Amtliche Schulverwaltung
Sie befinden sich hier: start » gms » altdatenuebernahme » vorbereitung-sd_gms

Vorbereitung der WinSD-Daten

Um die Pflegearbeiten in ASV nach der Altdatenübernahme möglichst gering zu halten, ist es empfehlenswert, folgende Eintragungshinweise bereits bei der Neuaufnahme der Schüler zu beachten.

1. Abgleich der Klassenbezeichner in WinLD / WinSD

Die Klassenbzeichnungen müssen in WinLD und WinSD exakt gleich lauten, da ansonsten bei der Übertragung die Daten nicht korrekt übernommen werden.

Beispiele für fehlerhafte Erfassung der Klassenbezeichner:

WinSD WinLD Erläuterung
1a 1 a Leerzeichen in WinLD, aber nicht in WinSD
5a 05a unterschiedliche Schreibweise
8a 8A Unterschied in der Groß-/Kleinschreibung

2. Persönliche Daten Schüler - Anschriften

Eine Fremdbelegung sämtlicher Felder im Bereich Anschriften (Schülerbogen Seite 1) und Erziehungsberechtigte (Schülerbogen Seite 2) sollte möglichst vermieden werden, da dies beim Export unvollständige Daten erzeugt und somit zu Fehlern führen kann.

Die Adressdaten können z.B. in eine Excel-Tabelle exportiert und dort zwischen gelagert werden. export_winsd

Dies sollte sinnvollerweise jedoch erst unmittelbar vor dem Altdatenexport erfolgen.

Straße und Hausnummer

Zwischen Straße und Hausnummer ist zwingend ein Leerzeichen zu setzen. Kein Leerzeichen hingegen zwischen den Hausnummerbestandteilen (z.B. 108b).

Ortsteile

Falls Sie die Ortsteile bis jetzt z.B. in der Form Ort/Ortsteil geführt haben, wird dies auch so in die ASV übertragen. Die Vergabe der Gemeindekennzahl in ASV erfolgt automatisch anhand der Postleitzahl. Da in der ASV alle Orte Bayerns samt Ortsteilen hinterlegt sind, führt der Eintrag in der Form Ort/Ortsteil jedoch dazu, dass ASV diesen Ort nicht erkennt. Dies ist für die Altdatenübernahme unschädlich, sollte aber in ASV nachgepflegt werden, da sonst saubere Listen und Filterungen nach Ortsteilen nicht möglich sind.

Empfehlung: Lassen Sie die Ortsteile in WinSD so, wie Sie es bisher gehandhabt haben. Eine Nachpflege der Ortsteil muss in ASV in jedem Fall erfolgen.

Anschriften (getrennte Erfassung)

Geltungsbereich der Anschrift

Die doppelte Verwendung von Schlüsseln bei „Anschrift gilt für“ sollte, wenn möglich vermieden werden.

Hintergrund In der ASV wird dem Schüler genau ein Wohnort zugewiesen. Hierbei sollte der Ort gewählt werden, an dem sich der Schüler während des Schuljahres meist aufhält; also z.B. bei getrennt lebenden Erziehungsberechtigten entweder beim Vater oder bei der Mutter. Im Ausnahmefall kann es vorkommen, dass ein Schüler tatsächlich z.B. im 14-tägigen Wechsel bei Vater und Mutter wohnt. Bitte nur in diesem Fall S/VA und S/MU eintragen. Bei der Altdatenübernahme wird in diesem Fall der Schüler dann dem ersten Erziehungsberechtigten zugeordnet.

Zweitanschriften für den gleichen Erziehungsberechtigten sollten ebenfalls die Ausnahme darstellen. Bitte diese Fälle hinsichtlich der Altdatenübernahme im Auge behalten und nach der Altdatenübernahme überprüfen.

Eltern getrennt erfassen

Hintergrund

Aus den Feldern der Erziehungsberechtigten auf Seite 2 der WinSD generiert die ASV bei der Altdatenübernahme zwei getrennte Datensätze für den ersten und einen weiteren Erziehungsberechtigten. Sind die Eltern getrennt erfasst, führt dies zu einem erheblichen Nachpflegeaufwand in der ASV, da das Programm z.B. aus der kombinierten Eintragung beider Vornamen der Erziehungsberechtigten keine korrekte Zuordnung zu den beiden Datensätzen für die Erziehungsberechtigten ableiten kann! Es empfiehlt sich, zuerst die Mutter einzutragen, da sonst nach der Datenübernahme in der Briefanrede der Vater als erstes genannt wird.