Amtliche Schulverwaltung
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Übermittlung der Lehrer-, Schüler- und Unterrichtsdaten (Unterrichtssituation)

Während im Altverfahren (WinSV/ ISK) häufig der Begriff Oktoberstatistik verwendet wird, lautet die Bezeichnung für diesen Prozess im Neuverfahren „Übermittlung der Unterrichtssituation“.

Das nachfolgend beschriebene Szenario setzt voraus, dass

  • Ihr Datenbestand in den Altverfahren (WinSV) entsprechend der Vorgaben für ASV vorbereitet ist,
    (Schulen, die ISK einsetzen, beachten bitte die gesonderten Hinweise zu notwendigen Anpassungen im Programm ISK)
  • dieser außerdem mussfehlerfrei und damit übermittlungsfähig ist,
  • ASV in der gewünschten Betriebs- und Installationsvariante sowie in der aktuellsten Version installiert bzw. verfügbar ist,
  • ihre Schule(n) in ASV erfolgreich angelegt wurde(n),
  • und Sie in ASV über wenigstens einen geeigneten Benutzer mit Administratorenrechten verfügen (z.B. admin1234GMS).

Vorgehen

Schritt 1:
Im aktuellen Schuljahr werden Sie zunächst wie gewohnt die Oktoberstatistik im Altverfahren gemäß KMS II.4-BS1070.0/52/2 übermitteln. Unmittelbar nach der Lieferung werden in der Reihenfolge des Eingangs die Lehrerstammdaten (z.B. PKZ, Namen) durch das Staatsministerium auf Plausibilität und Korrektheit überprüft. Alle Schulen und zeitgleich die Schulämter erhalten nach Abschluss der Prüfung eine Rückmeldung in Form einer Korrekturmeldung.

  • Für den Fall, dass alle übermittelten Daten richtig sind, erhalten Sie eine Fehlanzeige und können unmittelbar mit der Datenmigration fortfahren (siehe Schritt 2).
  • Sollten jedoch Fehler in der Erstmeldung enthalten sein, korrigieren Sie diese ggf. nach Rücksprache mit Ihrem Schulamt. Falls Sie der Meinung sind, die vorgeschlagenen Korrekturen entsprechen nicht der Realität, bitten wir um Meldung der richtigen Daten inklusive eines Nachweises (z.B. durch Kopie der Geburtsurkunde oder des Personalausweises) mittels OWA (nicht per Internet E-Mail !) an die Adresse KM.A1R5LD@schulen.bayern.de (IT-Referat im StMBW).

Erst wenn die Fehlerfreiheit Ihres Bestandes im Altverfahren sichergestellt ist, können Sie mit der eigentlichen Datenmigration nach ASV beginnen.

Schritt 2:
In einem zweiten Schritt exportieren Sie nun die Daten für ASV aus den Schulverwaltungsprogrammen WinSV gemäß Anleitung (Export aus WinLD/WinSD siehe Punkte 1 und 2).

Schritt 3:
Schließlich können Sie diese Daten nun im Wege der eigentlichen Altdatenübernahme nach ASV überführen.

Schritt 4:
Melden Sie sich nach der Altdatenübernahme als Benutzer mit Schulleitungsrechten (z.B. schul1234GMS) in ASV an. Um die Vollständigkeit der in ASV auswählbaren Schulen sicherzustellen, aktualisieren Sie nun bitte das Schulverzeichnis über Datei – Verwaltung – ASD-Schnittstelle. Im Reiter Update Wertelisten aktivieren Sie dazu die Schaltfläche Schulverzeichnis aktualisieren. Beachten Sie die Hinweise des Programms.

Schritt 5:
Damit Änderungen, die Ihre Schule direkt betreffen (z.B. Kommunikationsdaten und/oder Bildungs- und Betreuungsangebote), ebenfalls gleich in das System übernommen werden, fahren Sie bitte mit dem Prozess Daten abholen fort.

Schritt 6:
Beginnen Sie bitte im Anschluss unverzüglich mit der Pflege der Schüler-, Lehrer- und Unterrichtsdaten in ASV, um etwaige Fehler in ASV zu bereinigen.
Eine detaillierte Schritt-für-Schritt-Anleitung mit Videotutorials unterstützt Sie bei der Bewältigung aller anstehenden Arbeiten im Zusammenhang mit der Unterrichtsituation.

Die erneute Übermittlung der Unterrichtssituation im Neuverfahren ASV nehmen Sie unmittelbar nach der vollständigen Bereinigung vor, spätestens jedoch bis Freitag, den 02. Dezember 2016.

Bei fachlichen Fragen oder technischen Problemen bitten wir Sie:

  • Prüfen Sie, ob Sie Antworten in unserer umfassenden Online-Dokumentation finden;
    setzen Sie dabei geeignete Suchstrategien ein.
  • Außerdem empfehlen wir die Sichtung der Wissensdatenbank des ASV-Helpdesks (die sich im Aufbau befindet).
  • Wenden Sie sich bei Bedarf an Ihren Multiplikator. Den richtigen Ansprechpartner finden Sie rasch in unserer Übersicht.

Bitte vermeiden Sie Mehrfachanfragen oder die parallele Nutzung mehrerer Kanäle, da sich wegen der insgesamt wachsenden Anzahl von Beratungsfällen die Reaktionszeiten verlängern.