner für die GS und die MS anzulegen, in den der Ordner „ASV_Altdaten“ (der beim Datenexport erstellt wird) aus der LD inklusive des Ordners „Lehrer_16_17“ zu kopieren. Nach dem erfolgten Datenexport für die jeweilige Schule muss dann der zur GS bzw. MS gehörende Ordner „SCHUELER_16_17“ ebenfalls in diesen Ordner kopiert werden.
Wenden Sie sich bei Rückfragen an Ihren Multiplikator. Zeitbedarf liegt je Schule bei ca. 15 Minuten.