Amtliche Schulverwaltung

Anlegen einer schulübergreifenden Sekretariatskraft als ASV-Benutzer

Es soll eine Sekretariatskraft angelegt werden, die auf die Daten von zwei oder mehreren Schulen im Datenbestand Zugriff und Bearbeitungsrechte haben soll.

Wählen Sie diese Variante nur, wenn Sie eine Sekretariatskraft anlegen möchten, die für mehrere Schulen zuständig ist.
Im Normalfall gehen Sie vor wie weiter oben in diesem Artikel beschrieben.

Voraussetzung

  1. Alle betroffenen Schulen müssen sich im Datenbestand des DSS befinden.
  2. Sie benötigen zwei ASV-Administratoren, die jeweils für ihre Schule zuständig sind. Dies wird in der Regel bereits so eingerichtet sein.

Vorgehen

Die schulübergreifende Sekretariatskraft ist zunächst vom „sys“ als zentraler Benutzer einzurichten. Dieser Benutzer hat zunächst noch keine Rechte an irgendeiner Schule, er kann jedoch von den schuleigenen ASV-Administratoren zum Benutzer mit geeigneten Rollenberechtigungen gemacht werden.

Sekretariatskraft als Zentralen Benutzer anlegen

Falls Ihr DSS nicht an Ihrer Schule steht,
muss diese Arbeit möglicherweise der Administrator der Stadt erledigen.

  1. Melden Sie sich als „sys“ an
  2. Menü Datei → Verwaltung → Benutzerverwaltung → Schulunabhängige Benutzer
    Geben Sie hier die Zugangsdaten für die schulübergreifende Sekretariatskraft ein.
    Die Rollenberechtigungen können Sie nicht verändern! Dies ist den Administratoren der jeweiligen Schule vorbehalten.
  3. Übermitteln Sie diese Daten (Anmeldename und Passwort) der schulübergreifenden Sekretariatskraft (oder den ASV-Administratoren der beteiligten Schule, damit diese die Daten weiter geben).

Sekretariatskraft zum Benutzer an der Schule machen

  1. Melden Sie sich als ASV-Administrator Ihrer Schule an.
  2. Menü Datei → Benutzerverwaltung → Benutzer
  3. Klicken Sie auf das Icon (Mögliche Benutzer finden und anlegen)
  4. Wählen Sie den Datenbereich Zentraler Benutzer. Darauf hin sollte in der Liste gefundene Personen die vom sys angelegte schulübergreifende Sekretariatskraft erscheinen. Wählen Sie diese aus und klicken Sie auf Anlegen.
  5. Wechseln Sie auf den Reiter Rollen und vergeben Sie die für Ihre Schule benötigte Rolle.

Dieses Vorgehen ist auch vom ASV-Administrator der weiteren beteiligten Schule(n) durchzuführen!

Wenn dies geschehen ist, kann sich die Sekretariatskraft mit ihrer Benutzerkennung anmelden und es stehen ihr im Navigator beide Schulen zur Verfügung. Sie kann in jedem Modul auswählen, welche Daten sie sehen möchte: Schule 9316, 9317 oder beide:

Die Sekretariatskraft sollte baldmöglichst ihr Passwort ändern, da es initial von sys vergeben wurde und dieser sich mit diesem Passwort anmelden könnte!

Um die Adressdaten zu führen, melden Sie sich als Schulleiter an und legen Sie zusätzlich unter „Personal/Verwaltungspersonal“ die Sekretärin als Verwaltungspersonal für Ihre Schule an. Vgl. Sekretariatskraft anlegen. (Beenden Sie den Vorgang nach dem Speichern des Datensatzes.)