Amtliche Schulverwaltung
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Meldedatenimport

Falls bei einem Schüler keine Erziehungsberechtigten sondern nur ein Vormund erfasst ist, scheitert der Import der Meldedaten. Hier sollte der betroffene Schüler aus der Datei des Einwohnermeldeamtes gelöscht und händisch erfasst werden. Falls sie hierbei Hilfe benötigen wenden sie sich an ihren lokalen Multiplikator.

Auffinden der Schnittstelle

Öffnen Sie zunächst den Menüpunkt Datei –> Verwaltung –> Schnittstelle.

Auswählen der Schnittstelle

(1) Wählen Sie die Schnittstelle Import von Meldedaten (Stand tt.mm.jjjj) im Navigator aus.
(2) Starten Sie anschließend den Importvorgang über die Schaltfläche Start.

Auswählen der Datendatei

Anschließend werden Sie aufgefordert, die Datendatei auszuwählen:

Wählen Sie den Speicherort der DBL-Datei aus, die Sie vom Einwohnermeldeamt erhalten haben.

Auswählen des Zielschuljahres

Nachdem die Datei ausgewählt wurden, werden Sie aufgefordert, das Zielschuljahr festzulegen, in welches die Daten eingelesen werden sollen.

Zielklasse: ORG-Klasse im aktuellen Schuljahr

Haben Sie noch kein neues Schuljahr angelegt, erstellen Sie eine neue ORG Klasse (im Modul Klassen) für das laufende Schuljahr. Es ist wichtig, dass die ORG-Klasse unter dem Reiter Stammdaten auch die Klassenart ORG erhält (normalerweise ist R für Regelklasse vorbelegt). Importieren Sie dann die neuen Erstklässler aus der Datei des Einwohnermeldeamtes in diese Klasse.
Über die Funktion Sammelversetzung können die Kinder nach dem Anlegen des neuen Schuljahres problemlos in die gewünschten Klassen (schuljahrübergreifend) versetzt werden. Selbstverständlich muss man im Rahmen der Datenpflege auf das passende Eintrittsdatum achten. Dieses muss bei zukünftigen Erstklässlern der 1.8. des neuen Schuljahres sein. Bei einem Import im vorherigen Kalenderjahr muss dieses Eintrittsdatum durch eine Sammeländerung angepasst werden!

Zielklasse 1.Klasse im kommenden Schuljahr

Haben Sie bereits ein neues Schuljahr angelegt, so importieren Sie die Schüler in die 1. Klasse des neuen Schuljahres. Überprüfen Sie anschließend auch in dieser Klasse, ob alle neuen Erstklässler den 1.8 des neuen Schuljahres als Eintrittsdatum vermerkt haben. Bei einem Import im vorherigen Kalenderjahr muss dieses Eintrittsdatum durch eine Sammeländerung angepasst werden! Sollte in der späteren Planung eine Aufteilung der Schüler in eine andere erste Klasse nötig sein, erledigen Sie diese wieder über eine Sammelversetzung.

Nach dem Import sind die neuen Schüler nur im lokalen System vorhanden. Sie sollten die Schüler dann über >Datei - Verwaltung - ASD-Schnittstelle - Übermittlung an ASD - Schüler bei ASD anmelden< am ZSS anmelden. Das ermöglicht es anderen Schulen, neue Schüler bei Verschiebungen aus dem ZSS abzuholen. Ist der Button ausgegraut, dann sind bereits alle Schüler, die sich im lokalen System (DSS) befinden, angemeldet.

Videotutorials

Hinweis: Versuchen Sie bei Problemen mit der Anzeige der Videos zunächst, ob diese in einem anderen Browser angezeigt werden können.

1. Import der Meldedaten für das kommende Schuljahr im aktuellen

2. Sammeländerung nach falschem Eintrittsdatum wegen Import im aktuellen Schuljahr (Nur nötig, wenn im vorherigen Kalenderjahr importiert wird!)

3. Sammelversetzung aus dem aktuellen Schuljahr ins kommende, wenn dieses angelegt wurde

Hinweis zur Erstellung der Datei durch das Einwohnermeldeamt

Das Einwohnermeldeamt erstellt für den genannten Zeitraum eine sogenannte Schülerliste und speichert diese. Der Dateiname lautet automatisch: e01.Dat.dbl.

Danach veranlasst der Sachbearbeiter eine

  • „Report-Verwaltung“ und geht auf
  • Standardauswertungen

dabei wird die Datei nochmal angestoßen und der Dateiname lautet dann: schuldat.dbl .

Eine Anleitung für OK.EWO von der AKDB, wie Ihre Gemeinde die schuldat.dbl erstellt, finden Sie hier.

Kommunen, die mit der Software des Anbieters adKOMM arbeiten, wenden sich bei Problemen bitte an die Support-Hotline 08405 9286-112

Sollten Schulen Probleme bei der Darstellung der Umlaute haben, dann folgen Sie bitte diesem Link.


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